Què és l'homologació de proveïdors?

L' homologació de proveïdors la podríem definir com aquella metodologia que permet disposar del proveïdor adequat en el moment precís. Això és molt fàcil de dir-ho, però què entenem per proveïdor adequat i quin és el moment precís?

El proveïdor adequat és aquell que almenys compleix els paràmetres següents:

1.- Cobreix convenientment les necessitats (en temps i forma).

2.- A un preu competitiu.

3.- Amb la qualitat requerida (ajustada a l'especificació tècnica).

4.- Aporta valor.

Diem a un preu competitiu i no al millor preu del mercat, perquè per assegurar-nos el millor, el millor preu del mercat, hauríem de demanar infinites ofertes a proveïdors infinits. Sempre hi hauria algun proveïdor a algun lloc del món amb un millor preu.

Però les Compres són un mitjà, no una fi en si mateixa, hem de ser eficients i una bona metodologia d'homologació ens permet seleccionar el nombre adequat de proveïdors per assegurar unes bones ofertes en competència real.

I aquí ens podríem preguntar:

Quin és el nombre ideal de proveïdors en una organització?

Podríem pensar en ocasions que hauríem d'haver disposat d'un nombre més gran de proveïdors, perquè en alguna compra considerem que teníem poques alternatives. Però si augmentem, fins a arribar a duplicar, el nombre de proveïdors de l'empresa, no és garantia suficient, si seguim fent-ho a les mateixes categories de compres on hi ha prou mercat. Sembla obvi, però no sempre s'adverteix.

L'important no és tant la quantitat de proveïdors, sinó la qualitat dels mateixos i la seva distribució per les diferents categories de compra .

És per això que un bon procediment d'homologació obliga a la necessària estructuració i distribució de proveïdors per categories de compra.

Pel que fa a l'aportació de valor, calen proveïdors que no només no em creïn problemes, sinó que a més m'aportin valor.

Cada proveïdor que es limiti escrupolosament al fidel compliment de l'abast contractat és una oportunitat perduda.

Resposta la qüestió plantejada sobre el terme proveïdor adequat, parlem ara de l'oportunitat, és a dir, de la disposició del proveïdor en el moment precís:

Quan tenim una necessitat sobre la taula, no és el millor moment de sortir al mercat per cercar proveïdors i homologar-los. Hem de treballar aigües amunt de la necessitat.

L'homologació de proveïdors és una activitat preventiva i proactiva, mai no reactiva

i molt menys per donar d'alta al proveïdor, que ha fet la feina sense comanda i cal donar-lo d'alta per poder assignar una Comanda a la qual imputar una factura, perquè el proveïdor pugui cobrar.

Si associem els estadis evolutius de la funció de compres a la cadena evolutiva humana. On posaríem al company que ens demana homologar al proveïdor per donar d'alta una comanda de serveis fets perquè el proveïdor pugui cobrar?

Qualificar-lo com a Homo Sapiens seria ofendre el seu cognom, potser: Neardental o Homo Erectus potser? Millor com Homo Hábilis, per això que és molt hàbil intentant colar-nos un gol.

El procés d'homologació de proveïdors pas a pas

L' homologació de proveïdors és un procés essencial per a les empreses que busquen assegurar la qualitat, fiabilitat i compliment dels productes i serveis adquirits. Com hem analitzat anteriorment, aquest procés implica avaluar i seleccionar proveïdors segons criteris establerts per garantir que compleixin els estàndards de l'empresa i la legislació aplicable. A continuació, detallem el procés d'homologació de proveïdors a diferents seccions:

‍

1. Definició de criteris i requisits

Abans de començar el procés d'homologació, l'empresa ha de definir els criteris i els requisits específics que els proveïdors han de complir. Això pot incloure la qualitat del producte, condicions de lliurament, polítiques de preus, capacitat de producció, estàndards ambientals i de seguretat i compliment normatiu. Aquests criteris s'han d'alinear amb els objectius estratègics i els valors de l'empresa.

‍

2. Cerca i preselecció de proveïdors

Aquesta etapa implica la identificació i preselecció de proveïdors potencials que puguin complir els criteris establerts. La cerca es pot fer a través de bases de dades industrials, recomanacions, fires comercials o sol·licituds d'informació (RFI). S'elabora una llista preliminar de proveïdors que potencialment poden complir els requisits bàsics.

