Versió actualitzada el 15/04/2025

Aquests són els termes d'ús de la plataforma anomenada “Dokify” operada per Almaglobal SLU (els “Termes d'ús de la Plataforma”, la “Plataforma” o “Dokify”, i “AlmaGlobal”, respectivament) i les condicions generals de contractació dels serveis (les “Condicions Generals”), referits conjuntament com els “Tèrmis”. Constitueixen un instrument jurídic vinculant entre la persona física o jurídica que contracti els serveis de programari com a servei (SaaS) vinculats a la Plataforma (d'ara endavant, el “Client” i els “Serveis”, respectivament).

El present document estableix les Condicions Generals dels serveis entre AlmaGlobal, amb domicili social al Carrer Proción 7, Edifici Amèrica II, Portal 4, Plantes H, I, J, Madrid, 28023, inscrita al Registre Mercantil de Madrid al tom 29387, foli 99, full M-528963 i amb NIF B les parts que consti a les condicions particulars de contractació (les “Condicions Particulars”).

AlmaGlobal forma part del grup d'empreses Nalanda Global i, alhora, està associada amb Once For All Ltd. Ambdues entitats estan vinculades d'acord amb la seva estructura societària i operativa.

Els Termes i Condicions establerts en aquest document, juntament amb les Condicions Particulars, les obligacions i responsabilitats establertes a la Política de Privadesa i qualssevol altres pactes assolits entre AlmaGlobal i el Client (el “Contracte”), regeixen la relació contractual entre AlmaGlobal i el Client.

Addicionalment, els Termes d'ús de la Plataforma s'aplicaran directament a qualsevol persona que navegui per les URLs posades a disposició per AlmaGlobal o als qui accedeixin a la Plataforma i hagin acceptat els Termes d'ús de la Plataforma en el marc de la relació contractual entre AlmaGlobal i el Client (l'Usuari).

En defecte d'altres termes o condicions específiques, aquests Termes i Condicions aplicaran també a les eines tecnològiques i aplicacions posades a disposició del Client i/o dels Usuaris per AlmaGlobal per a la prestació de serveis complementaris al servei principal ofert a través de la Plataforma.

Sense perjudici dels termes que s'especifiquen a continuació, la relació entre AlmaGlobal i el Client estarà presidida per l'observança de la normativa vigent en matèria de protecció de dades, la prestació de serveis de la societat de la informació, la subcontractació, la prevenció de riscos laborals i la prevenció de blanqueig de capitals, incloent-hi sense ànim d'exhaustivitat:

• Reglament (UE) 2016/679 (RGPD).
• Llei Orgànica 3/2018 (LOPDGDD).
• Llei 34/2002 (LSSICE).
• Llei 10/2010, de prevenció del blanqueig de capitals i del finançament del terrorisme.
• Llei 32/2006, reguladora de la subcontractació al Sector de la Construcció.
• Llei 31/1995, de prevenció de riscos laborals.
• Reial Decret 171/2004, sobre coordinació dactivitats empresarials.

Els termes que apareixen en majúscula tenen el significat recollit a la clàusula 21 “Definicions” .

1. Objecte i abast dels Termes i Condicions

1. S'estableixen les condicions aplicables a tots els Clients i/o Usuaris registrats a la plataforma Dokify, en relació amb els diferents plans de contractació disponibles ( vegeu plans ).
2. Aquestes condicions no són aplicables directament a Usuaris registrats sota modalitats subjectes a condicions específiques pactades; es poden aplicar subsidiàriament si no les contradiuen.
3. En oferir-se Dokify com a SaaS, inclou serveis associats indispensables per al correcte funcionament, expressament recollits en aquest document.
4. Queden exclosos serveis de parametrització, personalització i/o integració amb tercers, subjectes a condicions particulars.
5. AlmaGlobal autoritza l'ús i proporciona accés al Client (i als Usuaris) a la Plataforma mitjançant llicència no transferible, no subllicenciable i no exclusiva, per tal de gaudir dels Serveis.
6. La llicència està limitada temporalment a la durada del període de subscripció vigent, segons condicions particulars i/o ordre de compra.
7. L'Ordre de Compra podrà establir un Perímetre d'Ús, modificable únicament mitjançant una nova Ordre de Compra escrita.
8. La llicència queda condicionada al compliment de totes les obligacions del Client, especialment al pagament dels preus de l'Ordre de Compra.

