Control d'accessos: un element clau a l'àmbit de la CAE

El control d'accessos és un servei comunament utilitzat per empreses de sectors molt diversos. Això respon a diverses causes, però la principal és la contribució que suposa aquest servei per dur a terme un funcionament correcte de la CAE.

Perquè entenguis amb una major concreció aquest servei, dedicarem aquest article a explicar-t'ho.

Què és el control daccessos i quina relació té amb la CAE?

Un sistema de control de personal extern és fonamentalment una manera de dur a terme el control d'accés als centres de treball de qualsevol classe.

Partim de la idea que una empresa té certes instal·lacions en propietat. Hi entren tant treballadors com persones externes, així com proveïdors, visites i altres perfils. De vegades, pot arribar a ser difícil comprovar si, en efecte, un individu determinat ha accedit o no al centre en un moment concret.

Aquí hi entren en joc els controls d'accés. En definitiva, aquests es poden definir com a serveis destinats a determinar qui entra i surt d'un edifici, així com el moment exacte en què ho fa. Això suposa portar un control a temps real, però també emmagatzemar una memòria durant un cert període de temps.

La CAE és la coordinació dactivitats empresarials. La seva finalitat principal és reduir al màxim els possibles riscos que poden existir en un lloc de treball concret, per evitar qualsevol problema que pogués sorgir.

L'interès principal de la CAE és, doncs, prevenir els riscos per evitar els accidents dins de les instal·lacions d'una empresa.

Per què és important portar un control d'accés a les empreses?

El control d'accessos a empreses és fonamental per a la seguretat empresarial i les infraestructures crítiques, ja que garanteix la protecció de sistemes i de dades sensibles contra amenaces internes i externes. En el context de les infraestructures crítiques, com l'energia, el transport i la salut, el control d'accessos aborda la gestió i la regulació de qui té permís per accedir a sistemes, xarxes i recursos crítics. Això implica implementar mesures com l'autenticació multifactor, el control d'accessos segmentats i la monitorització d'activitats d'accés per detectar i prevenir intrusions. Un enfocament integral de control d'accessos és fonamental per salvaguardar la integritat, la confidencialitat i la disponibilitat dels actius d'infraestructures crítiques davant de ciberatacs i altres amenaces.

A més dels casos d'empreses i institucions especials, qualsevol empresa té el deure de protegir la pròpia informació, la informació dels empleats (per exemple els fitxatges d'empresa ) i la dels clients, un control d'accés per a empreses adequat evita no només atacs digitals, també amenaces presencials que poden posar en risc l'estabilitat de la pròpia empresa. 

Els beneficis del control d'accessos per a la CAE

Ara que ja comptes amb les idees fonamentals respecte als sistemes d'accés controlat i la naturalesa i la finalitat de la CAE, només queda determinar els beneficis del sistema de control d'accessos.

Cal comprendre que la prevenció de riscos parteix del coneixement de les persones que, potencialment, podrien enfrontar-se a aquests riscos. D'aquesta manera, si a una instal·lació accedeixen persones sense cap mena de control, mai se sap exactament qui està fent què i quina és la responsabilitat de cada individu en cada moment. Això fa que els riscos es difuminin i sigui molt difícil determinar-los i aturar-los.

Tot i això, en introduir un control d'accés de treballadors, aquests problemes desapareixen. Doncs es té tant el control en temps real com la memòria del que ha passat.

A Dokify trobem la teva solució

A dokify hem desenvolupat diferents opcions per al control d'accés i les millorem contínuament. En fer-ho, dokify comprova en temps real que tots els requisits establerts, tant d'empresa com d'empleat, s'estan complint en aquell moment. Tots els documents han d'estar annexats i validats correctament. El nostre servei de validació ofereix l'opció de la validació urgent, que facilita una validació pràcticament immediata, també els caps de setmana i festius, per cobrir casos de rotacions o necessitats d'última hora.

Aquestes funcionalitats estan incloses a les nostres llicències Enterprise per a les empreses amb el rol d'empresa titular o principal sense cost addicional, llevat que sigui necessari desenvolupar alguna funcionalitat d'integració amb altres sistemes involucrats.

Alguna de les opcions de què disposem són:

• El més bàsic: buscar en dokify l'empleat extern i comprovar directament al seu dashboard si està en verd. Si punxem a “Registrar accés” farem un “checkin” i dokify sabrà que aquesta persona es troba al centre corresponent. A la sortida punxarem a “Registrar sortida”.
• Usant un mòbil i el carnet QR de dokify. La contracta descarrega el carnet QR de dokify i el lliura al seu empleat. Aquest carnet és vàlid per a tots els centres dels seus clients que us demanen documentació a través de dokify. El carnet QR es pot llegir amb un mòbil per comprovar la correcció de la documentació i registrar l'accés.
• Control d'accés autònom amb càmera web. Amb aquesta opció no cal la intervenció d'una persona que enregistri l'accés. L'empleat extern accedeix amb el carnet QR i el presenta a la càmera d'un ordinador. L'ordinador llegeix el carnet, comprova automàticament si l'empleat està en verd i comunica el registre o el rebuig.
• Control daccés autònom amb dispositiu independent. Aquesta opció és semblant a l'anterior, però utilitzem un dispositiu independent que llegeix el carnet sense necessitat de disposar d'un ordinador. Aquest dispositiu pot ser instal·lat a qualsevol ubicació sempre que us facilitem una connexió a internet i alimentació elèctrica.
• Obertura de torns, portes o altres barreres físiques. Amb l'opció anterior, amb un dispositiu independent, podem actuar, per exemple, sobre l'obertura d'una porta. Una situació d'aplicació és la següent: un transportista apropa per a la lectura el seu carnet QR a un lector, es comprova automàticament i en temps real sobre dokify que està en verd, i s'obre automàticament una porta perquè accedeixi amb el vehicle al centre de treball.
• Altres opcions. Podem integrar dokify amb diferents dispositius i utilitzar altres tipus didentificació diferents del nostre carnet QR. Aquests poden ser per exemple la petjada dactilar o el DNI.

