Politique de confidentialité

Dans le cadre de la relation de prestation de services, Almaglobal S.L.U traitera les données à caractère personnel qui lui sont communiquées conformément aux dispositions de la loi organique n° 3/2018 du 5 décembre relative à la protection des données à caractère personnel et à la garantie des droits numériques, ainsi qu’au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommé «RGPD ») et de la loi 34/2002 du 11 juillet relative aux services de la société de l’information et au commerce électronique (ci-après dénommée «LSSI »).

La présente politique de confidentialité s'applique au traitement des données à caractère personnel des utilisateurs qui naviguent sur le site web https://www.dokify.net/(le «Site web ») ainsi qu'aux utilisateurs de la plateforme dénommée « Dokify », exploitée par Almaglobal S.L.U. (la «Plateforme »).

1. le responsable du traitement des données

2. les finalités et la base du traitement

Toutes les données fournies par nos clients, nos employés, nos candidats, les utilisateurs du site Web et les utilisateurs de la plateforme seront traitées conformément aux dispositions de la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.

Avant de fournir toute donnée à caractère personnel, la personne concernée doit avoir lu attentivement et compris la présente Politique de confidentialité. En acceptant la présente Politique de confidentialité, elle garantit que les données à caractère personnel fournies à AlmaGlobal sont exactes, véridiques et à jour.

Les données à caractère personnel collectées seront traitées aux fins suivantes et sur la base des fondements juridiques suivants :

Les données à caractère personnel mentionnées ci-dessus seront consignées dans le registre des activités de traitement des données à caractère personnel, créé et tenu sous la responsabilité d'AlmaGlobal. Notre politique consiste à ne pas établir de profils sur les utilisateurs de nos services.

3. Transferts et communications de données à caractère personnel

Vos données peuvent être communiquées aux sociétés du groupe Almaglobal. À cet égard, AlmaGlobal fait partie du groupe Nalanda Global et est, à son tour, associée à Once For All Ltd.

Sans préjudice de ce qui précède, nous ne transmettons vos données personnelles à personne, à l'exception des organismes publics ou privés auxquels nous sommes tenus de les communiquer en vertu d'une loi. À titre d'exemple, la loi fiscale nous oblige à fournir à l'administration fiscale certaines informations relatives aux opérations économiques dépassant un certain montant.

Par ailleurs, les sous-traitants d'AlmaGlobal, c'est-à-dire les prestataires de services engagés par AlmaGlobal qui, dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions, doivent y avoir accès, pourront également accéder aux données à caractère personnel.

Si, en dehors des cas mentionnés ci-dessus, nous devons divulguer vos informations personnelles à d'autres entités, nous vous demanderons votre autorisation préalable par le biais d'options claires qui vous permettront de prendre une décision à cet égard.

4. Transferts internationaux de données

Dans le cadre des activités de traitement décrites ci-dessus, les données à caractère personnel peuvent être transférées vers d'autres pays, y compris en dehors de l'Espace économique européen (EEE) (c'est-à-dire les États membres de l'Union européenne ainsi que la Norvège, l'Islande et le Liechtenstein), qui peuvent appliquer des normes de protection des données différentes de celles de votre pays de résidence.

Veuillez noter que les données traitées dans un pays étranger peuvent être soumises à des lois étrangères et être accessibles à des gouvernements étrangers, des tribunaux, des forces de l'ordre et des autorités de régulation.

Dans le cas d'un transfert vers un pays situé en dehors de l'EEE, ce transfert est protégé par l'un des moyens suivants : (i) des clauses contractuelles types ou (ii) une décision d'adéquation.

5. La conservation

Les données à caractère personnel ne seront conservées que pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou, le cas échéant, jusqu’à ce que la personne concernée exerce son droit d’opposition au traitement. À l’issue de ce délai, les données seront bloquées et ne pourront plus être utilisées ; elles resteront toutefois disponibles exclusivement pour répondre à d’éventuelles réclamations judiciaires, administratives ou fiscales, pendant la durée fixée par la réglementation applicable dans chaque cas.

Par la suite, le client pourra demander la suppression totale de ses informations. Dans ce cas, les données ne seront plus accessibles. Pour traiter cette demande, il devra contacter notre délégué à la protection des données par e-mail à l'adresse dpo.nalanda@onceforall.com.

Par souci de clarté, conformément au principe de limitation de la durée de conservation, nous nous réservons le droit de conserver les données et la documentation pendant toute la durée de la relation contractuelle ou pendant la durée nécessaire aux finalités spécifiques pour lesquelles elles ont été collectées, puis afin de respecter les obligations légales et les responsabilités découlant de ces traitements, conformément à la réglementation applicable. Cela inclut la prévention d'éventuels contrôles, raison pour laquelle nous convenons de conserver ces données pendant une période de sécurité supplémentaire.

