QR i geolocalització

Entre els objectius principals de dokify hi ha optimitzar al màxim el procés d'acreditació de treballadors i contractes. Per aconseguir que això sigui el més senzill possible hem llançat dues noves funcionalitats: Carnets QR i Geolocalització .

La idea fonamental és que cada empleat porti a les instal·lacions del client el carnet que ha descarregat i imprès. Allí es llegirà el codi QR que té el carnet i amb aquest simple gest la persona encarregada de controlar-ne l'accés podrà verificar si l'empleat està o no acreditat.

A més, integrat en aquest propi sistema, dokify reconeixerà la ubicació de cada empleat. D'aquesta manera podràs visualitzar al mapa on es troben els teus treballadors a cada moment, una informació molt útil per a la teva empresa.

Usar un sistema d'aquestes característiques és aprofitar al màxim una de les millors qualitats de dokify: el temps real . Poder consultar al moment l'estat dels treballadors estalviarà molt de temps i maldecaps tant al client com a la contracta, sense necessitat de cap altre mecanisme, i la contracta podrà resoldre qualsevol problema d'última hora sense por de perdre temps de treball.

Conscients del repte que suposa llançar una nova funcionalitat identificant punts de millora per agilitzar al màxim el procés. Mantenim actualitzat el nostre fòrum de preguntes freqüents perquè els nostres usuaris puguin treure sempre el màxim partit a dokify

Ja està en marxa la primera implantació d'aquest sistema a totes les instal·lacions d'un dels nostres clients. Portem uns mesos provant el sistema en alguns dels centres de treball com a pilot i des del dia 1 d'octubre ja està implantat a nivell nacional. D'aquí poc esperem poder explicar-vos més en detall aquest projecte i que així moltes altres empreses comencin a utilitzar-lo per controlar l'accés als seus centres de treball.

Normativa vigent sobre la geolocalització d'empleats

La normativa a Espanya sobre la geolocalització d'empleats està regulada principalment per la Llei Orgànica de Protecció de Dades Personals i la garantia dels drets digitals (LOPD), així com per l'Estatut dels Treballadors i la Llei de Prevenció de Riscos Laborals. Aquesta normativa estableix un marc legal que les empreses han de seguir en implementar sistemes de geolocalització per monitoritzar els seus empleats.

D'acord amb la LOPD, la geolocalització d'empleats és considerada un tractament de dades personals, per tant, ha de complir els principis de legalitat, lleialtat i transparència. Això vol dir que l'empresa ha de tenir una base legal vàlida per al tractament d'aquestes dades, com ara el consentiment de l'empleat, el compliment d'un contracte, el compliment d'una obligació legal o l'interès legítim de l'empresa.

A més, els empleats han de ser informats de manera clara i explícita sobre la implementació de qualsevol sistema de geolocalització. Això inclou el propòsit de la monitorització, l'abast, la durada i els drets que els empleats tenen respecte a les dades personals, com el dret d'accés, rectificació, limitació del tractament i supressió.

La geolocalització no es pot utilitzar per controlar de manera indiscriminada o desproporcionada l'activitat dels empleats. La monitorització ha de ser adequada, pertinent i limitada a allò estrictament necessari en relació amb els fins per als quals es tracten les dades. A més, cal respectar el dret a la intimitat ia la pròpia imatge dels treballadors, assegurant que la geolocalització s'utilitzi només durant l'horari laboral i exclusivament en el context de l'exercici laboral.

Les empreses han d'implementar mesures tècniques i organitzatives adequades per garantir la seguretat de les dades personals, evitant-ne l'alteració, la pèrdua, el tractament o l'accés no autoritzat.

La normativa permet la geolocalització d'empleats sempre que es respectin els principis de proporcionalitat, transparència i limitació de finalitat, i es protegeixin els drets i les llibertats dels empleats. El sistema de geolocalització de dokify compleix la normativa vigent i protegeix totes les dades que arriben sobre la ubicació d'un treballador. 

Carnets d'accés amb codi QR i política de protecció de dades

La implementació de codis QR s'ha de fer respectant la normativa de protecció de dades aplicable.

És fonamental assegurar-se que la informació emmagatzemada i transmesa mitjançant els codis QR estigui protegida adequadament contra accessos no autoritzats. Això implica l'ús de mesures de seguretat, com ara l'encriptació de dades, per prevenir la intercepció i el mal ús d'informació personal.

L'empresa ha d'informar els empleats i els visitants sobre l'ús d'aquesta tecnologia, explicant quines dades es recullen, per a quins fins i com poden exercir els drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició. Igual que en el cas dels sistemes de geolocalització, la transparència és clau per complir els principis de legalitat i consentiment.

L'ús de carnets d'accés QR s'ha de limitar a allò estrictament necessari per a la gestió de l'accés i la seguretat de les instal·lacions. Qualsevol ús addicional de les dades recollides ha d'estar clarament justificat, proporcional i comptar amb el consentiment explícit del treballador.

Avantatges dels sistemes de geolocalització d'empleats

Els sistemes de geolocalització d'empleats ofereixen diversos avantatges per a les empreses i els treballadors, sempre que s'implementin respectant la normativa i la privadesa:

• Millora de la productivitat: Permet a les empreses monitoritzar i optimitzar les rutes i els temps de desplaçament dels empleats, especialment en sectors com a logística, transport i serveis a domicili.
• Seguretat de l'empleat: En feines de camp o situacions d'emergència, la geolocalització pot ser crucial per localitzar empleats i assegurar-ne la seguretat i el benestar.
• Registres: Mitjançant aquests sistemes és possible dur a terme un registre de la jornada laboral sobre la base del que estableix la llei. 
• Gestió eficient de recursos: Ajuda a assignar tasques de manera més eficient, identificant l'empleat més proper a una ubicació específica per atendre una necessitat urgent o programada.
• Verificació de treball realitzat: Proporciona una verificació objectiva de les hores i llocs de treball, cosa que pot ser útil per validar el compliment de les tasques assignades i per a la facturació de serveis.
• Millora en la presa de decisions: Les dades recopilades poden ser analitzades per prendre decisions estratègiques sobre la gestió del temps i els recursos humans.
• Transparència i confiança: Quan es gestiona correctament, la geolocalització pot fomentar la transparència entre empreses i empleats, millorant la confiança mútua.

Sistema de geolocalització amb proveïdors

És possible implementar sistemes de geolocalització per a proveïdors que no pertanyen a la pròpia empresa, encara que aquesta pràctica s'ha de gestionar amb precaució, per complir amb les regulacions de protecció de dades i privadesa. En tractar-se de tercers, és crucial establir un marc legal clar, normalment a través d'un contracte de servei o un acord de confidencialitat que especifiqui els termes de la geolocalització, incloent-hi la finalitat, l'abast i els límits.

L'empresa ha d'assegurar-se que els proveïdors entenguin per què es recopilen les dades d'ubicació, com s'utilitzaran i com poden exercir els drets respecte d'aquestes dades. La transparència i el consentiment són fonamentals, els proveïdors han d'estar plenament informats i han de donar-ne el consentiment explícit abans d'implementar qualsevol mesura de geolocalització.

Igual que amb els empleats, la geolocalització de proveïdors ha de ser proporcional i limitar-se a allò estrictament necessari per als fins del servei que proporcionen. No s'ha d'utilitzar per monitoritzar aspectes no relacionats amb els seus serveis o més enllà del que s'ha acordat. Respectar aquestes directrius ajudarà a mantenir relacions de confiança amb els proveïdors i assegurarà el compliment de les lleis de privadesa i protecció de dades.

‍

‍