Si voleu tancar el cercle de la CAE us recomanem utilitzar el control d'accés de dokify. I si també vols deixar registrades a dokify les teves visites, pots utilitzar el nostre mòdul de visites.

Millorem contínuament la nostra plataforma CAE perquè la coordinació d'activitats empresarials i gestió de requisits sigui cada cop més ràpida, eficient i fàcil.

El control d'accessos a empreses per a la gestió de proveïdors

El control d'accessos a empreses és una eina bàsica per gestionar i monitoritzar l'entrada i la sortida de proveïdors, garantint així la seguretat i l'eficiència operativa. Aquest sistema permet establir protocols específics per als proveïdors, assegurant que només tinguin accés a les àrees autoritzades i als horaris permesos, minimitzant el risc d'intrusions no autoritzades i protegint la propietat intel·lectual i els actius de l'empresa.

Mitjançant l'ús de tecnologies avançades, com ara targetes d'accés, sistemes d'identificació biomètrica o codis numèrics, les empreses poden registrar de manera precisa el moviment dels proveïdors dins de les instal·lacions. Això facilita una auditoria detallada de qui accedeix a l'empresa, quan i durant quant de temps, permetent una gestió més efectiva de la seguretat i la logística.

A més, el control d'accessos contribueix a reforçar les relacions amb els proveïdors i demostrar un compromís amb la seguretat i la professionalitat. Implementar un sistema segur de control d'accessos és, per tant, essencial per a qualsevol empresa que cerca protegir les seves operacions i mantenir un entorn de treball segur i controlat, assegurant que només les persones autoritzades puguin accedir a les instal·lacions i recursos propis.

L'ús d'eines digitals per accedir a empreses

L'ús de solucions digitals per al control d'accessos a empreses ha experimentat un creixement significatiu en els darrers anys a causa de la seva eficàcia i versatilitat. Aquest tipus de solucions utilitzen tecnologies com targetes de proximitat, codis QR, reconeixement facial o biomètric i sistemes de control basats en el núvol, per gestionar i monitoritzar els accessos d'empleats, visitants i proveïdors.

Un dels principals avantatges d'aquestes solucions és la capacitat per millorar la seguretat en evitar l'entrada no autoritzada a les instal·lacions. A més, ofereixen un major nivell de control i traçabilitat, permetent a les empreses conèixer qui accedeix a quines àrees i en quins moments.

Un altre benefici clau és l'automatització de processos, cosa que redueix la càrrega administrativa i optimitza la gestió de recursos. A més, en integrar-se amb altres sistemes empresarials, com ara els de gestió de recursos humans, aquestes solucions poden facilitar l'administració de personal i la generació d'informes.

L'ús de solucions digitals per al control d'accessos no només millora la seguretat i l'eficiència operativa, també proporciona a les empreses més visibilitat i control sobre les seves instal·lacions.

La legislació que regula la CAE a Espanya

La legislació relacionada amb la Coordinació d'Activitats Empresarials (CAE) aborda la gestió de riscos laborals quan diverses empreses operen a un mateix lloc. La Llei 31/1995 de Prevenció de Riscos Laborals, en el seu Article 24, estableix l'obligació de coordinació entre empreses per garantir la seguretat i la salut dels treballadors.

El Reial decret 171/2004 se centra en activitats industrials i estableix mesures específiques per prevenir riscos laborals en aquest sector, alguns relacionats amb el control d'accessos.

El Reial decret 1627/97 s'aplica a activitats de construcció i estableix mesures de seguretat i salut en obres de construcció, incloent-hi pràctiques relacionades amb el CAE.

D'altra banda, el Reial decret 5/2000 imposa l'obligació de conservar documentació relacionada amb la prevenció de riscos laborals, incloent-hi els documents generats en el marc de la CAE. Això garanteix que es disposi de registres adequats per documentar i avaluar els riscos laborals associats a les activitats empresarials, facilitant la supervisió i compliment de les normatives de seguretat laboral.

En conjunt, aquestes lleis formen un marc legal integral que busca protegir la seguretat i la salut dels treballadors en diversos sectors industrials, establint requisits per a la coordinació i documentació adequades en l'àmbit de la CAE.

Integrar el sistema CAE amb altres solucions digitals

Integrar un sistema de Coordinació d'Activitats Empresarials amb altres sistemes digitals, ja presents a l'empresa, és fonamental per optimitzar la gestió de la seguretat laboral i l'eficiència operativa. La integració es pot aconseguir mitjançant interfícies i protocols de comunicació estàndard, que permetin la transferència de dades entre sistemes.

Per exemple, el sistema CAE es pot integrar amb el sistema de gestió de recursos humans, per sincronitzar informació sobre els treballadors i les empreses contractades o proveïdors. A més, la integració amb sistemes de control d'accessos pot facilitar la gestió de permisos i la monitorització de la presència de treballadors al lloc de treball.

Aquesta integració no només millora la precisió de les dades i la coordinació entre departaments, també agilitza els processos administratius i enforteix la seguretat laboral, en garantir el compliment dels requisits normatius a totes les àrees de l'empresa.

‍

‍