La importància de comptar amb un sistema de control Horari

Aquest mes de maig es compleixen 2 anys de l'entrada en vigor de la coneguda Llei de control horari (RD 8/2019) pel qual totes les empreses tenen l'obligació de registrar la jornada laboral de tots els treballadors. El seu incompliment constitueix una infracció greu en matèria laboral (article 7.5 Llei d'Infraccions i Sancions de l'Ordre Social), i la sanció pot superar, en casos greus, 6.000 €.

La seva aplicació busca, entre altres aspectes, lluitar contra la precarietat laboral comptabilitzant el temps de treball efectiu realitzat per cada treballador a la seva jornada.

Dos anys després de la seva aprovació, ia conseqüència de la pandèmia, comptar amb un registre horari ha adquirit més importància a les empreses, no només pel seu objectiu inicial, sinó pel control i registre de tots els treballadors en cas de produir-se un brot al centre de treball.

Comptar amb un Sistema de Control Horari eficient i àgil garanteix a l'empresa tenir constància de quins treballadors han estat a cadascun dels seus centres de treball i quan. Davant la possibilitat de sorgir un cas o brot de còvid es pot fer un seguiment exhaustiu a tots els treballadors, aplicant mesures sanitàries d'aïllament o quarantena si cal.

Però el valor que aporta no s'hi queda. Davant de qualsevol simulacre o situació d'emergència en què sigui necessari evacuar un lloc de treball, es pot utilitzar com a sistema de comptatge dels treballadors que han abandonat el recinte i els que encara hi són.

L'entrada en vigor d'aquesta normativa va fer que totes les empreses haguessin de gestionar el registre horari d'alguna manera. Sent cert que una gran part ha implantat sistemes, més o menys automatitzats, no totes ho han aconseguit.

En una enquesta realitzada recentment, s'ha detectat que més del 25% de les empreses continuen sense comptar amb tots els avantatges que ofereix una solució de control i registre horari i estan exposades a possibles sancions per part de l'Administració.

La realitat ens mostra en el dia a dia tots els avantatges operatius i destalvi de temps que genera lús dun Sistema de Registre Horari senzill i automatitzat.

A dokify reforcem el nostre compromís amb la seguretat i salut laboral, aportant solucions a la gestió de les empreses.

Coneix la nostra eina de “Registre Horari”.

Quins sistemes de fitxatge horari s'inclouen a la llei

A Espanya, la llei permet diversos sistemes de fitxatge per registrar la jornada laboral dels empleats, en compliment amb l'Estatut dels Treballadors i el Reial decret llei 8/2019, de mesures urgents de protecció social i de lluita contra la precarietat laboral a la jornada de treball. Aquests sistemes han de garantir la fiabilitat, la inalterabilitat i la no manipulació de les dades un cop registrades.

• Fitxatge mitjançant dispositius electrònics: Això pot incloure lús de targetes de proximitat, empremta digital, reconeixement facial o codis personals. Aquests sistemes automatitzats registren l'hora d'entrada i de sortida de manera precisa i són difícils de falsificar.
• Sistemes de fitxatge en línia o mòbils: Aplicacions mòbils o plataformes web permeten als empleats fitxar des de qualsevol lloc, especialment útil per a treballadors en mobilitat o teletreball. Heu d'assegurar la identificació de l'empleat i registrar l'hora exacta de fitxatge.
• Fitxatge manual: Encara que menys comú a causa de la seva menor seguretat i més facilitat per ser alterat, el fitxatge manual, com la signatura en un paper, encara és acceptat si es respecten els requisits de fiabilitat i veracitat.

‍

Independentment del sistema utilitzat, l'empresa ha de conservar els registres de la jornada laboral durant quatre anys i mantenir-los a la disposició dels treballadors, els seus representants legals i la Inspecció de Treball i Seguretat Social. L'elecció del sistema de fitxatge ha de considerar la naturalesa i les característiques de l'activitat laboral, així com assegurar el respecte als drets dels treballadors, especialment pel que fa a la seva privadesa i protecció de dades personals.

