Versão actualizada em 15/04/2025

Estes são os termos de utilização da plataforma denominada "Dokify" operada pela Almaglobal S.L.U. (os "Termos de Utilização da Plataforma", a "Plataforma" ou "Dokify", e "AlmaGlobal", respetivamente) e as condições gerais de contratação dos serviços (as "Condições Gerais"), coletivamente designados por "Termos e Condições". Constituem um instrumento jurídico vinculativo entre a pessoa singular ou colectiva que contrata os serviços de software como serviço (SaaS) ligados à Plataforma (doravante, o "Cliente" e os "Serviços", respetivamente).

O presente documento estabelece as Condições Gerais dos serviços entre a AlmaGlobal, com sede social na Calle Proción 7, Edificio América II, Portal 4, Plantas H, I, J, Madrid, 28023, inscrita no Registo Comercial de Madrid no tomo 29387, fólio 99, folha M-528963 e com o Número de Identificação Fiscal B86311693, e o Cliente, de acordo com a identificação das partes que consta nas condições particulares do contrato (as "Condições Particulares").

A AlmaGlobal faz parte do grupo de empresas Nalanda Global e, por sua vez, está associada à Once For All Ltd. Ambas as entidades estão ligadas de acordo com a sua estrutura empresarial e operacional.

Os Termos e Condições constantes do presente documento, juntamente com as Condições Especiais, as obrigações e responsabilidades constantes da Política de Privacidade e quaisquer outros acordos celebrados entre a AlmaGlobal e o Cliente (o "Contrato"), regem a relação contratual entre a AlmaGlobal e o Cliente.

Além disso, os Termos de Utilização da Plataforma aplicar-se-ão diretamente a qualquer pessoa que navegue nos URLs disponibilizados pela AlmaGlobal ou que aceda à Plataforma e que tenha aceite os Termos de Utilização da Plataforma no âmbito da relação contratual entre a AlmaGlobal e o Cliente (o "Utilizador").

Na ausência de outros termos ou condições específicas, os presentes Termos e Condições aplicar-se-ão igualmente às ferramentas tecnológicas e aplicações disponibilizadas ao Cliente e/ou Utilizadores pela AlmaGlobal para a prestação de serviços complementares ao serviço principal oferecido através da Plataforma.

Sem prejuízo dos termos abaixo especificados, a relação entre a AlmaGlobal e o Cliente rege-se pelo cumprimento da legislação em vigor em matéria de proteção de dados, prestação de serviços da sociedade da informação, subcontratação, prevenção de riscos profissionais e prevenção do branqueamento de capitais, incluindo, mas não se limitando, ao seguinte:

• Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD).
• Lei Orgânica 3/2018 (LOPDGDD).
• Lei 34/2002 (LSSICE).
• Lei 10/2010 relativa à prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo.
• Lei 32/2006, que regula a subcontratação no sector da construção.
• Lei 31/1995, relativa à prevenção dos riscos profissionais.
• Real Decreto 171/2004, sobre a coordenação das actividades empresariais.

Os termos em maiúsculas têm o significado definido na cláusula 21 "Definições".

1) Objeto e âmbito de aplicação dos termos e condições

1. As condições aplicáveis a todos os Clientes e/ou Utilizadores registados na plataforma Dokify estão definidas em relação aos diferentes planos de contratação disponíveis(ver planos).
2. As presentes condições não se aplicam diretamente aos Utilizadores registados nas modalidades sujeitas a condições específicas acordadas; podem aplicar-se subsidiariamente se não as contradisserem.
3. Como o Dokify é oferecido como SaaS, inclui serviços associados que são indispensáveis para o seu correto funcionamento, que estão expressamente incluídos neste documento.
4. Estão excluídos os serviços de parametrização, personalização e/ou integração com terceiros, sujeitos a Condições Especiais.
5. A AlmaGlobal autoriza a utilização e dá acesso ao Cliente (e aos Utilizadores) à Plataforma através de uma licença intransmissível, não sublicenciável e não exclusiva, com o único objetivo de usufruir dos Serviços.
6. A licença é limitada no tempo à duração do Período de Subscrição atual, de acordo com as Condições Especiais e/ou Ordem de Compra.
7. A Ordem de Compra pode estabelecer um Perímetro de Utilização, modificável apenas por meio de uma nova Ordem de Compra escrita.
8. A licença está condicionada ao cumprimento de todas as obrigações do Cliente, nomeadamente o pagamento dos preços da Ordem de Compra.

