Version mise à jour le 15/04/2025

Il s'agit des conditions d'utilisation de la plateforme appelée "Dokify" exploitée par Almaglobal S.L.U. (les "conditions d'utilisation de la plateforme", la "plateforme" ou "Dokify", et "AlmaGlobal", respectivement) et des conditions générales d'engagement des services (les "conditions générales"), collectivement désignées comme les "conditions générales". Elles constituent un instrument juridique contraignant entre la personne physique ou morale qui contracte les services de logiciel-service (SaaS) liés à la plateforme (ci-après, le "client" et les "services", respectivement).

Le présent document établit les conditions générales des services entre AlmaGlobal, dont le siège social est situé Calle Proción 7, Edificio América II, Portal 4, Plantas H, I, J, Madrid, 28023, inscrite au Registre du Commerce de Madrid au volume 29387, folio 99, page M-528963 et dont le numéro d'identification fiscale est B86311693, et le Client, conformément à l'identification des parties qui apparaît dans les conditions particulières du contrat (les "Conditions Particulières").

AlmaGlobal fait partie du groupe d'entreprises Nalanda Global et est associé à Once For All Ltd. Les deux entités sont liées par leur structure d'entreprise et opérationnelle.

Les conditions générales énoncées dans le présent document, ainsi que les conditions particulières, les obligations et les responsabilités énoncées dans la politique de confidentialité et tout autre accord conclu entre AlmaGlobal et le client (l'"accord"), régissent la relation contractuelle entre AlmaGlobal et le client.

En outre, les conditions d'utilisation de la plate-forme s'appliqueront directement à toute personne qui navigue sur les URL mis à disposition par AlmaGlobal ou qui accède à la plate-forme et qui a accepté les conditions d'utilisation de la plate-forme dans le cadre de la relation contractuelle entre AlmaGlobal et le client (l'"utilisateur").

En l'absence d'autres conditions spécifiques, les présentes Conditions générales s'appliquent également aux outils technologiques et aux applications mis à la disposition du Client et/ou des Utilisateurs par AlmaGlobal pour la fourniture de services complémentaires au service principal offert par l'intermédiaire de la Plateforme.

Sans préjudice des conditions spécifiées ci-dessous, la relation entre AlmaGlobal et le Client sera régie par le respect de la législation en vigueur en matière de protection des données, de fourniture de services de la société de l'information, de sous-traitance, de prévention des risques professionnels et de prévention du blanchiment d'argent, y compris, mais sans s'y limiter, ce qui suit :

• Règlement (UE) 2016/679 (GDPR).
• Loi organique 3/2018 (LOPDGDD).
• Loi 34/2002 (LSSICE).
• Loi 10/2010 sur la prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme.
• Loi 32/2006, réglementant la sous-traitance dans le secteur de la construction.
• Loi 31/1995 sur la prévention des risques professionnels.
• Décret royal 171/2004, sur la coordination des activités des entreprises.

Les termes en majuscules ont la signification indiquée dans la clause 21 "Définitions".

1. l'objet et le champ d'application des conditions générales

1. Les conditions applicables à tous les clients et/ou utilisateurs enregistrés sur la plateforme Dokify sont définies en fonction des différents plans contractuels disponibles(voir plans).
2. Les présentes conditions ne s'appliquent pas directement aux utilisateurs enregistrés selon des modalités soumises à des conditions spécifiques convenues ; elles peuvent s'appliquer à titre subsidiaire si elles ne les contredisent pas.
3. Dokify étant proposé en tant que SaaS, il comprend des services associés indispensables à son bon fonctionnement, qui sont expressément inclus dans le présent document.
4. Les services de paramétrage, de personnalisation et/ou d'intégration avec des tiers, soumis à des conditions particulières, sont exclus.
5. AlmaGlobal autorise l'utilisation et donne accès au Client (et aux Utilisateurs) à la Plateforme par le biais d'une licence non transférable, non sous-licenciable et non exclusive dans le seul but de profiter des Services.
6. La licence est limitée dans le temps à la durée de la période d'abonnement en cours, conformément aux conditions particulières et/ou au bon de commande.
7. Le bon de commande peut établir un périmètre d'utilisation, modifiable uniquement au moyen d'un nouveau bon de commande écrit.
8. La licence est subordonnée à l'exécution de toutes les obligations du client, en particulier le paiement des prix de la commande.

