És la CAE alguna cosa més que sol·licitar documents a les contractes en una plataforma?

La tecnologia ens permet automatitzar un gran nombre de processos, reduir dràsticament la càrrega de feina i facilitar la col·laboració entre empreses. Tot i això, hem de ser conscients que ni tan sols la fabricació d'un cotxe està totalment robotitzada. De fet, els primers cotxes que surten de la línia de producció d'un nou model són per ferralla. Tot requereix un mínim rodatge. A dokify t'ho posem molt fàcil, amb suport expert des del primer moment.

Un tema recurrent quan es parla de la CAE en esdeveniments i ponències és el risc d'oblidar-ne l'objectiu i perdre's en la gran quantitat de gestió documental que implica. Una plataforma CAE com a dokify t'ajuda a eliminar una gran part del treball automatitzant processos i això et deixa més recursos dedicats a centrar-te més en l'objectiu de la prevenció.

En aquest article tracto la necessitat d'intercanvi de documentació en una contractació, més enllà de l'exigència estricta de la CAE, diferents tipus d'intercanvi entre les empreses involucrades i solucions per facilitar-ne la realització.

Però, d'on surten tants documents?

Addicionalment, juntament amb la responsabilitat de la CAE, en la contractació externa de serveis als seus centres de treball, les empreses assumeixen responsabilitats que van més enllà i que suposen per a elles un risc de negoci. De manera natural ja estem en un entorn més ampli, que podem anomenar gestió de riscos amb tercers. Sorgeixen documents addicionals a gestionar.

Aquests riscos estan tan estretament lligats a la contractació, que no tenen sentit deslligar la gestió d'aquesta documentació de la CAE.

Entrem a l'àmbit més ampli de la gestió de riscos amb tercers

Així, per exemple i en els casos d'activitat pròpia, l'empresa principal “durant els tres anys següents a la terminació del seu encàrrec respondrà solidàriament de les obligacions referides a la Seguretat Social contretes pels contractistes i subcontractistes durant el període de vigència de la contracta.”. Estem davant d'un risc que hem de gestionar. I no oblidem que també en aquest mateix cas s'ha de sol·licitar documentació per escrit, com ara la “certificació negativa per descoberts a la Tresoreria General de la Seguretat Social”.

Tot i que de vegades em trobo amb responsables de prevenció que es lamenten d'aquest increment de la càrrega de gestió, en teoria deslligat de la coordinació d'activitats empresarials, la vinculació és ineludible.

Amb qui es comparteixen els documents?

En el procés de la CAE es produeix llavors intercanvi de documentació, cosa que no deixa de ser un suport, això sí imprescindible, als objectius d'aquest procés.

Aquest intercanvi es genera principalment per la sol·licitud de documents de lempresa principal a les contractes. Però ens trobem amb altres necessitats:

• L'empresa principal ha de compartir documents individualment amb cada contracta. Per exemple, documents de prevenció relacionats amb un centre de treball, com ara un pla d'emergències , o un procediment de treball.
• L'empresa principal ha de traslladar documents de manera individual a un grup de contractes definit. Per exemple, l'acta d'una reunió de planificació a què han assistit totes.
• Diverses empreses han de poder intercanviar informació del mateix tipus entre elles: especialment riscos recíprocs en una situació de concurrència, que a més ha de ser “per escrit quan alguna de les empreses generi riscos qualificats com a greus o molt greus.”.

Veiem que la necessitat d'intercanvi de documents, informació per escrit, afecta totes les situacions de la CAE i en alguns casos particulars tenim exigències més grans.

dokify és prou flexible per donar suport a les diferents situacions que ens trobem i facilita treballar d'una manera estructurada:

• Plantilles dinàmiques generen per a les contractes documents preemplenats de manera personalitzada i agiliten la gestió.
• Documents de descàrrega vinculats a rebuts permeten donar accés a les contractes a informació de prevenció i procediments de treball.
• El mòdul d'obres i projectes, combinat amb el mòdul d'actes i el mòdul de documents compartits entre empreses concurrents , és perfecte per treballar amb un control especial en situacions de més risc o rellevància.  

Una plataforma CAE és una gran ajuda fins i tot quan treballes amb un nombre no gaire elevat de contractes, però es fa imprescindible quan aquest número comença a créixer. Amb dokify pots prestar més atenció als aspectes més importants i exercir el teu deure de vigilància de manera més eficaç. Però no oblidis que tota automatització requereix supervisió i té punts en què la intervenció humana és imprescindible. El nostre objectiu és que el procés de la CAE sigui més fàcil i reduir els costos per a tots aplicant tecnologia.

