Quant de temps cal guardar els documents CAE d'una empresa?

Una de les obligacions principals d'una empresa és garantir la gestió i l'emmagatzematge dels documents relacionats amb la Coordinació d'Activitats Empresarials (CAE). La gestió correcta d'aquests documents no només és vital per complir la llei, sinó també per evitar sancions i garantir la seguretat de tots els treballadors implicats en les activitats de l'empresa. Però quant de temps està obligada una empresa a guardar documents CAE?

D'acord amb la normativa espanyola, les empreses estan obligades a desar els documents relacionats amb la prevenció de riscos laborals i la Coordinació d'Activitats Empresarials durant almenys cinc anys. Aquest termini, però, pot variar segons el tipus de document i les regulacions específiques que afectin cada empresa. A més, alguns documents relacionats amb accidents laborals, investigacions de riscos o auditories poden requerir un emmagatzematge més perllongat. 

La conservació adequada d'aquests arxius no només ajuda a complir la normativa, també pot servir com a evidència davant de possibles inspeccions o conflictes laborals futurs.

Documents de la CAE: què cal guardar?

Segons indica el RD Legislatiu 5/2000, pel qual saprova la Llei sobre Infraccions i Sancions en lordre social, en matèria de prevenció de riscos laborals, les infraccions prescriuran en un període màxim de cinc anys des de la data en què ocorrin. Això ens porta a afirmar que hem de guardar la documentació, almenys aquests cinc anys, després dels quals ja no ens podran sancionar.

Tot i així, cal tenir en compte que segons l'article 30 del codi de comerç, els empresaris hauran de conservar degudament ordenats, durant 6 anys, els llibres, correspondència, documentació i justificants concernents al seu negoci.

A més d'això, hi ha normativa específica sanitària, que obliga a conservar durant un període més gran i depenent del sector de treball dels afectats, les històries clíniques dels treballadors. Com a exemple d'aquestes excepcions, podem parlar del personal que ha estat exposat a feines amb risc en amiant o agents cancerígens, que s'han de conservar durant almenys 40 anys des del final de l'exposició.

Amb tot això, veiem que no hi ha una resposta clara a la nostra pregunta, ja que depenent del tipus de documentació aquesta s'ha de conservar més o menys temps, per la qual cosa aconsellem guardar-la almenys 6 anys, i tenir una cura especial amb els aptes mèdiques dels treballadors amb riscos especials.

Digitalització per facilitar guardar documents

La digitalització de documents és una solució cada cop més popular per gestionar els documents que una empresa ha de conservar. La digitalització no només facilita l'emmagatzematge, també garanteix la seguretat i l'accessibilitat dels documents en qualsevol moment. Entre els avantatges de la digitalització de documents hi ha:

• Estalvi d'espai físic: No cal destinar grans àrees d'emmagatzematge per a fitxers físics.
• Accés ràpid i fàcil: Els documents digitalitzats poden ser localitzats ràpidament mitjançant cerques electròniques.
• Més seguretat: Els fitxers digitals poden ser protegits amb contrasenyes i encriptació per evitar accessos no autoritzats.
• Reducció de costos: En eliminar la necessitat despai físic i simplificar la gestió documental, les empreses poden estalviar diners.
• Millora a l'organització: La documentació digitalitzada es pot classificar i organitzar de forma més eficient, facilitant la recuperació d'informació.
• Compliment legal: Moltes plataformes digitals de gestió documental estan dissenyades per assegurar el compliment de les normatives legals, facilitant les auditories i les inspeccions.

Documentació laboral

La documentació laboral, a més a més d'estar regulada per la normativa CAE, també està subjecta a les lleis generals d'ocupació. Entre aquests documents s'inclouen contractes laborals, nòmines, actes de reunions amb els treballadors i tota la documentació que acrediti el compliment de les condicions laborals dels empleats.

És fonamental tenir en compte que la llei estableix que els documents laborals han de ser conservats per un període mínim de cinc anys, encara que en alguns casos, com els relacionats amb inspeccions o sancions, el període de retenció pot ser més llarg.

Documentació de Seguretat Social

Pel que fa a la Seguretat Social, les empreses estan obligades a guardar tota la documentació relativa a les cotitzacions dels seus treballadors, així com els pagaments realitzats a la Seguretat Social. A més, han de conservar qualsevol informe o document que provi el compliment de les obligacions davant aquest organisme.

Quant de temps està obligada una empresa a desar aquests documents? En el cas de la Seguretat Social, la legislació estableix que els documents relacionats amb les cotitzacions i els pagaments s'han de conservar durant almenys cinc anys. No obstant això, si hi ha alguna reclamació o inspecció pendent, aquest termini es pot estendre.

Prevenció de Riscos Laborals

La prevenció de riscos laborals és un àmbit clau a qualsevol empresa. Entre els documents relacionats amb la prevenció de riscos laborals que una empresa ha de guardar hi ha: els plans de prevenció, les avaluacions de riscos, els registres de formació en seguretat i els certificats d'aptitud mèdica.

Aquests documents, com altres relacionats amb la CAE, s'han de guardar durant un mínim de cinc anys. La conservació adequada daquesta documentació és crucial per evitar sancions i garantir la seguretat de tots els treballadors implicats en les activitats de lempresa.

Plataformes CAE que ajuden amb la gestió de la documentació

La gestió de la documentació CAE pot ser una tasca complexa, però gràcies a Dokify aquesta tasca és molt més senzilla. A Dokify oferim solucions que no només faciliten l'emmagatzematge segur de documents, a més permeten un control i seguiment exhaustiu del compliment normatiu.

La nostra plataforma CAE està dissenyada específicament per gestionar i emmagatzemar tots els documents duna empresa, incloent els plans de prevenció, certificacions de formació, avaluacions de riscos i molt més. Amb Dokify, les empreses poden centralitzar tota la documentació en un sol lloc, cosa que facilita l'accés i l'organització de tots els fitxers.