2. Com registrar-se a la Plataforma?

2.1 Validació a la Plataforma i Procediment d'Alta

1. Validació per Contracta Principal: el registre de l'Usuari ha de ser validat per una organització prèviament validada. Procés: (i) la Contracta Principal envia invitació; (ii) l'Usuari accepta i rep enllaç per correu electrònic; (iii) completa el registre i accedeix a la Plataforma.
2. Registre de la Companyia: aportació de dades (denominació social, email del responsable) i motius de registre; acceptació expressa d'aquests Termes i Condicions i de la Política de Privadesa.
3. Accés i Selecció de Pla: elecció del pla a https://app.dokify.net/app/license , subjecte a condicions específiques ia possible negociació.
4. Subcontractació d'empreses: les subcontractes completaran el seu perfil (dades, nombre de treballadors, etc.). Rebran credencials, però no podran compartir documentació fins que es completi el registre.

2.2 Procediment de contractació

1. Selecció de modalitat: opció “Contractar el Paquet”, amb detall de preu i IVA. Procés completament electrònic des de làrea privada.
2. Acceptació de condicions: marcant la casella d'acceptació de Termes i Condicions i Política de Privadesa.
3. Pagament: a través de passarel·la protegida per SSL (https://), gestionada per entitat financera de confiança. Tarifes segons factors (empleats, modalitat preventiva, etc.).
4. Confirmació: email automàtic de confirmació després del pagament. Si no es rep, revisar spam/antispam i, si no, notificar a AlmaGlobal.

2.3 Activació de la Plataforma

En completar-se el registre i el pagament, AlmaGlobal activarà la Plataforma i assignarà rols i credencials (usuari i contrasenya) per a accés segur.

3. Descripció dels serveis Dokify

3.1 Activació i funcionalitat

Inclou activació de compte, alta d'usuaris i assignació de rols d'accés, sota les condicions i les limitacions d'aquests Termes i Condicions.

3.2 Allotjament de la Plataforma

1. Infraestructura: allotjada a Google Cloud Platform (UE), amb estàndards de seguretat, confidencialitat i integritat. Termes: cloud.google.com/terms .
2. Emmagatzematge per defecte: 256 MB per compte d'usuari; ampliable mitjançant el servei addicional dokifyBox ( veure opcions ).

3.3 Còpia de seguretat (Backup)

Còpies de seguretat diàries. Una còpia anual sense cost prèvia sol·licitud; còpies addicionals subjectes a tarifa determinada per AlmaGlobal.

3.4 Manteniment

Manteniment d'infraestructura i programari per assegurar-ne el funcionament correcte. Preferentment a la matinada i amb preavís mínim de 15 dies, excepte força major. No genera indemnització per indisponibilitats derivades del manteniment.

3.5 Actualització i noves versions

AlmaGlobal podrà desenvolupar i publicar noves versions amb millores/funcionalitats. Sense dret de l'Usuari a exigir-ne la implementació excepte obligació normativa. Es complementa amb la Clàusula 18.

3.6 Disponibilitat de la informació en finalitzar el contracte

En cas de terminació, AlmaGlobal posarà a disposició de l'usuari la informació/documentació en format interoperable (CSV o XML) en un màxim de 30 dies laborables. No garanteix compatibilitat amb sistemes de tercers.

3.7 Atenció a l'Usuari i suport tècnic

Suport de dilluns a divendres, 08:00–16:00 (castellà i anglès). Tel.: (+34) 918 388 049 · Email: soporte@dokify.net .

3.8 Serveis complementaris

Contractació independent. Si es recorre a tercers, es notificarà a l'usuari amb almenys 30 dies d'antelació.

4. Durada i terminació del Contracte

4.1 Durada

4.1.1 Període de subscripció

Llevat de pacte diferent a l'Ordre de Compra, aquests Termes i Condicions regeixen des de l'inici del Període de Subscripció i mentre n'hi hagi un en curs.

4.1.2 Pròrrogues

Renovació automàtica per períodes successius de la mateixa durada, llevat de notificació escrita de no-renovació amb 60 dies d'antelació al venciment.

4.2 Terminació

1. Causes:
   • No renovació del període de subscripció.
   • Incompliment d'obligacions després de requeriment no esmenat en 1 mes; si és insubsanable, acabament immediat. Es considera insubsanable, entre d'altres, vulnerar drets de PI/Industrial d'AlmaGlobal (Clàusula 6/7 segons escaigui).
   • Discontinuïtat dactivitat, liquidació o alteració substancial.
   • Embargaments, judicis executius o altres mesures que evidenciïn dificultats financeres.
   • Operacions societàries que col·loquin el Client sota control de competidor actual o potencial d'AlmaGlobal.
2. Per a les causes a), c), d) ie) caldrà comunicació escrita indicant la data d'efectes.
3. El Client podrà acabar unilateralment en qualsevol moment amb preavís de 60 dies; no eximeix de pagar tots els imports deguts fins a la fi del Període en curs ni dóna dret a devolució.
4. Després de la terminació, el Client i els Usuaris perdran automàticament l'accés a la Plataforma.

