¿Es la CAE algo más que solicitar documentos a las contratas en una plataforma?

La tecnología nos permite automatizar un gran número de procesos, reducir drásticamente la carga de trabajo y facilitar la colaboración entre empresas. Sin embargo, tenemos que ser conscientes que ni siquiera la fabricación de un coche está totalmente robotizada. De hecho, los primeros coches que salen de la línea de producción de un nuevo modelo son para chatarra. Todo requiere un mínimo rodaje. En dokify te lo ponemos muy fácil, con apoyo experto desde el primer momento.

Un tema recurrente cuando se habla de la CAE en eventos y ponencias es el riesgo de olvidar el objetivo de la misma y perderse en la gran cantidad de gestión documental que implica. Una plataforma CAE como dokify te ayuda a eliminar una gran parte del trabajo automatizando procesos y esto te deja más recursos dedicados a centrarte más en el objetivo de la prevención.

En este artículo trato la necesidad de intercambio de documentación en una contratación, más allá de la estricta exigencia de la CAE, distintos tipos de intercambio entre las empresas involucradas y soluciones para facilitar su realización.

¿Pero de dónde salen tantos documentos?

Adicionalmente, junto a la responsabilidad de la CAE, en la contratación externa de servicios en sus centros de trabajo, las empresas asumen responsabilidades que van más allá y que suponen para ellas un riesgo de negocio. De modo natural ya estamos en un entorno más amplio, que podemos denominar gestión de riesgos con terceros. Surgen documentos adicionales a gestionar.

Estos riesgos están tan estrechamente ligados con la contratación, que no tiene sentido desligar la gestión de esta documentación de la CAE.

Entramos en el ámbito más amplio de la gestión de riesgos con terceros

Así, por ejemplo y en los casos de actividad propia, la empresa principal “durante los tres años siguientes a la terminación de su encargo, responderá solidariamente de las obligaciones referidas a la Seguridad Social contraídas por los contratistas y subcontratistas durante el periodo de vigencia de la contrata.”. Estamos ante un riesgo que debemos gestionar. Y no olvidemos que también en este mismo caso se debe solicitar documentación por escrito, como por ejemplo la “certificación negativa por descubiertos en la Tesorería General de la Seguridad Social”.

Aunque me encuentro a veces con responsables de prevención que se lamentan de este incremento de la carga de gestión, en teoría desligado de la coordinación de actividades empresariales, la vinculación es ineludible.

¿Con quién se comparten los documentos?

En el proceso de la CAE se produce entonces intercambio de documentación, lo que no deja de ser un apoyo, eso sí imprescindible, a los objetivos de este proceso.

Este intercambio se genera principalmente por la solicitud de documentos de la empresa principal a las contratas. Pero nos encontramos con otras necesidades:

• La empresa principal debe compartir documentos de modo individual con cada contrata. Por ejemplo documentos de prevención relacionados con un centro de trabajo, como puede ser un plan de emergencias, o un procedimiento de trabajo.
• La empresa principal debe trasladar documentos de modo individual a un grupo de contratas definido. Por ejemplo, el acta de una reunión de planificación a la que han asistido todas ellas.
• Varias empresas deben poder intercambiar información del mismo tipo entre ellas:  en especial riesgos recíprocos en una situación de concurrencia, que además debe ser “por escrito cuando alguna de las empresas genere riesgos calificados como graves o muy graves.”.

Vemos que la necesidad de intercambio de documentos, información por escrito, afecta todas las situaciones de la CAE y en algunos casos particulares tenemos exigencias mayores.

dokify es suficientemente flexible como para dar apoyo en las distintas situaciones que nos encontremos y facilita trabajar de un modo estructurado:

• Plantillas dinámicas generan para las contratas documentos prerrellenados de modo personalizado y agilizan la gestión.
• Documentos de descarga vinculados a recibís permiten dar acceso a las contratas a información de prevención y procedimientos de trabajo.
• El módulo de obras y proyectos, combinado con el módulo de actas y el módulo de documentos compartidos entre empresas concurrentes, es perfecto para trabajar con un especial control en situaciones de más riesgo o relevancia.  

