Què vol dir ser Eficients en Compres?

El Club Asturià de Qualitat és una Associació sense ànim de lucre, Fundada el 1995. El seu objectiu és sensibilitzar, formar i promoure el canvi per a la millora de la gestió (Qualitat, Medi Ambient, Responsabilitat Social, Prevenció de Riscos, Excel·lència, etc), promovent l'intercanvi de bones pràctiques i la cooperació.

El Club centra la seva proposta de valor a diversos eixos. Un és fomentar l'Intercanvi d'Experiències i Coneixements entre organitzacions, directius i professionals. Organitzen trobades per difondre bones pràctiques i coordinen grups de treball multisectorials.

Dokify està liderant un dels grups de treball que té per objectiu connectar, posar reptes en comú, intercanviar experiències i debatre sobre qüestions d'interès per als professionals de Compras.

El passat 24/6/21 va celebrar una de les trobades virtuals amb la temàtica: “Medició de l'eficiència i Optimització de la funció de compres”, en què va participar com a ponent el Director d'Avaluació i Desenvolupament de Proveïdors de Dokify, amb una ponència centrada en l'Eficiència com a concepte i el seu aterratge en la funció de Compres.

Quan es vol desenvolupar algun aspecte del saber, se sol començar per definir el concepte i el més habitual és recórrer a la Reial Acadèmia Espanyola de la Llengua.  

I la RAE defineix eficiència com la “Capacitat de disposar d'algú o alguna cosa per aconseguir un efecte determinat ”.

Per poder concretar qui és aquest algú a Compres o què és aquesta cosa, el primer que hem de fer és preguntar-nos Quin és l'efecte determinat que es pretén aconseguir a Compras?

Doncs lògicament ser eficients en l'exercici de la seva funció. I per ser eficients en l'exercici de la funció de compres, la primera cosa que hem de tenir clara és quina és la seva funció.

En què consisteix la funció de compres? Quina seria la descripció (clàssica) de la funció de compres?

La satisfacció adequada de les demandes, amb la qualitat i el temps requerit ia un preu competitiu.

El problema és que només es recorden de Compres quan calen els materials o els serveis. Actuem de forma reactiva, ia Compres per ser eficients i optimitzar la funció, cal fer-ho de forma proactiva, és a dir, no sortir a buscar proveïdors quan cal alguna cosa. Hem de treballar, aigües amunt de la necessitat, tenir estructurats els materials i serveis que habitualment comprem en categories, amb els proveïdors homologats per famílies de compra i estar als fòrums on es gesta la demanda i es decideix el que es comprarà.

I en la mesura del possible influir perquè el producte o la qualitat que es requerirà no siguin teixos a mida o un “còpia i enganxa2” d'un catàleg d'un proveïdor que es fa únic, però la pregunta clau és:

Ser eficient en compres és satisfer les demandes del nostre client intern?

Ens hem parat alguna vegada a pensar quina diferència hi pot haver entre allò que el client intern demana i allò que realment necessita l'empresa?

Cal focalitzar-se a les necessitats reals, no només a les demandes del nostre client intern. El client intern és, o hauria de ser el nostre aliat i sumar-hi capacitats, juntament amb les del proveïdor.

La veritable eficiència per part de Compras estarà a facilitar l'alineament dels 4 actors: les àrees tècniques, administratives i/o executives (el que jo anomeno Clients interns) + Mercat + Proveïdor + client final

Per ser eficients i optimitzar la funció de compres, hem de tenir procediments de compres àgils, amb processos de gestió diferenciats per quantia i estratègia segons mercat i per descomptat comptar amb eines que facilitin la digitalització dels processos d'aprovació interna de les sol·licituds de compra, petició automàtica de cotització als proveïdors homologats i recepció de les ofertes. I a les famílies de compres reiteratives, tenir negociats acord marc o contractes de cobertura.

Ser eficients no és només cobrir necessitats sinó aportar valor a cada gestió

No hem de limitar-nos necessàriament al compliment fidel del que sol·licita. Cal buscar més prestacions i millors, durabilitat, reducció de residus o valorització dels mateixos, estalvis energètics, minoració d'impacte ambiental: menor soroll, gasos d'efecte hivernacle etc. i hem de potenciar i posar en valor aquestes aportacions al proveïdor que les faciliti, (aprofitar R+d+i del proveïdor) i potenciar-ne la implicació, premiant la seva actitud en futures licitacions.

Per tot això, si volem ser eficients i optimitzar la funció hem de deixar de banda les accions associades a la concepció clàssica de la funció de compres a favor de

La satisfacció adequada de les necessitats, amb la qualitat ajustada a mercat, sense esperar que ens ho demanin, aportant valor a cada compra i obrint noves oportunitats de negoci.

Tornant al significat que descriu la Reial Acadèmia Espanyola de la Llengua del que és eficiència, que no és altra cosa que “la capacitat de disposar d'algú o alguna cosa per aconseguir un efecte determinat”. I una vegada vist quin és l'efecte a aconseguir a Compras, i deixat clar què és aquesta cosa, que evidentment no és una altra casa que la cobertura de la necessitat amb aportació de valor; pensem ara en “algú” que recull l'accepció d'eficiència.

Per poder disposar d'alguna cosa, necessito algú… qui és aquest?

Doncs sense cap dubte en la funció de Compres aquest algú, és el proveïdor. Una de les moltes coses que hem après de la pandèmia és que depenem molt més dels proveïdors del que pensem. I l' homologació de proveïdors continua sent l'assignatura pendent de molts dels departaments de compres.

La veritable eficiència en compres només s'assoleix amb un parc de proveïdors homologats que permeti potenciar la capacitat de disposar del proveïdor adequat en el moment precís.

Un bon parc de proveïdors, homologats mitjançant una rigorosa metodologia, fa bo qualsevol comprador. Però un comprador, mai no podrà ser eficient en la seva funció si no té un parc de proveïdors estructurat i ordenat amb bons i eficients proveïdors.