Avantatges de digitalitzar la gestió documental de la teva empresa

Avui dia, les empreses han de treballar amb gran quantitat de documentació, cosa que els obliga a implantar sistemes i procediments amb què gestionar adequadament els documents. En molts casos, la gestió documental encara es basa en un model clàssic basat en el paper.

Aquest requereix una logística important basada en l'organització d'un magatzem que actua com a arxiu de documents i una sèrie de processos, especialment en procediments de validació, en què els documents físics viatgen per la nostra organització. Es tracta, per tant, d'una gestió costosa tant en temps com econòmicament, poc eficaç i no exempta de riscos: pèrdua de documents o deteriorament entre d'altres.

Abordar un procés de digitalització de documents es converteix, per tant, en un dels passos més importants en el procés de Digitalització de la PIME. Aquesta decisió comporta importants avantatges i beneficis per a les empreses que l'implantin de manera efectiva:

• Optimització de lespai físic per la destrucció dels documents digitalitzats.
• Reducció del risc de pèrdua de documents ja que aquests no viatgen de forma física.
• Millor conservació dels documents ja que una vegada digitalitzats poden emmagatzemar-se de múltiples maneres i efectuar còpies de seguretat sobre aquests.
• Facilita, per tant, la custòdia dels documents dins dels terminis legals establerts.
• Major eficiència en la consulta de documents ja que escurça els temps d'espera i s'agilitzen els processos.
• Comporta una millora de la productivitat i es redueixen activitats de baix valor afegit.
• Permet la indexació dels documents mitjançant metadades, cosa que facilitarà els processos de cerca.
• Es millora l'accessibilitat ja que possibilita l'accés des de múltiples dispositius i llocs, així com la consulta d'un mateix document de manera simultània i en qualsevol moment.
• Permet augmentar la seguretat mitjançant la implantació de polítiques dautoritzacions i daccés a la informació així com analitzar els logs dactivitat.
• Facilita la implantació i l'automatització de processos d'autorització i validació dels documents.
• Facilita també la distribució i difusió de continguts
• Reducció de costos per eliminació del paper.
• Facilita el compliment dels nous valors socials com l'ecologia i el respecte al medi ambient

Així, podem concloure indicant que la digitalització de documents es presenta com un pas imprescindible a l'estratègia de qualsevol negoci i que aquesta és absolutament necessària per a aquelles empreses que treballen amb volums importants de documents.

Contacta'ns si tu també necessites digitalitzar la documentació de la teva empresa.

info@dokify.net