Si estàs avaluant implementar una plataforma CAE a la teva empresa, és probable que una de les teves primeres preguntes sigui: quant costa? I la resposta honesta és que depèn. Però això no vol dir que no et puguis orientar abans de parlar amb cap proveïdor.

En aquest article us expliquem quins factors determinen el preu d'una plataforma CAE, què has de mirar més enllà del cost mensual i com calcular si la inversió realment val la pena per a la teva empresa.

Què és una plataforma CAE i per què el preu varia tant?

Una plataforma de Coordinació d'Activitats Empresarials és una eina que permet gestionar de manera digital tota la documentació entre empreses principals i contractes: aptituds mèdiques, assegurances de responsabilitat civil, formacions, avaluacions de risc i control d'accessos, entre d'altres.

El preu d‟aquestes plataformes varia considerablement perquè no totes ofereixen el mateix. Algunes cobreixen únicament la gestió documental bàsica; d'altres inclouen control d'accessos a temps real, automatització de sol·licituds, portal per a contractes, gestió de maquinària o integracions amb sistemes ERP. Com més funcionalitat, més cost, però també més estalvi potencial.

Els principals factors que influeixen en el preu són:

• Nombre d'empreses contractades que gestiones anualment
• Nombre de treballadors externs que accedeixen als teus centres
• Nombre de centres de treball que cal gestionar
• Volum de documents que se sol·liciten i validen
• Funcionalitats incloses : només documental, control d'accessos, portal de contractes...
• Model de llicència : anual fixa, per ús, o escalonada per volum

Models de preu més habituals al mercat CAE

Tarifa plana anual

Algunes plataformes CAE ofereixen un preu fix anual independentment del volum. És predictible per pressupostar, però pot resultar cara per a empreses petites o molt econòmica per a empreses grans que realment l'aprofiten.

Preu escalonat per volum

És el model més estès. La llicència base cobreix un nivell dús determinat i el preu creix segons el nombre de contractes, treballadors o documents. Permet que empreses de diferents mides accedeixin a la plataforma pagant en proporció al seu ús real.

Preu per mòdul

Algunes plataformes separen la gestió documental del control d'accessos, del portal de contractes o altres funcionalitats. Això permet començar amb allò essencial i anar ampliant, encara que cal calcular bé el cost total si es necessita més d'un mòdul.

Preu per document validat

Menys freqüent, però existeix. Es cobra segons el nombre de documents que la plataforma revisa i valida. Pot ser interessant si el volum documental és baix, però es pot disparar a empreses amb moltes contractes actives.

L'error més comú en comparar tarifes CAE

Moltes empreses comparen plataformes fixant-se únicament a la quota mensual. És un error. El preu real d'una plataforma CAE no és el que pagues per ella, sinó la diferència entre allò que et costa i allò que t'estalvies.

Abans de contractar qualsevol plataforma, convé calcular quant està costant actualment la gestió manual:

• Quantes hores dedica el teu equip de PRL a revisar documentació?
• Quant de temps es perd controlant manualment qui accedeix a cada centre?
• Quantes incidències o sancions hi ha hagut per documentació en regla?
• Quin és el cost d‟una sanció per incompliment de la LPRL?

Quan sumes tot això, el preu d'una plataforma CAE sol quedar molt per sota del cost de no tenir-ne.

Quan pot estalviar la teva empresa amb una plataforma CAE?

L'estalvi depèn directament del volum d'activitat de cada empresa, però hi ha alguns indicadors orientatius que et poden ajudar a fer una primera estimació.

Una empresa amb 200 contractes i 1.000 treballadors externs pot destinar més de 70.000 euros anuals a hores de tècnics PRL i operaris gestionant documentació i accessos de forma manual. Amb una plataforma CAE ben implantada, aquest cost es pot reduir dràsticament, amb un ROI superior al 200% el primer any i un període de recuperació de la inversió inferior a 3 mesos.

Evidentment, cada empresa és diferent. Per això hem creat una calculadora que et permet introduir les dades reals i obtenir una estimació personalitzada del teu estalvi potencial.

Què fa que Dokify sigui una de les millors plataformes CAE del mercat?

Dokify és una de les plataformes CAE amb més trajectòria a Espanya, amb més d'una dècada d'experiència acompanyant empreses de tots els sectors en la gestió de la coordinació d'activitats empresarials.

Més enllà del preu, el que diferencia Dokify és la combinació de tecnologia, servei i experiència sectorial :

Gestió documental automatitzada. La plataforma sol·licita automàticament a cada empresa la documentació que cal aportar, recordant-los els venciments i evitant que el teu equip hagi de perseguir papers manualment.

Control d'accessos a temps real. Dokify permet saber en tot moment qui és a cada centre, verificant que la documentació està en regla abans de permetre l'accés. Això no només estalvia temps: redueix el risc d'accidents i de sancions.

Portal propi per a contractes. Les empreses subcontractades disposen d'un espai propi on gestionar i pujar la documentació, cosa que redueix la fricció i accelera els processos.

Implantació acompanyada. Dokify no és només programari. Un equip de consultors especialitzats acompanya el procés d'implantació, la definició de requisits documentals i la posada en marxa, assegurant que la plataforma s'adapta a les particularitats de cada empresa.

Preu esglaonat i transparent. La tarifa de Dokify s'adapta al volum de cada empresa, sense costos ocults ni sorpreses a la factura.

Com triar la millor plataforma CAE per a la teva empresa

Abans de prendre una decisió, et recomanem fer-te aquestes preguntes:

1. Què necessito gestionar? Només documental, o també control d'accessos, maquinària, formacions...
2. Quantes contractes i treballadors tinc? El preu varia molt segons el volum.
3. Quin suport necessito? Algunes plataformes són autoservei; altres inclouen acompanyament continu.
4. Amb quins sistemes necessito integrar-se? ERP, sistemes de RRHH, control d'accessos físic...
5. Quin és el ROI esperat? No compris en funció del preu, compra en funció del retorn.

Calcula quant et pot estalviar Dokify

En lloc de parlar de preus genèrics, us convidem a calcular el vostre cas concret. Hem desenvolupat una calculadora de ROI que, a partir del teu nombre de contractes, treballadors externs i centres de treball, et mostra:

• El teu estalvi anual estimat
• El teu ROI el primer any
• En quants mesos recuperes la inversió

És gratuïta, no requereix registre previ per començar a fer-la servir i el resultat és immediat.

El preu d'una plataforma CAE només és una part de l'equació. El que és realment important és entendre què t'està costant la gestió manual avui i comparar-ho amb el que pagaries per automatitzar-la. En la majoria dels casos, el retorn de la inversió és ràpid i l'impacte en la productivitat i el compliment normatiu és significatiu.

Si cerques la millor plataforma CAE per a la teva empresa, t'animem a calcular primer el teu ROI real, i després decidir.