Per què hauria de homologar els meus proveïdors?

Pregunta't el següent. Quan entres a Amazon o Aliexpress a comprar una dessuadora, normalment mires les fotos, llegeixes les característiques i compres la més barata.

De vegades encertes i altres vegades, quan obris la caixa… la tanques i ho tornes. Com a màxim, poses un comentari.

Què hi falla? Doncs que no sabem a qui estem comprant. No tenim gran informació de si és un proveïdor responsable i fiable, si és un distribuïdor xinès de dubtosa reputació o un particular que compra a Aliexpress molt barat i ven a Amazon més car.

Lògicament, un particular no es ficarà en un embolic d'homologar els proveïdors als quals compra. Però una empresa ho ha de fer sí o sí.

La importància de l'homologació de proveïdors

L'homologació d'un proveïdor no comporta una obligació de compra per part de l'empresa, sinó que indica que aquest proveïdor està capacitat i acreditat degudament per subministrar productes. 

A través del procés d' homologació de proveïdors , es busca establir una llista de proveïdors aprovats que satisfacin les necessitats de la companyia. Això no obstant, aquesta aprovació no implica un compromís d'adquisició exclusiva amb aquest proveïdor. L'empresa té la flexibilitat d'escollir entre els proveïdors homologats segons els requeriments específics i les condicions comercials.

Com puc homologar els meus proveïdors?

En el procés d'homologació de proveïdors es fa una segmentació detallada basada en diversos criteris per garantir una selecció precisa i adequada dels proveïdors.

Cal analitzar la solvència de cada proveïdor. Per això, caldria analitzar diversos factors. És important fer un exhaustiu qüestionari de qualitat que ens ajuda a avaluar si els nostres proveïdors compleixen els criteris de qualitat que exigim. Aquest qüestionari abasta aspectes com la fiabilitat del producte, els estàndards de fabricació, el control de qualitat i la capacitat de resposta davant de possibles problemes o reclamacions.

Per començar, si és un proveïdor espanyol, el primer que cal mirar és si aquesta empresa està al corrent de pagaments amb l'Agència Tributària i amb la Seguretat Social. Si no ho està i li compres, l'Administració Pública et pot reclamar a tu el pagament.

També hauries de vigilar si és una empresa que cobreix els seus riscos, és a dir, si té una assegurança que cobreixi la seva responsabilitat. Si no en disposa, si aquest proveïdor té un accident a les teves instal·lacions o que estigui vinculat amb un servei que et presti o presti en nom teu, has d'estar cobert davant aquest risc.

També és molt interessant conèixer els comptes anuals per conèixer la seva solvència econòmica. Imagina que t'està venent 500.000 euros i el capital social són 3000 euros. Què creuries d'aquesta empresa? O que després de vendre't aquest mig milió d'euros, veus que tota la facturació són 600.000. La dependència que té de tu és brutal. Imagina que amb aquest capital de 3000 euros, sense immobilitzat i amb aquesta facturació, el nivell d'endeutament és de 200.000 euros. Has de poder interpretar molt bé els comptes anuals del teu proveïdor per conèixer-lo mínimament.

Un cop recopilada i avaluada tota la informació rellevant, se n'emet un informe detallat i, en alguns casos, s'atorga una certificació d'homologació que conclou el resultat del procés. Aquesta certificació confirma que el proveïdor ha estat avaluat i compleix els requisits establerts, brindant així una garantia addicional de qualitat i fiabilitat.

Finalment, es crea una llista definitiva que constitueix un registre oficial de proveïdors homologats. Aquest llistat s'actualitza periòdicament i serveix com a referència per a futures col·laboracions i adquisicions, assegurant que treballem únicament amb proveïdors de confiança i que compleixen amb els nostres estàndards de qualitat i servei.

Què passa si no faig un procés d'homologació?

Recordem que en aquest procés només estem homologant els proveïdors, és a dir, comprovant que tots compleixen o no amb les necessitats que la companyia requereix i amb els requisits legals. 

Com hem esmentat anteriorment, treballar amb un proveïdor que no compleix la normativa pot comportar greus conseqüències per a la teva empresa, especialment econòmica. Això inclou possibles multes, sancions o litigis derivats de pràctiques comercials il·lícites, incompliments contractuals o violacions de normatives ambientals, laborals o de seguretat.

A més, la manca d'homologació de proveïdors pot afectar l'estabilitat i l'eficiència de la cadena de subministrament de l'empresa. La dependència de proveïdors poc fiables pot resultar en retards en el lliurament, l'escassetat de productes o les interrupcions en la producció, cosa que afecta la capacitat de l'empresa per complir els compromisos contractuals i satisfer les demandes del mercat.

I, per descomptat, treballar amb proveïdors que no compleixen la normativa legal o no són professionals pot fer malbé la reputació i la credibilitat de l'empresa davant clients, inversors i altres parts interessades. Això pot afectar la percepció de la marca i tenir un impacte negatiu a les relacions comercials a llarg termini.

Homologa els teus proveïdors fàcilment

Necessites controlar una sèrie de requisits i documentacions vives de cada proveïdor que, o fas un control administratiu rigorós, o contractes una plataforma que et permeti tenir la certesa que estàs tractant amb el proveïdor que necessites a cada moment.

Gestiona els teus proveïdors en un sol lloc gràcies a Dokify. La nostra eina facilita els processos d'homologació, tant si ets comprador com a proveïdor. Consulta'ns!

Més informació sobre homologació de proveïdors

Més informació de Homologació compres