5. Preus i pagaments

1. Preus i condicions de facturació/pagament: segons Ordre de Compra.
2. En pròrroga automàtica, actualització per IPC (índex general nacional), sense resultar en preu inferior al de l'any anterior.
3. Preus sense impostos, aranzels ni altres càrregues excepte indicació expressa; cada part assumirà els seus gravàmens d'acord amb la llei.
4. Retards de pagament: interès moratori legal + 3 punts.
5. AlmaGlobal podrà suspendre o acabar Serveis per impagament.
6. Serveis Addicionals: facturació independent; revisió trimestral i facturació de quantitats addicionals; possibilitat de consolidació en factura única si escau.

6. Propietat intel·lectual i industrial

1. AlmaGlobal és titular de tots els drets de PI i Industrial sobre la Plataforma i elements relacionats (codi, interfície, bases de dades, manuals; marques, logotips, noms comercials i signes distintius).
2. Titularitat de saber fer i resultats de treballs derivats de la relació amb el Client (desenvolupaments d'implementació o integracions).
3. La subscripció atorga un dret dús limitat al Perímetre dÚs mitjançant llicència (no venda). Prohibit vendre, llogar, distribuir, cedir o transferir a tercers.
4. Llicència no exclusiva i gratuïta del Client a AlmaGlobal sobre marques/signes per prestar Serveis i per esmentar el Client com a referència (presentacions, web, xarxes, etc.). El Client pot oposar-se per notificació escrita a ladreça de lOrdre de Compra.

7. Obligacions del Client

1. Usar la Plataforma i credencials de forma confidencial i conforme a instruccions d'ús i seguretat, i fer-ho complir els seus Usuaris.
2. Notificar accessos no autoritzats.
3. Promoure el bon ús d'acord amb la llei, la bona fe i els Termes d'ús de la Plataforma.
4. Assegurar compatibilitat de la Plataforma amb els seus sistemes, xarxes i enllaços.
5. No excedir el nombre màxim dusuaris fixat en lOrdre de compra.
6. Garantir exactitud, integritat i legalitat de dades/materials aportades i obtenir consentiments/autoritzacions necessaris.
7. Proporcionar a AlmaGlobal la informació necessària per executar el Contracte.

8. Obligacions d'AlmaGlobal

1. Disposar de recursos humans i tecnològics necessaris.
2. Notificar al Client variacions reguladores/tecnològiques alienes a AlmaGlobal que puguin afectar el funcionament.
3. Comptar amb permisos, llicències i autoritzacions precises (incloses de programari).

9. Usos no permesos de la Plataforma

Ús exclusiu per a la finalitat pròpia: gestió documental empresarial.

1. No facilitar accés a tercers excepte casos previstos al Contracte.
2. No transmetre/instal·lar virus o altres elements nocius.
3. No intenteu accedir a seccions restringides, sistemes o xarxes.
4. No vulnerar mesures de seguretat o autenticació.
5. No modificar, replicar, fer enginyeria inversa o descompilar, llevat de supòsits legals.
6. No interferiu en el rendiment ni feu ús abusiu que provoqui saturació.
7. No extreure informació per desenvolupar producte/servei competidor.
8. No vulnerar la normativa aplicable.

10. Restricció de laccés a la Plataforma

AlmaGlobal podrà suspendre temporalment o permanentment l'accés, sense responsabilitat, quan:

• Hi ha manteniment programat o d'emergència (amb comunicació prèvia en el cas programat).
• Hi ha sospites raonables d'infracció del Contracte, de la llei o risc de seguretat.
• Ho requereixi una autoritat competent.
• El Client incompleixi els seus compromisos, en particular els de pagament (d'acord amb la Clàusula 5/6 segons correspongui).

Tot això sense perjudici daltres drets dAlmaGlobal, inclòs acabar el Contracte (veure Clàusula 4.2).

11. Auditoria

1. AlmaGlobal podrà auditar en qualsevol moment (a costa seva, amb preavís raonable i sense interferència substancial) per verificar: (i) que només Usuaris autoritzats accedeixen als Serveis, i (ii) que l'ús s'ajusta al Contracte.
2. Si es detecta accés per no autoritzats o infracció, AlmaGlobal podrà desactivar contrasenyes/mecanismes d'accés fins a rebre el suplement de preu i els costos d'auditoria corresponents.