2) Como registar-se na Plataforma?

2.1 Validação na plataforma e procedimento de registo

1. Validação pelo Chefe de Fila: o registo do Utilizador deve ser validado por uma organização previamente validada. Processo: (i) o Chefe de Fila envia o convite; (ii) o Utilizador aceita e recebe o link por e-mail; (iii) completa o registo e acede à Plataforma.
2. Registo da empresa: fornecimento de dados (nome da empresa, endereço eletrónico do responsável) e motivos do registo; aceitação expressa das presentes Condições Gerais e da Política de Privacidade.
3. Acesso e seleção do plano: escolha do plano em https://app.dokify.net/app/license, sujeito a condições específicas e a uma eventual negociação.
4. Empresas subcontratantes: os subcontratantes completarão o seu perfil (dados, número de trabalhadores, etc.). Receberão credenciais, mas não poderão partilhar documentação enquanto o registo não estiver concluído.

2.2 Processo de recrutamento

1. Seleção da modalidade: opção "Pacote de contratos", com indicação do preço e do IVA. Processo totalmente eletrónico a partir da área privada.
2. Aceitação dos termos e condições: assinalando a caixa para aceitar os Termos e Condições e a Política de Privacidade.
3. Pagamento: através de um gateway protegido por SSL (https://), gerido por uma instituição financeira de confiança. Tarifas em função de factores (empregados, modo de prevenção, etc.).
4. Confirmação: correio eletrónico de confirmação automática após o pagamento. Se não for recebido, verifique o spam/antispam e, caso contrário, notifique a AlmaGlobal.

2.3 Ativação da plataforma

Após a conclusão do registo e do pagamento, a AlmaGlobal activará a Plataforma e atribuirá funções e credenciais (nome de utilizador e palavra-passe) para um acesso seguro.

3. Descrição dos serviços Dokify

3.1 Ativação e funcionalidade

Inclui a ativação da conta, o registo do Utilizador e a atribuição de funções de acesso, sujeito às condições e limitações dos presentes Termos e Condições.

3.2 Alojamento da plataforma

1. Infraestrutura: alojada na Google Cloud Platform (UE), com normas de segurança, confidencialidade e integridade. Condições: cloud.google.com/terms.
2. Armazenamento predefinido: 256 MB por conta de utilizador; expansível através do serviço adicional dokifyBox(ver opções).

3.3 Cópia de segurança

Cópias de segurança diárias. Uma cópia por ano gratuita mediante pedido; cópias adicionais sujeitas a uma taxa determinada pela AlmaGlobal.

3.4 Manutenção

Manutenção das infra-estruturas e do software para garantir o bom funcionamento. De preferência de manhã cedo e com um pré-aviso mínimo de 15 dias, exceto em caso de força maior. Não gera indemnização por indisponibilidade derivada da manutenção.

3.5 Atualização e novas versões

A AlmaGlobal poderá desenvolver e publicar novas versões com melhorias/funcionalidades. O Utilizador não tem o direito de exigir a sua implementação, exceto se tal for exigido por lei. Complementado pela Cláusula 18.

3.6 Disponibilidade de informações no final do contrato

Em caso de rescisão, a AlmaGlobal colocará a informação/documentação à disposição do Utilizador em formato interoperável (CSV ou XML) num prazo máximo de 30 dias úteis. Não garante a compatibilidade com sistemas de terceiros.

3.7 Apoio técnico e ao utilizador

Apoio de segunda a sexta-feira, 08:00-16:00 (espanhol e inglês). Tel: (+34) 918 388 049 - Email: soporte@dokify.net.