Una plataforma CAE es una gran ayuda incluso cuando trabajas con un número no muy elevado de contratas, pero se hace imprescindible en cuanto este número empieza a crecer. Con dokify puedes prestar más atención a los aspectos más importantes y ejercer tu deber de vigilancia de un modo más eficaz. Pero no olvides que toda automatización requiere de supervisión y tiene puntos en los que la intervención humana es imprescindible. Nuestro objetivo es que el proceso de la CAE sea más fácil y reducir los costes para todos aplicando tecnología.

Mejoramos continuamente nuestra plataforma CAE para que la coordinación de actividades empresariales y gestión de requisitos sea cada vez más rápida, eficiente y fácil.

dokify es la plataforma más fácil para la coordinación de actividades empresariales (CAE), creamos una red colaborativa de empresas.

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Extractos de legislación de coordinación de actividades empresariales y el estatuto de los trabajadores

Por si te interesa, te dejo algunos extractos de la legislación aplicables. ¡Nunca está de más refrescar conceptos!

Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores.

Artículo 42. Subcontratación de obras y servicios.

1. Los empresarios que contraten o subcontraten con otros la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad de aquellos deberán comprobar que dichos contratistas están al corriente en el pago de las cuotas de la Seguridad Social. Al efecto, recabarán por escrito, con identificación de la empresa afectada, certificación negativa por descubiertos en la Tesorería General de la Seguridad Social, que deberá librar inexcusablemente dicha certificación en el término de treinta días improrrogables y en los términos que reglamentariamente se establezcan. Transcurrido este plazo, quedará exonerado de responsabilidad el empresario solicitante.
2. El empresario principal, salvo el transcurso del plazo antes señalado respecto a la Seguridad Social, y durante los tres años siguientes a la terminación de su encargo, responderá solidariamente de las obligaciones referidas a la Seguridad Social contraídas por los contratistas y subcontratistas durante el periodo de vigencia de la contrata.

Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales.

Artículo 4. Deber de cooperación.

1. Cuando en un mismo centro de trabajo desarrollen actividades trabajadores de dos o más empresas, éstas deberán cooperar en la aplicación de la normativa de prevención de riesgos laborales en la forma que se establece en este capítulo.

El deber de cooperación será de aplicación a todas las empresas y trabajadores autónomos concurrentes en el centro de trabajo, existan o no relaciones jurídicas entre ellos.

2. Las empresas a que se refiere el apartado 1 deberán informarse recíprocamente sobre los riesgos específicos de las actividades que desarrollen en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las otras empresas concurrentes en el centro, en particular sobre aquellos que puedan verse agravados o modificados por circunstancias derivadas de la concurrencia de actividades.

La información deberá ser suficiente y habrá de proporcionarse antes del inicio de las actividades, cuando se produzca un cambio en las actividades concurrentes que sea relevante a efectos preventivos y cuando se haya producido una situación de emergencia.

La información se facilitará por escrito cuando alguna de las empresas genere riesgos calificados como graves o muy graves.

Artículo 10. Deber de vigilancia del empresario principal.

1. El empresario principal, además de cumplir las medidas establecidas en los capítulos II y III de este real decreto, deberá vigilar el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales por parte de las empresas contratistas o subcontratistas de obras y servicios correspondientes a su propia actividad y que se desarrollen en su propio centro de trabajo.
2. Antes del inicio de la actividad en su centro de trabajo, el empresario principal exigirá a las empresas contratistas y subcontratistas que le acrediten por escrito que han realizado, para las obras y servicios contratados, la evaluación de riesgos y la planificación de su actividad preventiva.

Asimismo, el empresario principal exigirá a tales empresas que le acrediten por escrito que han cumplido sus obligaciones en materia de información y formación respecto de los trabajadores que vayan a prestar sus servicios en el centro de trabajo.

Las acreditaciones previstas en los párrafos anteriores deberán ser exigidas por la empresa contratista, para su entrega al empresario principal, cuando subcontratara con otra empresa la realización de parte de la obra o servicio.

3. El empresario principal deberá comprobar que las empresas contratistas y subcontratistas concurrentes en su centro de trabajo han establecido los necesarios medios de coordinación entre ellas.

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