2) Comment s'inscrire sur la plate-forme ?

2.1 Validation sur la plateforme et procédure d'inscription

1. Validation par le contractant principal : l'inscription de l'utilisateur doit être validée par une organisation préalablement validée. Processus : (i) le contractant principal envoie une invitation ; (ii) l'utilisateur accepte et reçoit un lien par courrier électronique ; (iii) il complète son inscription et accède à la plate-forme.
2. Enregistrement de l'entreprise : fourniture des données (nom de l'entreprise, adresse électronique de la personne responsable) et des raisons de l'enregistrement ; acceptation expresse des présentes conditions générales et de la politique de protection de la vie privée.
3. Accès et sélection du plan : choix du plan sur https://app.dokify.net/app/license, sous réserve de conditions spécifiques et d'une éventuelle négociation.
4. Entreprises sous-traitantes : les sous-traitants doivent compléter leur profil (données, nombre de travailleurs, etc.). Ils recevront des informations d'identification, mais ne pourront pas partager de documentation tant que l'enregistrement ne sera pas terminé.

2.2 Procédure de recrutement

1. Sélection de la modalité : option "Contract Package", avec prix et détails de la TVA. Processus entièrement électronique depuis l'espace privé.
2. Acceptation des conditions générales : en cochant la case pour accepter les conditions générales et la politique de confidentialité.
3. Paiement : via une passerelle sécurisée SSL (https://), géré par une institution financière de confiance. Tarifs en fonction de facteurs (employés, mode de prévention, etc.).
4. Confirmation : courriel de confirmation automatique après le paiement. S'il n'est pas reçu, vérifiez les spams/antispams et, à défaut, prévenez AlmaGlobal.

2.3 Activation de la plate-forme

Une fois l'inscription et le paiement effectués, AlmaGlobal activera la plateforme et attribuera des rôles et des identifiants (nom d'utilisateur et mot de passe) pour un accès sécurisé.

3. Description des services Dokify

3.1 Activation et fonctionnalité

Comprend l'activation du compte, l'enregistrement de l'utilisateur et l'attribution de rôles d'accès, sous réserve des conditions et limitations des présentes conditions générales.

3.2 Hébergement de la plate-forme

1. Infrastructure : hébergée sur Google Cloud Platform (EU), avec des normes de sécurité, de confidentialité et d'intégrité. Conditions : cloud.google.com/terms.
2. Stockage par défaut : 256 Mo par compte d'utilisateur ; extensible via le service supplémentaire dokifyBox(voir options).

3.3 Sauvegarde

Sauvegardes quotidiennes. Une copie par an gratuite sur demande ; les copies supplémentaires sont soumises à des frais déterminés par AlmaGlobal.

3.4 Maintenance

Maintenance de l'infrastructure et des logiciels pour assurer le bon fonctionnement. De préférence tôt le matin et avec un préavis d'au moins 15 jours, sauf en cas de force majeure. Elle ne génère pas de compensation pour l'indisponibilité liée à la maintenance.

3.5 Mise à jour et nouvelles versions

AlmaGlobal peut développer et publier de nouvelles versions avec des améliorations/fonctionnalités. L'utilisateur n'a pas le droit d'exiger leur mise en œuvre, sauf si la loi l'exige. Complété par la clause 18.

3.6 Disponibilité des informations à la fin du contrat

En cas de résiliation, AlmaGlobal mettra les informations/documentations à la disposition de l'utilisateur dans un format interopérable (CSV ou XML) dans un délai maximum de 30 jours ouvrables. Elle ne garantit pas la compatibilité avec des systèmes tiers.

3.7 Service aux utilisateurs et assistance technique

Assistance du lundi au vendredi, de 08h00 à 16h00 (espagnol et anglais). Tel : (+34) 918 388 049 - Email : soporte@dokify.net.