3.8 Serviços complementares

Contratação independente. Em caso de recurso a terceiros, o utilizador será notificado com pelo menos 30 dias de antecedência.

4. Duração e rescisão do contrato

4.1 Duração

4.1.1 Período de subscrição

Salvo acordo em contrário na Ordem de Compra, os presentes Termos e Condições aplicar-se-ão a partir do início do Período de Assinatura e enquanto o Período de Assinatura estiver em curso.

4.1.2 Extensões

Renovação automática por períodos sucessivos com a mesma duração, exceto se a não renovação for comunicada por escrito 60 dias antes do termo do contrato.

4.2 Rescisão

1. Causas:
   • Não renovação do período de subscrição.
   • Incumprimento das obrigações na sequência de um pedido não sanado no prazo de 1 mês; se irremediável, rescisão imediata. É considerada irremediável a violação dos direitos de PI/Industrial da AlmaGlobal (Cláusula 6/7 conforme aplicável), entre outros.
   • Descontinuidade da atividade, liquidação ou alteração substancial.
   • Penhoras, execuções hipotecárias ou outras medidas que evidenciem dificuldades financeiras.
   • Transacções empresariais que coloquem o Cliente sob o controlo de um concorrente real ou potencial da AlmaGlobal.
2. Para os motivos a), c), d) e e), é necessário um aviso escrito indicando a data efectiva.
3. O Cliente pode rescindir unilateralmente o contrato a qualquer momento, com um pré-aviso de 60 dias; esta rescisão não dispensa o pagamento de todos os montantes devidos até ao final do período em curso e não confere ao Cliente o direito a qualquer reembolso.
4. Em caso de rescisão, o Cliente e os Utilizadores perdem automaticamente o acesso à Plataforma.

5. Preços e pagamentos

1. Preços e condições de faturação/pagamento: de acordo com a Ordem de Compra.
2. Na prorrogação automática, atualização pelo IPC (Índice Geral Nacional), sem resultar num preço inferior ao do ano anterior.
3. Os preços não incluem impostos, direitos e outros encargos, exceto quando expressamente indicado; cada parte suportará os seus próprios encargos em conformidade com a lei.
4. Atraso de pagamento: juros de mora legais + 3 pontos.
5. A AlmaGlobal pode suspender ou terminar os Serviços por falta de pagamento.
6. Serviços adicionais: faturação independente; revisão trimestral e faturação de quantidades adicionais; possibilidade de consolidação numa única fatura, se for caso disso.

6. Propriedade intelectual e industrial

1. A AlmaGlobal é proprietária de todos os direitos de propriedade intelectual e industrial sobre a Plataforma e elementos relacionados (código, interface, bases de dados, manuais; marcas, logótipos, nomes comerciais e sinais distintivos).
2. Propriedade do know-how e dos resultados dos trabalhos derivados da relação com o Cliente (implementações, desenvolvimentos ou integrações).
3. A subscrição concede um direito limitado de utilização do Perímetro de Utilização por licença (não por venda). É proibida a venda, o aluguer, a distribuição, a cessão ou a transferência a terceiros.
4. Licença não exclusiva e isenta de royalties do Cliente à AlmaGlobal para marcas/sinais para prestar os Serviços e para mencionar o Cliente como referência (apresentações, web, redes, etc.). O Cliente pode opor-se mediante notificação escrita para o endereço constante da Ordem de Compra.

7. Obrigações do cliente

1. Utilizar a Plataforma e as credenciais de forma confidencial e de acordo com as instruções de utilização e segurança, e aplicá-las aos seus Utilizadores.
2. Comunicar o acesso não autorizado.
3. Promover a boa utilização em conformidade com a lei, a boa fé e as condições de utilização da Plataforma.
4. Assegurar a compatibilidade da Plataforma com os seus sistemas, redes e ligações.
5. Não exceder o número máximo de Utilizadores estabelecido na Ordem de Compra.
6. Assegurar a exatidão, a exaustividade e a legalidade dos dados/materiais fornecidos e obter os consentimentos/autorizações necessários.
7. Fornecer à AlmaGlobal as informações necessárias para a execução do Contrato.