Per què els sistemes electrònics de fitxatge són els més eficients

Els fitxatges electrònics són considerats els més adients per diverses raons. En primer lloc, ofereixen més precisió i fiabilitat en el registre de la jornada laboral . Els sistemes electrònics minimitzen els errors humans associats amb el fitxatge manual, com l'oblit o la imprecisió en els horaris d'entrada i de sortida. En automatitzar el procés, es garanteix que els registres siguin exactes i reflecteixin amb precisió les hores treballades per cada empleat.

En segon lloc, els fitxatges electrònics milloren la seguretat i la integritat de les dades. Aquests sistemes solen tenir mesures de seguretat que prevenen la manipulació o l'accés no autoritzat a la informació. A més, en emmagatzemar les dades de manera digital, es redueix el risc de pèrdua o deteriorament dels registres, assegurant que la informació estigui disponible quan sigui necessària per a auditories o inspeccions.

Tercer, la implementació de sistemes de fitxatge electrònic facilita l'anàlisi i la gestió del temps laboral. Les empreses poden accedir fàcilment a les dades per monitoritzar les hores treballades, planificar horaris, calcular el pagament d‟hores extres i gestionar absències. Això contribueix a una millor organització de la feina i una distribució més eficient dels recursos humans.

Els fitxatges electrònics ofereixen comoditat i flexibilitat tant per a ocupadors com per a empleats. Els treballadors poden fitxar des de diferents dispositius i ubicacions, cosa que és especialment beneficiosa per a aquells que treballen a distància o tenen horaris flexibles, aquesta flexibilitat pot millorar la satisfacció de l'empleat i donar suport a un millor equilibri entre la vida laboral i personal. En conjunt, aquests avantatges fan que els fitxatges electrònics siguin una opció més adient per a les empreses actuals.

La gestió dels fitxatges per a la protecció de dades personals

Els sistemes de fitxatge a Espanya s'han de gestionar de conformitat amb la Llei orgànica de protecció de dades personals i garantia dels drets digitals (LOPD) i el Reglament general de protecció de dades (RGPD). Això implica que la recopilació, l'emmagatzematge i el tractament de les dades de fitxatge s'han de basar en la legalitat i la transparència.

Les empreses han d'informar els treballadors sobre la implementació del sistema de fitxatge, explicant el propòsit i l'ús de les dades recollides. S'han d'assegurar de recopilar només les dades necessàries per al registre de la jornada laboral i no fer-les servir per a altres fins sense consentiment.

A més, és fonamental garantir la seguretat de les dades, implementant mesures tècniques i organitzatives adequades per prevenir-ne la pèrdua, alteració o accés no autoritzat. Els empleats han de tenir accés a les pròpies dades i poder exercir els seus drets d'accés, rectificació, supressió i limitació del tractament.

Els registres s'han de conservar durant el temps estipulat per la llei, usualment quatre anys, i han d'estar disponibles per als treballadors, els seus representants i la Inspecció de Treball i Seguretat Social. La gestió d'aquests sistemes s'ha de revisar regularment per assegurar-ne la conformitat contínua amb la legislació de protecció de dades.

El sistema de fitxatge de dokify està adaptat a la normativa legal vigent, per això la gestió de la informació és molt més senzilla i transparent. 

Sistemes de fitxatge a empreses amb teletreball

Els sistemes de fitxatge per a empreses amb teletreball es poden gestionar mitjançant plataformes digitals o aplicacions mòbils, que permeten als empleats registrar la jornada laboral des de qualsevol lloc. Aquests sistemes solen ser compatibles amb diversos dispositius i ofereixen funcionalitats com la geolocalització i el reconeixement de temps d'inici i fi de la jornada, assegurant un seguiment precís del temps treballat.

Un dels avantatges principals d'aquests sistemes és la flexibilitat que ofereixen tant a ocupadors com a empleats. Faciliten l'adaptació a diferents horaris i estils de treball, promovent un equilibri entre la vida laboral i el personal, a més, permeten a les empreses monitoritzar i gestionar eficaçment les hores de treball, assegurant el compliment de la normativa laboral i evitant possibles conflictes.

Un altre benefici significatiu és la millora de la productivitat i l'eficiència. En proporcionar un registre clar i accessible de les hores treballades, els sistemes de fitxatge remots redueixen la necessitat de supervisió directa i permeten als empleats autogestionar-ne millor el temps.

‍