3.8 Services complémentaires

Contrats indépendants. En cas de recours à des tiers, l'utilisateur en est informé au moins 30 jours à l'avance.

4. Durée et résiliation du contrat

4.1 Durée

4.1.1 Période d'abonnement

Sauf accord contraire dans le bon de commande, les présentes conditions générales s'appliquent à partir du début de la période d'abonnement et tant qu'une période d'abonnement est en cours.

4.1.2 Extensions

Renouvellement automatique pour des périodes successives de même durée, à moins qu'un avis écrit de non-renouvellement ne soit donné 60 jours avant l'expiration.

4.2 Résiliation

1. Les causes :
   • Non-renouvellement de la période d'abonnement.
   • Non-respect des obligations à la suite d'une demande non réparée dans un délai d'un mois ; si irrémédiable, résiliation immédiate. La violation des droits de propriété intellectuelle/industrielle d'AlmaGlobal (clause 6/7 selon le cas), entre autres, est considérée comme irrémédiable.
   • Cessation d'activité, liquidation ou modification substantielle.
   • Les privilèges, saisies ou autres mesures attestant de difficultés financières.
   • Les transactions d'entreprise qui placent le client sous le contrôle d'un concurrent réel ou potentiel d'AlmaGlobal.
2. Pour les motifs a), c), d) et e), une notification écrite indiquant la date d'entrée en vigueur est requise.
3. Le client peut résilier unilatéralement à tout moment avec un préavis de 60 jours ; cela ne dispense pas du paiement de tous les montants dus jusqu'à la fin de la période en cours et ne donne pas droit à un remboursement.
4. En cas de résiliation, le client et les utilisateurs perdront automatiquement l'accès à la plate-forme.

5. Prix et paiements

1. Prix et conditions de facturation/paiement : selon le bon de commande.
2. En extension automatique, actualisation par l'IPC (Indice Général National), sans pour autant aboutir à un prix inférieur à celui de l'année précédente.
3. Les prix s'entendent hors taxes, droits et autres charges, sauf mention expresse ; chaque partie supporte ses propres charges conformément à la loi.
4. Retard de paiement : intérêts de retard légaux + 3 points.
5. AlmaGlobal peut suspendre ou résilier les services en cas de non-paiement.
6. Services supplémentaires : facturation séparée ; examen et facturation trimestriels des quantités supplémentaires ; possibilité de consolidation en une seule facture, le cas échéant.

6. Propriété intellectuelle et industrielle

1. AlmaGlobal détient tous les droits de propriété intellectuelle et industrielle sur la plate-forme et les éléments connexes (code, interface, bases de données, manuels ; marques, logos, noms commerciaux et signes distinctifs).
2. Propriété du savoir-faire et des résultats des travaux découlant de la relation avec le client (développements de la mise en œuvre ou intégrations).
3. L'abonnement confère un droit d'utilisation limité au périmètre d'utilisation par licence (et non par vente). Il est interdit de vendre, louer, distribuer, céder ou transférer à des tiers.
4. la licence non exclusive et libre de redevance accordée par le client à AlmaGlobal sur les marques/enseignes pour fournir les services et mentionner le client comme référence (présentations, web, réseaux, etc.). Le client peut s'y opposer par notification écrite à l'adresse figurant sur le bon de commande.

7. Obligations du client

1. utiliser la plate-forme et les informations d'identification de manière confidentielle et conformément aux instructions d'utilisation et de sécurité, et les faire respecter par ses utilisateurs.
2. Signaler tout accès non autorisé.
3. Promouvoir le bon usage conformément à la loi, à la bonne foi et aux conditions d'utilisation de la plate-forme.
4. Assurer la compatibilité de la plate-forme avec vos systèmes, réseaux et liens.
5. Ne pas dépasser le nombre maximum d'utilisateurs indiqué dans le bon de commande.
6. S'assurer de l'exactitude, de l'exhaustivité et de la légalité des données/matériels fournis et obtenir les consentements/autorisations nécessaires.
7. Fournir à AlmaGlobal les informations nécessaires à l'exécution du contrat.