8. Obrigações da AlmaGlobal

1. Disponibilidade dos recursos humanos e tecnológicos necessários.
2. Notificar o Cliente de alterações regulamentares/tecnológicas fora do controlo da AlmaGlobal que possam afetar o desempenho.
3. Possuir as autorizações, licenças e autorizações necessárias (incluindo para o software).

9. Utilizações não autorizadas da Plataforma

Utilização exclusiva para o seu próprio objetivo: gestão de documentos empresariais.

1. Não facultar o acesso a terceiros, exceto nos casos previstos no contrato.
2. Não transmitir/instalar vírus ou outros elementos nocivos.
3. Não tentar aceder a secções, sistemas ou redes de acesso restrito.
4. Não violar as medidas de segurança ou de autenticação.
5. Não modificar, replicar, efetuar engenharia inversa ou descompilar, exceto nos casos permitidos por lei.
6. Não interferir com o desempenho e não utilizar em excesso, causando saturação.
7. Não extrair informações para desenvolver um produto/serviço concorrente.
8. Não violar os regulamentos aplicáveis.

10. Restrição do acesso à plataforma

A AlmaGlobal poderá suspender temporária ou definitivamente o acesso, sem qualquer responsabilidade, quando:

• Manutenção programada ou de emergência (com aviso prévio em caso de manutenção programada).
• Existe uma suspeita razoável de violação do contrato, violação da lei ou risco de segurança.
• Exigido por uma autoridade competente.
• O Cliente não cumpre os seus compromissos, nomeadamente os compromissos de pagamento (em conformidade com a cláusula 5/6, consoante o caso).

Isto não prejudica os outros direitos da AlmaGlobal, incluindo a rescisão do Contrato (ver Cláusula 4.2).

11. Auditoria

1. A AlmaGlobal poderá efetuar auditorias a qualquer momento (a expensas suas, com aviso prévio razoável e sem interferência substancial) para verificar: (i) se apenas os Utilizadores autorizados estão a aceder aos Serviços, e (ii) se a utilização está de acordo com o Contrato.
2. Caso seja detectado um acesso não autorizado ou uma infração, a AlmaGlobal poderá desativar as palavras-passe/mecanismos de acesso até à receção do respetivo suplemento de preço e taxa de auditoria.

12. Confidencialidade

1. As informações confidenciais podem ser partilhadas durante o período de vigência.
2. A menos que expressamente autorizado, a parte recetora compromete-se a: (i) mantê-lo secreto; (ii) não o reproduzir; (iii) guardá-lo diligentemente (pelo menos com o mesmo padrão aplicado às suas próprias informações); (iv) partilhá-lo apenas com funcionários/colaboradores que precisem de o saber; (v) utilizá-lo apenas para a execução do Contrato; e (vi) devolvê-lo ou destruí-lo quando necessário (a menos que seja legalmente obrigado a retê-lo).
3. As partes imporão estas obrigações aos seus utilizadores, empregados e colaboradores.
4. As condições económicas da ordem de compra são informações confidenciais.
5. A confidencialidade não se aplica quando a divulgação é exigida por lei ou por ordem judicial/administrativa, com notificação à outra parte sempre que legalmente possível.
6. A AlmaGlobal pode revelar Informação Confidencial a subcontratantes, seguradoras, consultores e afiliados, conforme necessário para efeitos do Contrato.
7. As obrigações de confidencialidade aplicam-se durante o período de vigência e após a cessação do contrato.

13. Proteção dos dados pessoais

13.1 Dever mútuo de informação

O tratamento de dados pessoais efectuado pela AlmaGlobal no âmbito da prestação de Serviços rege-se pela presente cláusula, pela Política de Privacidade e, quando aplicável, pelo contrato de tratamento anexo.

13.1.1 Objetivo

Tratamento necessário para a celebração, execução, desenvolvimento, manutenção e controlo do Contrato; cumprimento de obrigações legais (gestão administrativa, fiscal e contabilística); e fins administrativos intragrupo.