12. Confidencialitat

1. Durant la vigència es poden compartir Informació Confidencial .
2. Llevat d'autorització expressa, la part receptora s'obliga a: (i) guardar secret; (ii) no reproduir; (iii) custodiar diligentment (almenys amb el mateix nivell aplicat a la seva pròpia informació); (iv) compartir-la només amb empleats/col·laboradors que l'hagin de conèixer; (v) utilitzar-la només per complir el Contracte; i (vi) tornar-la o destruir-la quan es requereixi (llevat d'obligació legal de conservació).
3. Les parts imposaran aquestes obligacions als usuaris, empleats i col·laboradors.
4. Les condicions econòmiques de lOrdre de Compra són Informació Confidencial.
5. No aplica confidencialitat quan s'hagi de revelar per llei o ordre judicial/administrativa, notificant a l'altra part quan sigui legalment possible.
6. AlmaGlobal podrà comunicar informació confidencial a subcontractistes, asseguradores, assessors i filials quan sigui necessari per a l'objecte del contracte.
7. Les obligacions de confidencialitat s'apliquen durant la vigència i després de la terminació del contracte.

13. Protecció de dades personals

13.1 Deure informació mutu

El tractament de dades personals per AlmaGlobal derivat de la prestació de serveis es regeix per aquesta clàusula, per la política de privadesa i, si escau, pel contracte d'encàrrec de tractament annex.

13.1.1 Finalitat

Tractaments necessaris per a celebració, execució, desenvolupament, manteniment i control del Contracte; compliment d'obligacions legals (gestió administrativa, fiscal i comptable); i fins administratius intragrup.

13.1.2 Legitimació

Execució del contracte, compliment d'obligacions legals i interès legítim.

13.1.3 Termini de conservació

Durant la prestació i, després, 6 anys des de la terminació (o termini superior si s'aplica). Transcorregut, destrucció segura si no hi ha incidències.

13.1.4 Destinataris

Empreses del grup (interès legítim, fins administratius); autoritats competents (obligació legal); i encarregats de tractament (gestories, assessors, TI, serveis de la societat de la informació) sota contracte d'encàrrec.

13.1.5 Transferències internacionals

Possibles transferències fora de l'EEE, protegides mitjançant: (i) clàusules contractuals tipus aprovades per la Comissió Europea; o (ii) decisions dadequació.

13.1.6 Drets

Accés, rectificació, supressió, oposició, limitació, portabilitat; via domicili social o email indicat a 13.1.7. Reclamació davant de l'AEPD ( www.aepd.es ).

13.1.7 Responsable i contacte

El responsable és cada societat signant del Contracte. DPD d'AlmaGlobal: dpo.nalanda@onceforall.com .

14. Manifestacions i responsabilitats del Client

1. La Plataforma no està dissenyada ni adaptada a requisits individuals del Client; aquest ha de verificar idoneïtat abans de contractar.
2. El Client és responsable de la informació incorporada per ell o els seus Usuaris i garanteix que no infringeix normativa ni drets de tercers i que no conté elements nocius.
3. Indemnitat: el Client mantindrà indemne AlmaGlobal per danys/reclamacions/costos derivats (i) de l'ús de la Plataforma pel Client/Usuaris (inclòs ús inadequat: pèrdua de claus, piratejos), o (ii) de l'incompliment d'obligacions legals/contractuals per Client/Usuaris.
4. Límit de responsabilitat del Client: no respondrà per danys indirectes, lucre cessant, pèrdua de dades/informació, pèrdua de beneficis ni danys especials ocasionats a tercers.

15. Manifestacions i responsabilitats d'AlmaGlobal

1. AlmaGlobal garanteix ser titular dels drets de PI/Industrial necessaris per concedir les llicències.
2. La Plataforma s'ofereix “tal qual” i “segons disponibilitat”, sense garanties expresses o implícites. AlmaGlobal no serà responsable, entre d'altres, per:
   • Manca d'idoneïtat de la Plataforma.
   • Manca d'accessibilitat, disponibilitat, utilitat o rendiment.
   • Errors o manca d'exactitud/qualitat de les dades.
   • Intromissions de tercers o virus al compte del Client o els seus sistemes.
   • Incompatibilitats amb dispositius o xarxes del Client.
3. Si la Plataforma o el seu ús infringeix o pogués infringir drets o normativa, AlmaGlobal podrà: (i) modificar-la a càrrec seu; (ii) adquirir llicències necessàries; o (iii) acabar el Contracte. Si hi ha perjudici, devolució proporcional. El Client eliminarà còpies si se li requereix.
4. Exclusions: AlmaGlobal no serà responsable per danys indirectes, sancions, lucre cessant, pèrdua de dades/informació, pèrdua de beneficis ni danys especials.
5. Límit agregat: fins a limport efectivament abonat pel Client per la Plataforma en els 6 mesos anteriors al fet causant.
6. La limitació no s'aplica en cas de dol. Quan la llei no permeti exempció/limitació, s'aplicarà en la màxima mesura permesa.