8. Obligations d'AlmaGlobal

1. La disponibilité des ressources humaines et technologiques nécessaires.
2. Informer le client des changements réglementaires/technologiques échappant au contrôle d'AlmaGlobal et susceptibles d'influer sur les performances.
3. Disposer des permis, licences et autorisations nécessaires (y compris pour les logiciels).

9. Utilisations non autorisées de la plate-forme

Utilisation exclusive à des fins propres : gestion de documents d'entreprise.

1. Ne pas fournir d'accès à des tiers, sauf dans les cas prévus par le contrat.
2. Ne pas transmettre/installer de virus ou d'autres éléments nuisibles.
3. N'essayez pas d'accéder à des sections, systèmes ou réseaux restreints.
4. Ne pas enfreindre les mesures de sécurité ou d'authentification.
5. Ne pas modifier, reproduire, désosser ou décompiler, sauf dans les cas autorisés par la loi.
6. Ne pas interférer avec les performances et ne pas en abuser, ce qui entraînerait une saturation.
7. Ne pas extraire d'informations pour développer des produits/services concurrents.
8. Ne pas enfreindre les réglementations applicables.

10. Restriction de l'accès à la plate-forme

AlmaGlobal peut suspendre temporairement ou définitivement l'accès, sans responsabilité, lorsque :

• Il y a une maintenance programmée ou d'urgence (avec notification préalable dans le cas d'une maintenance programmée).
• Il existe des soupçons raisonnables de violation du contrat, de violation de la loi ou de risque pour la sécurité.
• Exigée par une autorité compétente.
• Le client ne respecte pas ses engagements, en particulier ses engagements de paiement (conformément à la clause 5/6, le cas échéant).

Ceci est sans préjudice des autres droits d'AlmaGlobal, y compris la résiliation du contrat (voir clause 4.2).

11. Audit

1. AlmaGlobal peut procéder à des audits à tout moment (à ses propres frais, avec un préavis raisonnable et sans interférence substantielle) pour vérifier : (i) que seuls les utilisateurs autorisés accèdent aux services, et (ii) que l'utilisation est conforme à l'accord.
2. Si un accès non autorisé ou une infraction est détecté, AlmaGlobal peut désactiver les mots de passe/mécanismes d'accès jusqu'à la réception du supplément de prix et de frais d'audit approprié.

12. La confidentialité

1. Les informations confidentielles peuvent être partagées pendant la durée du mandat.
2. Sauf autorisation expresse, la partie destinataire s'engage à : (i) la garder secrète ; (ii) ne pas la reproduire ; (iii) la conserver avec diligence (au moins selon les mêmes normes que celles appliquées à ses propres informations) ; (iv) la partager uniquement avec les employés/collaborateurs qui ont besoin de la connaître ; (v) l'utiliser uniquement pour exécuter le contrat ; et (vi) la renvoyer ou la détruire lorsque cela est nécessaire (sauf si elle est légalement obligée de la conserver).
3. Les parties imposent ces obligations à leurs utilisateurs, employés et collaborateurs.
4. Les conditions économiques du bon de commande sont des informations confidentielles.
5. La confidentialité ne s'applique pas lorsque la divulgation est requise par la loi ou par une ordonnance judiciaire/administrative, avec notification à l'autre partie lorsque cela est légalement possible.
6. AlmaGlobal peut divulguer des informations confidentielles à des sous-traitants, des assureurs, des conseillers et des sociétés affiliées si cela est nécessaire aux fins du contrat.
7. Les obligations de confidentialité s'appliquent pendant la durée du contrat et après sa résiliation.

13. Protection des données à caractère personnel

13.1 Obligation mutuelle d'information

Le traitement des données personnelles par AlmaGlobal dans le cadre de la fourniture des services est régi par la présente clause, par la politique de confidentialité et, le cas échéant, par le contrat de traitement annexé.

13.1.1 Objet

Traitement nécessaire à la conclusion, à l'exécution, au développement, à la maintenance et au contrôle du contrat ; au respect des obligations légales (gestion administrative, fiscale et comptable) ; et à des fins administratives intragroupe.

13.1.2 Permanence

Exécution du contrat, respect des obligations légales et intérêt légitime.