13.1.2 Em pé

Execução do contrato, cumprimento de obrigações legais e interesse legítimo.

13.1.3 Período de conservação

Durante a execução e, posteriormente, 6 anos após a cessação (ou mais, se aplicável). Depois disso, destruição segura se não houver incidentes.

13.1.4 Destinatários

Empresas do grupo (interesse legítimo, fins administrativos); autoridades competentes (obrigação legal); e processadores (agências, consultores, TI, serviços da sociedade da informação) sob contrato.

13.1.5 Transferências internacionais

Possíveis transferências para fora do EEE, protegidas por: (i) cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Comissão Europeia; ou (ii) decisões de adequação.

13.1.6 Direitos

Acesso, retificação, supressão, oposição, limitação, portabilidade; através do endereço registado ou do correio eletrónico indicado em 13.1.7. Reclamação junto da AEPD(www.aepd.es).

13.1.7 Responsável e contacto

A parte responsável é cada empresa que assina o Contrato. DPD da AlmaGlobal: dpo.nalanda@onceforall.com.

14. Declarações e responsabilidades do cliente

1. A Plataforma não foi concebida ou adaptada às necessidades individuais do Cliente; o Cliente deve verificar a sua adequação antes de a contratar.
2. O Cliente é responsável pelas informações publicadas por si ou pelos seus Utilizadores e garante que estas não infringem a regulamentação ou os direitos de terceiros e que não contêm elementos prejudiciais.
3. Indemnização: O Cliente isentará a AlmaGlobal de quaisquer danos/reclamações/custos decorrentes (i) da utilização da Plataforma pelos Clientes/Utilizadores (incluindo utilização indevida: perda de palavras-passe, pirataria informática), ou (ii) da violação de obrigações legais/contratuais por parte dos Clientes/Utilizadores.
4. Limite de responsabilidade do cliente: não será responsável por danos consequentes, perda de lucros, perda de dados/informações, perda de lucros ou danos especiais causados a terceiros.

15. Representações e responsabilidades da AlmaGlobal

1. A AlmaGlobal garante que detém os direitos de PI/Industrial necessários para a concessão das licenças.
2. A Plataforma é fornecida numa base "como está" e "como disponível", sem garantias expressas ou implícitas. A AlmaGlobal não poderá ser responsabilizada, entre outros, por:
   • Inadequação da plataforma.
   • Falta de acessibilidade, disponibilidade, facilidade de utilização ou desempenho.
   • Erros ou falta de exatidão/qualidade dos dados.
   • Intrusões ou vírus de terceiros na conta do Cliente ou nos seus sistemas.
   • Incompatibilidades com dispositivos ou redes de Clientes.
3. Se a Plataforma ou a sua utilização infringir ou puder infringir direitos ou regulamentos, a AlmaGlobal pode: (i) modificá-la a expensas suas; (ii) adquirir as licenças necessárias; ou (iii) rescindir o Contrato. Em caso de prejuízo, devolução pro rata. O Cliente eliminará as cópias se tal lhe for solicitado.
4. Exclusões: A AlmaGlobal não será responsável por danos consequenciais, penalizações, lucros cessantes, perda de dados/informação, lucros cessantes ou danos especiais.
5. Limite global: até ao montante efetivamente pago pelo Cliente pela Plataforma nos 6 meses anteriores ao evento causal.
6. A prescrição não se aplica em caso de dolo. Quando a lei não permite a isenção/limitação, esta aplica-se na medida máxima permitida.

16. Cessão e subcontratação

1. Os direitos/obrigações não podem ser cedidos sem autorização prévia por escrito da outra parte. Não é necessária qualquer autorização (mas sim informação) se a cessão for feita a uma entidade do mesmo grupo ou a um terceiro que adquira a totalidade ou uma parte substancial das acções/activos/negócio.
2. A AlmaGlobal poderá subcontratar a prestação da totalidade ou de parte dos serviços.