16. Cessió i subcontractació

1. No es poden cedir drets/obligacions sense autorització prèvia i escrita de laltra part. No cal autorització (sí informació) si la cessió és a entitat del mateix grup oa tercer que adquireixi la totalitat o part substancial d'accions/actius/negoci.
2. AlmaGlobal podrà subcontractar la prestació de tots o part dels serveis.

17. Notificacions

1. Les comunicacions relatives al Contracte es faran per escrit (correu postal, burofax o correu electrònic) a les adreces de l'Ordre de Compra. Es consideraran rebudes les cartes amb justificant, i els telegrames/burofax/emails amb acreditació de recepció.
2. Les parts comunicaran immediatament qualsevol canvi a les vostres adreces de contacte.

18. Modificacions sobre la Plataforma

1. AlmaGlobal podrà, en qualsevol moment i sense avís previ, realitzar millores, substitucions o modificacions en funcionalitats o continguts (per increment de capacitats, compliment regulatori o compatibilitat amb nous estàndards).
2. No hi haurà incompliment quan les modificacions alienes a AlmaGlobal afectin el funcionament, fins i tot inhabilitant totalment o parcialment el seu ús.
3. Per a canvis no motivats per normativa, AlmaGlobal notificarà i atorgarà un mes perquè el Client manifesti la intenció de rescindir; si no ho fa, s'entendrà acceptació tàcita.

19. Miscel·lània

1. Independència: les parts actuen pel seu compte com a empresaris independents; no es crea relació laboral ni joint venture, franquícia, agència, etc.
2. Integritat: aquest Contracte constitueix l'acord íntegre, substituint acords/negociacions prèvies, llevat del contracte separat.
3. Conservació: la nul·litat d'una estipulació no afecta la validesa de la resta.
4. Renúncia: la manca dexercici de drets no implica renúncia excepte declaració escrita.
5. Idioma prevalent: espanyol. En cas de conflicte amb altres versions facilitades per cortesia, preval l'espanyola.
6. Actualitzacions: AlmaGlobal pot actualitzar periòdicament aquest Contracte; notificarà les actualitzacions. És responsabilitat del Client revisar-les. Lús continuat després de la notificació implica acceptació. Si no accepteu, no podreu seguir usant la Plataforma.

20. Jurisdicció i llei aplicable

1. Legislació aplicable: dret comú espanyol.
2. Furs: tribunals de la Vila de Madrid (Espanya), amb renúncia expressa a qualsevol altre fur.

21. Definicions

1. Totes les definicions recollides en aquest document són vàlides i aplicables al Contracte.
2. El singular inclou el plural i viceversa quan el context ho requereixi.
3. Termes en majúscula:
   • Contracte: aquestes Condicions Generals, les Condicions Addicionals, l'Oferta i l'Ordre de Compra sota les quals AlmaGlobal presta serveis SaaS.
   • AlmaGlobal: Almaglobal SLU, Carrer Proción 7, Edifici Amèrica II, Portal 4, Plantes H, I, J, Madrid, 28023, RM Madrid tom 29387, foli 99, full M-528963, NIF B86311693.
   • Plataforma: infraestructura tecnològica desenvolupada per AlmaGlobal per a la prestació de serveis SaaS.
   • Client: empresa o entitat que contracta una subscripció a la Plataforma i figura a l'Ordre de Compra.
   • Ordre de compra: document que formalitza la contractació (dades del client, preu de subscripció, etc.).
   • Perímetre d'ús: abast de la llicència (p. ex., societats del grup cobertes). Si està limitat, s'indica expressament a l'Ordre de Compra.
   • Període de subscripció: durada de la llicència dús contractada.
   • Serveis: serveis de gestió documental prestats en modalitat SaaS.
   • Informació Confidencial: informació de qualsevol naturalesa revelada entre les parts en relació amb el Contracte, sigui quin sigui el format.
   • Usuaris: persones físiques (empleats, representants, directius, accionistes, consultors o agents) que accedeixen a la Plataforma en nom del Client.
   • Filial: entitat que, directament o indirectament, controla, és controlada per o està sota control comú amb una de les parts (control: poder de dirigir gestió i polítiques per participació, contracte o altre mitjà).