Automatitzant la pujada de documents

Des de dokify treballem molt dur per oferir als nostres clients les màximes facilitats al dia a dia. Ens enorgulleix anunciar una nova funcionalitat que estem segurs us estalviarà molt de temps.

Molts de vosaltres esteu familiaritzats amb el document Informe de treballadors en alta , més conegut com a ITA . Per a aquells que no el coneguin, aquest document expedit per la Tresoreria General de la Seguretat Social conté els empleats adscrits a lempresa en el moment de lemissió. Fins ara el document ITA se sol·licitava, en la majoria dels casos, per empresa, ja que sol·licitar-ho per empleat implicava annexar-lo tantes vegades com treballadors hagués donat d'alta. Gràcies a aquesta nova funcionalitat ja és possible sol·licitar-ho per empleat sense que això comporti més d‟una annexió de document. Això facilitarà que de mica en mica es pugui anar canviant la configuració de les empreses perquè ho sol·licitin per empleat.

Ara, quan vagis a pujar el document per a un treballador, dokify detectarà que aquest tipus de document pots pujar-lo per a cadascun dels teus empleats amb un sol clic, i no només això, a més el sistema serà capaç de recomanar-te per a quins empleats has de pujar-lo i només hauràs d'acceptar. Però això no és tot, si has posat la data correcta i les dades que hi ha al document són correctes, et validarà el document per a tots els empleats de manera automàtica.

Com podeu veure a la següent imatge, s'ha pujat el document ITA original i s'han trobat 26 empleats. Només cal seleccionar la data correcta i dokify annexarà el document per als 26 empleats de manera individual estalviant-te temps i feina.

Des de dokify som conscients que aquest tipus de document té informació sensible per pujar el fitxer original per a cadascun dels empleats, per la qual cosa respectem estrictament la Llei Orgànica de Protecció de Dades. Per això no pujarem el fitxer original, sinó que per a cada empleat s'apujarà la mateixa estructura del document però només amb la línia referent a aquest empleat, és a dir, a Pepito Jiménez se li pujarà un ITA que contindrà només la línia per a aquest empleat. Dokify no guarda el document original : un cop annexat i tractat ho eliminem del nostre sistema, quedant únicament annexat un document truncat per empleat.

Així és com es veu el document ITA original que annexaràs.

I per a cada empleat aquest és el document que s'apujarà:

I si no es disposa del document original?

dokify és prou eficient si el document que es puja és el document original. Però si per qualsevol raó no es disposa de l' ITA original, el nostre sistema us recomanarà per a quins empleats hauríeu de pujar l' ITA . En no poder llegir els empleats dins del document serà l'usuari qui hagi de marcar per a quins empleats l'ha de pujar. Pel mateix motiu no es podrà validar de manera automàtica el document.

Com veiem a la imatge, dokify no pot llegir el document, però detecta que aquest document pot ser annexat per a més d'un empleat amb un sol clic, et marca l'empleat per al qual estàs annexant però és el mateix usuari el que ha de seleccionar per a quins treballadors l'annexa sota la seva pròpia responsabilitat basant-se en la informació que ve al document ITA . En aquest cas sempre es mostraran tots els empleats per als quals se sol·licita aquest document.

És important comentar que processar arxius PDFs que tenen molts empleats és una mica complex, per això de vegades pot passar que el procés pugui portar més temps del que és habitual, això una cosa normal. Fins i tot en aquestes ocasions aquesta funcionalitat t'estalviarà molt de temps, ja que només hauràs d'esperar però no fer la mateixa acció repetides vegades.

Aquesta funcionalitat es basa en la lectura de documents pdf , però, només funcionarà amb documents pdf originals a partir de la versió 1.3.

Continuem treballant per automatitzar més documents oficials i esperem poder anunciar-ho aviat.

Recordeu que per gaudir al 100% d'aquesta funcionalitat heu de pujar els fitxers en PDF originals.

‍