17. Notificações

1. As comunicações relativas ao Contrato devem ser efectuadas por escrito (correio, bureaufax ou correio eletrónico) para os endereços indicados na Ordem de Compra. As cartas com aviso de receção e os telegramas/burofaxes/e-mails com comprovativo de receção serão considerados como tendo sido recebidos.
2. As partes comunicarão prontamente quaisquer alterações nos seus endereços de contacto.

18. Alterações à plataforma

1. A AlmaGlobal pode, a qualquer momento e sem aviso prévio, efetuar melhorias, substituições ou modificações nas funcionalidades ou conteúdos (devido a capacidades acrescidas, conformidade regulamentar ou compatibilidade com novas normas).
2. Não haverá incumprimento quando modificações fora do controlo da AlmaGlobal afectem o seu funcionamento, mesmo que parcial ou totalmente incapacitando a sua utilização.
3. Para alterações não motivadas por regulamentos, a AlmaGlobal notificará e dará um mês para que o Cliente manifeste a sua intenção de rescindir, sendo que a ausência de tal notificação será entendida como aceitação tácita.

19) Diversos

1. Independência: as partes actuam por si próprias como empresários independentes; não é criada qualquer relação de trabalho, nem qualquer empresa comum, franquia, agência, etc.
2. Totalidade: o presente Contrato constitui a totalidade do acordo, substituindo acordos/negociações anteriores, exceto no caso de um contrato separado.
3. Preservação: a nulidade de uma estipulação não afecta a validade das restantes.
4. Renúncia: o não exercício dos direitos não implica a sua renúncia, salvo indicação em contrário por escrito.
5. Língua predominante: espanhol. Em caso de conflito com outras versões fornecidas a título de cortesia, prevalece a versão em espanhol.
6. Actualizações: A AlmaGlobal pode atualizar periodicamente este Contrato; fornecerá um aviso sobre as actualizações. É da responsabilidade do Cliente revê-las. A continuação da utilização após o aviso implica a aceitação. Se não aceitar, não poderá continuar a utilizar a Plataforma.

Jurisdição e legislação aplicável

1. Lei aplicável: direito comum espanhol.
2. Jurisdição: os tribunais da Villa de Madrid (Espanha), com renúncia expressa a qualquer outra jurisdição.

21. Definições

1. Todas as definições constantes do presente documento são válidas e aplicáveis no âmbito do Contrato.
2. O singular inclui o plural e vice-versa quando o contexto o exige.
3. Termos capitalizados:
   • Acordo: estes Termos e Condições Gerais, os Termos e Condições Adicionais, a Oferta e a Ordem de Compra ao abrigo dos quais a AlmaGlobal fornece serviços SaaS.
   • AlmaGlobal: Almaglobal S.L.U., Calle Proción 7, Edificio América II, Portal 4, Plantas H, I, J, Madrid, 28023, RM Madrid tomo 29387, folio 99, hoja M-528963, NIF B86311693.
   • Plataforma: infraestrutura tecnológica desenvolvida pela AlmaGlobal para a prestação de serviços SaaS.
   • Cliente: empresa ou entidade que contrata uma subscrição da Plataforma e que consta da Ordem de Compra.
   • Ordem de compra: documento que formaliza o contrato (dados do cliente, preço de subscrição, etc.).
   • Perímetro de utilização: âmbito da licença (por exemplo, empresas do grupo abrangidas). Se for limitado, este facto deve ser expressamente indicado na Ordem de Compra.
   • Período de subscrição: duração da licença de utilização contratada.
   • Serviços: serviços de gestão de documentos fornecidos em modo SaaS.
   • Informações confidenciais: informações de qualquer natureza divulgadas entre as partes no âmbito do contrato, independentemente do seu formato.
   • Utilizadores: pessoas singulares (empregados, representantes, gestores, administradores, acionistas, consultores ou agentes) que acedem à Plataforma por conta do Cliente.
   • Subsidiária: uma entidade que, direta ou indiretamente, controla, é controlada por ou está sob controlo comum de uma das Partes (controlo: poder de dirigir a gestão e as políticas através de participação, contrato ou outro).