13.1.3 Période de conservation

Pendant l'exécution et ensuite 6 ans après la fin du contrat (ou plus longtemps le cas échéant). Après cela, destruction sécurisée s'il n'y a pas d'incident.

13.1.4 Destinataires

les sociétés du groupe (intérêt légitime, fins administratives) ; les autorités compétentes (obligation légale) ; et les sous-traitants (agences, consultants, services informatiques, services de la société de l'information) en vertu d'un contrat.

13.1.5 Transferts internationaux

Transferts possibles en dehors de l'EEE, protégés par : (i) des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ; ou (ii) des décisions d'adéquation.

13.1.6 Droits

Accès, rectification, suppression, opposition, limitation, portabilité ; via l'adresse enregistrée ou l'e-mail indiqué au point 13.1.7. Réclamation auprès de l'AEPD(www.aepd.es).

13.1.7 Responsable et contact

La partie responsable est chaque entreprise signataire du contrat. DPD d'AlmaGlobal : dpo.nalanda@onceforall.com.

14. Déclarations et responsabilités du client

1. La plate-forme n'est pas conçue ou adaptée aux besoins individuels du client ; le client doit vérifier qu'elle lui convient avant de conclure un contrat.
2. Le Client est responsable des informations qu'il met en ligne ou que ses Utilisateurs mettent en ligne et garantit qu'elles n'enfreignent pas la réglementation ou les droits de tiers et qu'elles ne contiennent pas d'éléments nuisibles.
3. Indemnisation : Le client tiendra AlmaGlobal indemne des dommages/réclamations/coûts découlant (i) de l'utilisation de la plate-forme par le client/les utilisateurs (y compris l'utilisation abusive : perte de mots de passe, piratage), ou (ii) de la violation d'obligations légales/contractuelles par le client/les utilisateurs.
4. Limite de responsabilité du client : ne sera pas responsable des dommages indirects, du manque à gagner, de la perte de données/informations, de la perte de bénéfices ou des dommages spéciaux causés à des tiers.

15. Déclarations et responsabilités d'AlmaGlobal

1. AlmaGlobal garantit qu'elle possède les droits de propriété intellectuelle/industrielle nécessaires à l'octroi des licences.
2. La plate-forme est fournie " en l'état " et " selon la disponibilité ", sans garantie expresse ou implicite. AlmaGlobal ne sera pas responsable, entre autres, pour :
   • Inadéquation de la plate-forme.
   • Manque d'accessibilité, de disponibilité, de facilité d'utilisation ou de performance.
   • Erreurs ou manque de précision/qualité des données.
   • les intrusions de tiers ou les virus dans le compte du client ou dans ses systèmes.
   • Incompatibilités avec les appareils ou les réseaux du client.
3. Si la Plateforme ou son utilisation enfreint ou peut enfreindre des droits ou des réglementations, AlmaGlobal peut (i) la modifier à ses frais ; (ii) acquérir les licences nécessaires ; ou (iii) résilier le contrat : (i) la modifier à ses frais ; (ii) acquérir les licences nécessaires ; ou (iii) résilier le Contrat. En cas de préjudice, restitution au prorata. Le client supprimera les copies si cela lui est demandé.
4. Exclusions : AlmaGlobal n'est pas responsable des dommages indirects, des pénalités, des pertes de profits, des pertes de données/informations, des pertes de bénéfices ou des dommages spéciaux.
5. Limite globale : jusqu'au montant effectivement payé par le client pour la plate-forme au cours des six mois précédant l'événement causal.
6. La prescription ne s'applique pas en cas de malveillance. Lorsque la loi ne prévoit pas d'exemption/limitation, elle s'applique dans toute la mesure permise.

16. Cession et sous-traitance

1. Les droits/obligations ne peuvent être cédés sans l'autorisation écrite préalable de l'autre partie. Aucune autorisation (mais information) n'est requise si la cession est faite à une entité du même groupe ou à un tiers qui acquiert la totalité ou une partie substantielle des actions/actifs/activités.
2. AlmaGlobal peut sous-traiter la fourniture de tout ou partie des services.

