Principis imprescindibles per a una comunicació eficaç a la CAE i 11 recomanacions

En els darrers anys poques vegades la comunicació ha estat tan crítica com ara. Ens enfrontem en aquesta crisi provocada per la COVID-19 a la necessitat de comunicar amb una freqüència inusual.

Comunicar de manera eficaç adquireix avui importància vital.

La coordinació d'activitats empresarials (CAE) és un entorn amb dificultats afegides, en involucrar un nombre elevat d'empreses i persones alienes a la teva organització.

En aquest article us intento traslladar els coneixements més útils que he anat adquirint en comunicació. Espero que t'ajudin. A tall de resum, us ofereixo al final de l'article 11 recomanacions per a una comunicació eficaç .

La importància dels missatges

En realitat, l'únic que som capaços de comunicar són missatges: models imperfectes o limitats de la informació. Aquests missatges han de ser interpretats pel seu receptor per construir-ne coneixement a partir.

T'explico una experiència personal que m'ha ajudat molt. La definició de “límit” és la primera cosa que es veu quan es cursa càlcul en estudis tècnics. Bé, una definició curta, ja vista a l'institut; me la sabia de memòria. Tot i això, em va costar horrors comprendre-la. Ni tan sols sabia que no la “comprenia” . Per això l'assignatura no aprovava. El dia que la vaig comprendre, encara me'n recordo, de sobte es va fer la llum. Els principiants em miraven ojiplàtics quan ajudava la professora a finalitzar les demostracions si s'encallava a classe.

Disposes d´un coneixement que vols traslladar. Aquest coneixement ho has construït acumulant informació de diferents fonts, però és en essència una mica personal, diria gairebé íntim; existeix gràcies a interconnexions creades al teu cervell. Lamentablement el coneixement no es pot comunicar .

Heu de seleccionar el conjunt d'elements d'informació més adequats, estructurar-los de la millor manera possible, dissenyar els missatges que continguin aquesta informació de manera òptima i comunicar-los eficaçment.

Comprendre alguna cosa és el resultat d adquirir coneixement. Aquesta és una de les definicions més útils de la RAE. "Comprendre: Percebre i tenir una idea clara del que es diu, es fa o succeeix o descobrir el sentit profund d'alguna cosa ". El teu objectiu és ajudar que els teus interlocutors descobreixin “el sentit profund” integrat en els missatges que comuniques. Aleshores és quan les coses funcionen; quan descobrim l'essència d'alguna cosa, aplicar-ho és cosa de nens.

Necessitem confirmar que allò que comuniquem ha generat el coneixement necessari i no ens quedem simplement enviant missatges que no es “comprenen”.

Ja tenim recursos extraordinàriament eficaços: canals i protocols

Gràcies a la teoria de la informació, hem estat capaços que les màquines es comuniquin entre elles i hem dissenyat protocols i tecnologies que ens permeten comunicar-nos de diferents maneres amb una facilitat sorprenent. No estaria de més que tinguéssim en compte alguns dels principis que hem traslladat de la comunicació humana a la comunicació entre màquines, per fer-la més eficaç.

Així, per exemple, ens podem trobar amb comunicacions de baixa qualitat a les nostres reunions en remot. De vegades se'ns obliden preguntes com em sents bé?, pots llegir la informació de la pantalla que et comparteixo?, la mida de la lletra és adequada?

No t'ha passat mai que se't talla la comunicació, intenteu trucar-vos alhora i acabeu a les vostres respectives bústies de veu? Un protocol senzill evita aquest problema. Per exemple, el que ha iniciat la trucada truca de nou si hi ha un tall.

És necessari seleccionar canals i mecanismes adequats a la rellevància del que es vol comunicar.

Què pot passar si barreges continguts altament rellevants juntament amb altres lúdics o irrellevants en un mateix comunicat? No es poden fer servir els mateixos mitjans per compartir una recepta de cuina que per comunicar el llançament d'una bomba atòmica.

Com puc mesurar la rellevància d'un missatge?

Si surto de casa dient “passejaré el gos” a la mateixa hora de sempre, no és el mateix que si surto espantat perquè hi ha un incendi.

La rellevància sol estar en relació directa amb la quantitat dinformació que intento comunicar. Si cada dia trec a passejar el meu gos a les vuit, comunicar-ho pràcticament no aporta informació. Si s'ha creat un tornado a una zona i es mou cap al nord, la quantitat d'informació és enormement més gran.

