Què diu la norma ISO 9001 sobre l'avaluació de proveïdors?

La Norma ISO 9001 estableix requisits clars per a la gestió de proveïdors per tal de garantir la qualitat dels productes i serveis d'una organització. Específicament, a l'apartat 8.4, s'exigeix ​​a les empreses que controlin i supervisin els seus proveïdors externs per assegurar que compleixen els requisits establerts. Això implica fer una avaluació inicial, un seguiment continu i una reavaluació periòdica basada en l'exercici i el compliment dels criteris de qualitat.

La norma no dicta un mètode únic per a l'avaluació de proveïdors, sinó que deixa a les mans de cada organització la definició dels seus propis criteris i metodologies de control. El que és fonamental és demostrar que es compta amb un procés documentat per avaluar, seleccionar i monitoritzar l'exercici dels proveïdors de manera sistemàtica.

Per què fer seguiment i avaluació de proveïdors?

El seguiment, l'avaluació i l'homologació de proveïdors és una pràctica fonamental per garantir la qualitat a la cadena de subministrament i evitar riscos associats a la contractació de proveïdors que no compleixen amb els estàndards de l'organització. Alguns dels principals motius per implementar aquest procés són:

• Garantir la qualitat del producte o servei: Un proveïdor deficient pot comprometre la qualitat dels productes finals i la satisfacció del client.
• Compliment normatiu: En sectors altament regulats, com ara el sanitari o l'alimentari, l'avaluació de proveïdors és obligatòria per complir la legislació vigent.
• Reducció de riscos: Un control estricte evita problemes com ara retards en els lliuraments, incompliments contractuals o problemes de reputació.
• Optimització de costos: Una gestió eficient de proveïdors permet trobar la millor relació qualitat-preu.
• Millora contínua: L'avaluació de proveïdors segons ISO 9001 contribueix a establir relacions de llarg termini basades en la millora contínua.

Activitat preventiva

Un dels principis clau de la ISO 9001 és la prevenció de problemes abans que passin. L'avaluació de proveïdors detecta incompliments i ajuda l'empresa a anticipar-se a possibles errors a la cadena de subministrament. En implementar un procés preventiu de seguiment i avaluació, les empreses poden minimitzar riscos i prendre mesures correctives abans que una situació crítica afecti la seva operació.

Procés d'avaluació de proveïdors

El procés d'avaluació de proveïdors segons la ISO 9001 es pot dividir en diverses etapes:

1. Definició de criteris i requisits: Establir els paràmetres que els proveïdors han de complir.
2. Avaluació inicial: Analitzar els proveïdors abans de la contractació.
3. Avaluació periòdica: Realitzar revisions constants de l'exercici dels proveïdors.
4. Accions correctives: Implementar millores o canvis en cas d‟incompliments.
5. Registre i documentació: Mantenir un historial davaluacions i mesures correctives preses.

Definició de criteris i requisits

L'avaluació de proveïdors en el context de la norma ISO 9001 és un procés essencial per garantir que els productes i els serveis adquirits compleixen els requisits de qualitat establerts per l'organització. La norma no imposa un mètode específic, sinó que exigeix ​​que cada empresa defineixi els seus propis criteris de selecció i supervisió de proveïdors, assegurant que els seus resultats aconsegueixin mantenir la qualitat a la cadena de subministrament. Aquest procediment s'ha de documentar i actualitzar regularment per reflectir l'estat actual dels proveïdors i les necessitats de l'empresa.

Avaluació inicial

Abans d'incorporar un proveïdor a la cadena de subministrament, cal fer una avaluació inicial. Aquest procés pot incloure:

• Sol·licitud de documentació rellevant (certificacions, informes financers, polítiques de qualitat).
• Auditories in situ per verificar capacitats tècniques i processos productius.
• Referències i revisió del vostre historial de compliment.
• Proves de qualitat a lots inicials de productes o serveis.

Avaluació periòdica, cada quant de temps?

La periodicitat de l'avaluació de proveïdors segons la ISO 9001 depèn del sector i la importància del proveïdor a la cadena de subministrament. Com a regla general, s'estableixen els períodes següents:

• Proveïdors crítics: revisió trimestral o semestral.
• Proveïdors recurrents: Revisió anual.
• Proveïdors esporàdics: Avaluació només en cas d'incompliment.

‍

És recomanable establir indicadors de desenvolupament (KPIs) i fer auditories periòdiques per detectar problemes a temps.

Què cal fer per complir amb la Normativa ISO 9001?

Per garantir el compliment de la ISO 9001 a l'avaluació de proveïdors, les organitzacions han de:

• Implementar un sistema de gestió documentat.
• Definir criteris clars i objectius.
• Realitzar avaluacions periòdiques amb registres detallats.
• Gestionar accions correctives per millorar l'exercici dels proveïdors.
• Capacitar els equips de compres i qualitat a l'avaluació de proveïdors.

Què passa si lavaluació dun proveïdor surt negativa?

Si un proveïdor no compleix els estàndards requerits, l'empresa ha de prendre mesures correctives. Inicialment, es comunica l'incompliment i se li dóna un termini per corregir-ho. Si no millora, es revisen els termes del contracte i es poden explorar alternatives amb altres proveïdors. En casos greus, la relació comercial es pot donar per finalitzada. 

Aquest procés garanteix que l'empresa no es vegi afectada per errors a la cadena de subministrament i que els estàndards de qualitat es mantinguin.

Fer una avaluació de proveïdors eficient amb Dokify

La gestió de l'homologació de proveïdors sobre la base de la notma ISO 9001 pot ser un procés complex sense les eines adequades. Dokify és un programari especialitzat en homologació de proveïdors que facilita l'avaluació inicial, el seguiment i l'auditoria de manera automatitzada. Amb Dokify, les empreses poden digitalitzar l'avaluació de proveïdors ISO 9001, garantint-ne el compliment normatiu i optimitzant la recopilació de documentació. A més, permet accedir a informes en temps real, integrar-se amb altres sistemes de gestió de qualitat i reduir costos.