17. Notifications

1. Les communications relatives au contrat sont faites par écrit (courrier, bureaufax ou courrier électronique) aux adresses figurant sur le bon de commande. Les lettres avec accusé de réception et les télégrammes/burofax/courriers électroniques avec accusé de réception sont réputés avoir été reçus.
2. Les parties communiquent sans délai tout changement d'adresse de contact.

18. Modifications de la plate-forme

1. AlmaGlobal peut, à tout moment et sans préavis, apporter des améliorations, des substitutions ou des modifications aux fonctionnalités ou au contenu (en raison de capacités accrues, de la conformité réglementaire ou de la compatibilité avec de nouvelles normes).
2. Il n'y a pas de non-conformité lorsque des modifications indépendantes de la volonté d'AlmaGlobal affectent son fonctionnement, voire l'empêchent partiellement ou totalement de l'utiliser.
3. Pour les modifications non motivées par la réglementation, AlmaGlobal notifiera et laissera un mois au client pour exprimer son intention de résilier ; l'absence de notification sera considérée comme une acceptation tacite.

19. divers

1. Indépendance : les parties agissent seules en tant qu'entrepreneurs indépendants ; aucune relation de travail n'est créée, il n'y a pas d'entreprise commune, de franchise, d'agence, etc.
2. Intégralité : le présent contrat constitue l'intégralité de l'accord et remplace les accords/négociations antérieurs, sauf dans le cas d'un contrat distinct.
3. Préservation : la nullité d'une stipulation n'affecte pas la validité du reste.
4. Renonciation : le fait de ne pas exercer ses droits n'implique pas une renonciation, sauf indication contraire par écrit.
5. Langue dominante : espagnol. En cas de conflit avec d'autres versions fournies à titre de courtoisie, la version espagnole prévaut.
6. Mises à jour : AlmaGlobal peut périodiquement mettre à jour le présent accord ; il fournira un avis de mise à jour. Il est de la responsabilité du client de les consulter. La poursuite de l'utilisation après notification implique l'acceptation. Si vous n'acceptez pas, vous ne pouvez pas continuer à utiliser la Plateforme.

Compétence et droit applicable

1. Droit applicable : droit commun espagnol.
2. Juridiction : les tribunaux de la Villa de Madrid (Espagne), avec renonciation expresse à toute autre juridiction.

21. Définitions

1. Toutes les définitions figurant dans le présent document sont valables et applicables dans le contrat.
2. Le singulier inclut le pluriel et vice versa lorsque le contexte l'exige.
3. Termes capitalisés :
   • Accord : les présentes conditions générales, les conditions supplémentaires, l'offre et le bon de commande en vertu desquels AlmaGlobal fournit des services SaaS.
   • AlmaGlobal : Almaglobal S.L.U., Calle Proción 7, Edificio América II, Portal 4, Plantas H, I, J, Madrid, 28023, RM Madrid tomo 29387, folio 99, hoja M-528963, NIF B86311693.
   • Plateforme : infrastructure technologique développée par AlmaGlobal pour la fourniture de services SaaS.
   • Client : société ou entité qui souscrit un abonnement à la Plateforme et qui figure sur le Bon de commande.
   • Bon de commande : document qui formalise le contrat (données du client, prix de l'abonnement, etc.).
   • Périmètre d'utilisation : portée de la licence (par exemple, sociétés du groupe couvertes). En cas de limitation, celle-ci doit être expressément mentionnée dans le bon de commande.
   • Période d'abonnement : durée de la licence d'utilisation contractée.
   • Services : services de gestion documentaire fournis en mode SaaS.
   • Informations confidentielles : informations de toute nature divulguées entre les parties dans le cadre du contrat, quel que soit leur format.
   • Utilisateurs : personnes physiques (employés, représentants, directeurs, administrateurs, actionnaires, consultants ou agents) accédant à la Plateforme pour le compte du Client.
   • Filiale : une entité qui, directement ou indirectement, contrôle, est contrôlée par ou est sous contrôle commun avec l'une des parties (contrôle : pouvoir de diriger la gestion et les politiques par participation, contrat ou autre).