La quantitat d'informació relacionada amb un fet és inversament proporcional a la probabilitat que passi.

I qui té la responsabilitat que arribi el missatge?

Llancem missatges i no sempre comprovem si han arribat a la destinació o si el destinatari els ha comprès. Quantes vegades t'han dit “t'he enviat un email” volent dir “si no t'has assabentat és culpa teva”? On és escrit que si m'envies un email ja has “complit”?

Fa uns dies, la meva dona i jo vam preparar unes faves blanques a mitges. Jo les vaig posar a coure i en vaig controlar la cocció; després li vaig passar el testimoni amb el missatge de veu “ja té sal”. Aquí es va quedar tota la comunicació. Com ja t'estàs imaginant ella també li va fer sal. Per sort tots dos vam ser mesurats i no es va haver de llençar el menjar. Qui va tenir la culpa que beguéssim a la tarda més aigua de l'usual?

Com a regla general, la part que inicia una comunicació és la responsable de garantir que el missatge arriba a la destinació.

El soroll, un enemic traïdor

Si utilitzes un mitjà que el teu interlocutor pugui haver catalogat com a sorollós per comunicar un missatge important, tens un problema. Per això cal a l'empresa triar els canals i els mecanismes de comunicació adequats. Això no vol dir que calgui escriure un manual de 100 pàgines. Pot ser suficient amb parar atenció a com es comunica i anar corregint si cal.

El meu professor de comunicació corporativa em va fer comprendre una cosa clau en comunicació.

Quan es comunica alguna cosa és imprescindible que tinguem un objectiu.

Si no tenim un objectiu o no ho tenim clar, és possible que la nostra comunicació no faci altra cosa que introduir soroll addicional.

Si ens dediquem a fer soroll als nostres canals de comunicació deixaran de funcionar.

El màrqueting, sempre un imprescindible

Els que tenim fills petits sabem que els podem estar dient alguna cosa, però de vegades per una oïda els entra i per l'altra els surt. No us escolten. Els adults ja som capaços de dissimular una mica més.

Per comunicar alguna cosa, primer has de comprovar que tens latenció del teu interlocutor, sinó tot el que diguis es perdrà.

Aquest és el primer estat dAIDA (Atenció), un model de vendes imprescindible; els estats següents pels quals has de caminar amb el teu interlocutor per complir amb el teu objectiu són: Interès, Desig i Acció. No deixis de cercar més informació sobre AIDA; segur que us ajuda.

M'encanta com utilitzen AIDA les bones falques de ràdio; necessiten cridar latenció dun interlocutor que normalment està totalment distret.

11 Recomanacions per a una comunicació eficaç

Com a resum, aquí et deixo una llista de 11 recomanacions:

1. Comunica sempre amb un objectiu
2. Dissenya amb afecte els teus missatges
3. Selecciona els canals adequats
4. No barregis
5. Establiu protocols que us garanteixin l'èxit
6. Comunica missatges rellevants, no soroll
7. Si inicies la comunicació comprova la seva eficàcia, no et desentenguis
8. Si no inicies la comunicació ajuda, el que la inicia pot no ser perfecte
9. Defineix la freqüència adequada a cada tipus de missatge
10. Involucra les persones adequades, no a més de les necessàries
11. No et converteixis en soroll

La tecnologia de dokify al rescat

Centrant-nos en l'àmbit de la coordinació d'activitats empresarials, si tens dokify implementat ja tens uns quants problemes solucionats. Per començar, ja tens tots els teus proveïdors i contractes identificats i un canal de comunicació fiable establert, amb els mecanismes adequats per comunicar amb èxit.

L'estructura flexible de la nostra plataforma CAE i les seves funcionalitats us permeten:

• Crear grups d'empreses de manera flexible o relacionats amb l'estructura de la CAE
• Comunicar eficaçment amb ells
• Controlar la visualització i obertura de missatges

Per exemple, pots mostrar a totes les empreses externes un missatge que hauran de veure al complet. Pots crear llistes d'empreses amb tota flexibilitat: pots necessitar, per exemple, enviar un missatge a totes les empreses que tenen el risc de treballar en alçada amb control de recepció.

Millorem contínuament la nostra plataforma CAE perquè la coordinació d'activitats empresarials i gestió de requisits sigui cada cop més ràpida, eficient i fàcil.

dokify és la plataforma més fàcil per a la coordinació d'activitats empresarials (CAE), creem una xarxa col·laborativa d'empreses.

(CTA - Sol·licitar una demo)