‍

3. Avaluació i auditoria

Els proveïdors preseleccionats són sotmesos a un procés davaluació detallat, que pot incloure qüestionaris dautoavaluació, anàlisi de documentació (certificats, polítiques de qualitat, informes financers) i auditories in situ. El propòsit daquesta fase és verificar de manera exhaustiva el compliment dels proveïdors amb els criteris definits. Les auditories permeten avaluar les instal·lacions del proveïdor, els processos de producció, les pràctiques laborals i les polítiques ambientals.

‍

4. Negociació i acord contractual

Quan un proveïdor ha estat avaluat positivament, es procedeix a la negociació de termes i condicions. Això inclou preus, terminis de lliurament, condicions de pagament, garanties i acords de nivell de servei (SLAs). És fonamental que aquests acords estiguin clarament documentats i que les dues parts estiguin dacord amb els termes establerts.

‍

5. Integració i desenvolupament

La integració del nou proveïdor a la cadena de subministrament de l'empresa és un pas crucial. Això pot requerir la coordinació amb diversos departaments dins de l'empresa, com ara logística, qualitat i producció. A més, pot ser beneficiós desenvolupar una relació a llarg termini amb el proveïdor per fomentar la millora continuada i la innovació.

‍

6. Monitorització i avaluació contínua

L'homologació d'un proveïdor no acaba amb la signatura d'un contracte, requereix un seguiment i una avaluació continuada per assegurar que es mantinguin els nivells de rendiment acordats. Això implica la revisió periòdica d'indicadors clau de rendiment (KPIs), la realització d'auditories de seguiment i l'avaluació de la satisfacció del client.

‍

El procés d'homologació de proveïdors és un cicle continu que implica la preselecció, avaluació, negociació i monitorització de proveïdors, per garantir que compleixin els estàndards de qualitat i rendiment de l'empresa. Aquest procés ajuda a minimitzar els riscos, assegurar la qualitat del producte i servei i fomentar relacions beneficioses ia llarg termini amb els proveïdors.

Els avantatges de disposar de programari per a l'homologació de proveïdors

Treballar amb tecnologia específica per homologar proveïdors ofereix múltiples avantatges per a les empreses. En primer lloc, millora l‟eficiència del procés d‟homologació, automatitzant tasques com la recopilació de documents, l‟avaluació de respostes de proveïdors i el seguiment d‟auditories, reduint així el temps i els recursos necessaris.

A més, la tecnologia específica assegura més consistència i objectivitat en l'avaluació dels proveïdors. En utilitzar sistemes estandarditzats i criteris predefinits, les empreses poden minimitzar el biaix i garantir que tots els proveïdors siguin avaluats de manera justa i uniforme.

Un altre avantatge important és la millora en la gestió de dades i la presa de decisions. Les plataformes tecnològiques permeten emmagatzemar i analitzar grans volums dinformació, facilitant un accés ràpid i segur a les dades necessàries per prendre decisions sobre la selecció de proveïdors.

Aquestes eines fomenten la transparència i la col·laboració entre l'empresa i els proveïdors. En compartir criteris, resultats i feedback de manera clara i accessible, es pot construir una relació més forta i cooperativa, contribuint a la millora contínua i al desenvolupament conjunt. 

La tecnologia específica per homologar proveïdors pot transformar un procés complex i laboriós en un de més eficient, just i estratègic.

Quin tipus d'empreses poden incorporar un procés d'homologació de proveïdors

Totes les empreses, sense importar-ne la mida, el sector o l'activitat, poden incorporar un procés d'homologació de proveïdors. Des de petites empreses fins a grans corporacions, totes es poden beneficiar d'establir criteris clars i sistemàtics per avaluar i seleccionar els proveïdors. 

L'homologació garanteix que els proveïdors compleixin amb els estàndards de qualitat, seguretat i responsabilitat social i ambiental requerits, cosa que alhora millora la qualitat del producte final, minimitza els riscos operatius i enforteix la cadena de subministrament. 

En definitiva, qualsevol empresa que depengui de proveïdors per operar de manera efectiva pot considerar i ha de considerar la implementació d'un procés d'homologació de proveïdors.

‍

Hilario López Cano

Director d'Avaluació i desenvolupament Proveïdors Dokify

‍