Millorem contínuament la nostra plataforma CAE perquè la coordinació d'activitats empresarials i gestió de requisits sigui cada cop més ràpida, eficient i fàcil.

dokify és la plataforma més fàcil per a la coordinació d'activitats empresarials (CAE), creem una xarxa col·laborativa d'empreses.

Extractes de legislació de coordinació d'activitats empresarials i l'estatut dels treballadors

Per si us interessa, us deixo alguns extractes de la legislació aplicables. Mai no està de més refrescar conceptes!

Reial Decret Legislatiu 2/2015, del 23 d'octubre, pel qual s'aprova el text refós de la Llei de l'Estatut dels Treballadors.

Article 42. Subcontractació d'obres i serveis.

1. Els empresaris que contractin o subcontractin amb altres la realització d'obres o serveis corresponents a la pròpia activitat d'aquells hauran de comprovar que els contractistes esmentats estan al corrent en el pagament de les quotes de la Seguretat Social. A aquest efecte, han de demanar per escrit, amb identificació de l'empresa afectada, certificació negativa per descoberts a la Tresoreria General de la Seguretat Social, que ha de lliurar inexcusablement aquesta certificació en el termini de trenta dies improrrogables i en els termes que s'estableixin per reglament. Transcorregut aquest termini, l'empresari sol·licitant queda exonerat de responsabilitat.
2. L'empresari principal, llevat del transcurs del termini abans assenyalat respecte a la Seguretat Social, i durant els tres anys següents a la terminació del seu encàrrec, respondrà solidàriament de les obligacions referides a la Seguretat Social contretes pels contractistes i subcontractistes durant el període de vigència de la contracta.

Reial decret 171/2004, de 30 de gener, pel qual es desenvolupa l'article 24 de la Llei 31/1995, de 8 de novembre, de prevenció de riscos laborals, en matèria de coordinació d'activitats empresarials.

Article 4. Deure cooperació.

1. Quan en un mateix centre de treball desenvolupin activitats treballadors de dues o més empreses, aquestes han de cooperar en l'aplicació de la normativa de prevenció de riscos laborals de la manera que estableix aquest capítol.

El deure de cooperació és aplicable a totes les empreses i treballadors autònoms concurrents al centre de treball, hi hagi o no relacions jurídiques entre ells.

2. Les empreses a què fa referència l'apartat 1 s'han d'informar recíprocament sobre els riscos específics de les activitats que desenvolupin al centre de treball que puguin afectar els treballadors de les altres empreses concurrents al centre, en particular sobre aquells que es puguin veure agreujats o modificats per circumstàncies derivades de la concurrència d'activitats.

La informació haurà de ser suficient i s'haurà de proporcionar abans de l'inici de les activitats, quan es produeixi un canvi en les activitats concurrents que sigui rellevant a efectes preventius i quan hi hagi hagut una situació d'emergència.

La informació es facilitarà per escrit quan alguna de les empreses generi riscos qualificats com a greus o molt greus.

Article 10. Deure de vigilància de l'empresari principal.

1. L'empresari principal, a més de complir les mesures establertes als capítols II i III d'aquest Reial decret, ha de vigilar el compliment de la normativa de prevenció de riscos laborals per part de les empreses contractistes o subcontractistes d'obres i serveis corresponents a la seva pròpia activitat i que es desenvolupin al propi centre de treball.
2. Abans de l'inici de l'activitat al vostre centre de treball, l'empresari principal exigirà a les empreses contractistes i subcontractistes que us acreditin per escrit que han realitzat, per a les obres i serveis contractats, l'avaluació de riscos i la planificació de la seva activitat preventiva.

Així mateix, l'empresari principal exigirà a aquestes empreses que l'acreditin per escrit que han complert les seves obligacions en matèria d'informació i formació respecte dels treballadors que hagin de prestar els serveis al centre de treball.

Les acreditacions previstes en els paràgrafs anteriors han de ser exigides per l'empresa contractista, per al lliurament a l'empresari principal, quan subcontractés amb una altra empresa la realització de part de l'obra o servei.

3. L'empresari principal haurà de comprovar que les empreses contractistes i subcontractistes concurrents al seu centre de treball han establert els mitjans de coordinació necessaris entre elles.

‍