Les délais de conservation spécifiques seront les suivants :

• Les données des clients et des utilisateurs seront conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle et pendant une période de six (6) ans à compter de sa cessation, quelle qu’en soit la cause (cf. article 30.1 du Code de commerce). Les données pertinentes aux fins de la prévention du blanchiment d'argent seront conservées pendant une durée de dix (10) ans (cf. article 25 de la loi n° 10/2010 du 28 avril relative à la prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme).
• Les données des clients potentiels seront conservées pendant une durée de deux (2) ans.
• En ce qui concerne les données des candidats, celles-ci seront conservées conformément à la politique de confidentialité relative au recrutement et à l'image de marque de Nalanda en tant qu'employeur.
• Les données des utilisateurs ayant donné leur consentement à la réception de communications commerciales seront conservées tant que l'utilisateur n'aura pas révoqué ce consentement.

Nous informons tous les clients et utilisateurs qu’Almaglobal dispose d’une politique de conservation des données, accessible au public via son Trust Center sur le site web de l’entreprise. En cas de divergence, de contradiction ou de désactualisation entre la présente Politique de confidentialité et la politique de conservation des données publiée dans le Trust Center, c'est la version la plus récente de ladite politique de conservation des données disponible dans le Trust Center qui prévaudra en ce qui concerne les délais de conservation applicables en Espagne.

6. Sécurité

Afin de garantir la sécurité des données gérées, des mesures ont été mises en œuvre pour assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de ces données. Des niveaux de sécurité spécifiques ont été adoptés pour la protection des données à caractère personnel, et des moyens techniques et organisationnels ont été mis en œuvre pour prévenir la perte, l'utilisation abusive, l'altération, l'accès non autorisé et le vol des données à caractère personnel fournies par l'intermédiaire de la plate-forme web.

AlmaGlobal est certifiée ISO/IEC 27001:2022, ce qui atteste de sa conformité aux exigences relatives aux systèmes de gestion de la sécurité de l'information (SGSI), ainsi que certifiée conforme au Schéma national de sécurité (ENS) et au profil de conformité spécifique NIS2.

Pour plus d'informations sur les politiques de sécurité du groupe Nalanda, vous pouvez consulter notre Politique et nos règles en matière de sécurité de l'information, disponibles via le lien suivant : Politique et règles en matière de sécurité de l'information.

7. Vos droits

Nous vous informons que vous pouvez exercer les droits suivants :

A - Droit d'accès à vos données à caractère personnel, afin de savoir quelles données font l'objet d'un traitement et quelles opérations de traitement sont effectuées sur celles-ci.

B - Droit de rectification de toute donnée à caractère personnel inexacte.

C - Droit à l'effacement de vos données à caractère personnel, notamment lorsque ces données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, ou lorsqu'une obligation légale justifie leur effacement. Si les données ne peuvent être effacées pour des raisons légales, elles seront bloquées et conservées pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales applicables.

D - Droit à la limitation du traitement de vos données à caractère personnel lorsque l'exactitude, la licéité ou la nécessité du traitement des données est mise en doute ; dans ce cas, nous pourrons les conserver aux fins de l'exercice ou de la défense de droits.

E - Droit d'opposition au traitement de vos données à caractère personnel; dans ce cas, nous cesserions de les traiter, sauf si nous devons continuer à le faire pour respecter nos obligations contractuelles ou légales, pour des motifs légitimes impérieux ou pour l'exercice ou la défense d'éventuelles réclamations.

F - Droit à la portabilité de vos données, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ainsi qu’au transfert de celles-ci par AlmaGlobal à un autre responsable du traitement.

G - Droit de retirer le consentement donné à AlmaGlobal

Nous vous rappelons également que vous avez le droit de retirer tout consentement que vous auriez donné pour le traitement de vos données, sans que cela n'affecte la licéité du traitement fondé sur le consentement donné avant son retrait.

AlmaGlobal vous informe que vous pouvez exercer vos droits relatifs à vos données à caractère personnel en adressant un courrier à NALANDA GLOBAL, S.A. (à l'adresse postale suivante : Calle Proción, 7 - Edificio América II, Portal 4, 2° I, 28023, ou par e-mail à dpo.nalanda@onceforall.com), en justifiant de votre identité.

AlmaGlobal vous fournira les informations demandées dans un délai maximal d'un mois à compter de la réception de la demande. Nous vous informons que ce délai pourrait être prolongé de deux mois supplémentaires en fonction de la complexité et du nombre de demandes.

Enfin, nous vous informons que vous pouvez déposer une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente en matière de protection des données, à savoir, en Espagne, l'Agence espagnole de protection des données (www.aepd.es). Toutefois, vous pouvez au préalable vous adresser au délégué à la protection des données, qui statuera sur votre réclamation dans un délai maximal de deux mois.

8. Mises à jour

AlmaGlobal se réserve le droit de modifier la présente politique afin de l'adapter aux évolutions législatives ou jurisprudentielles susceptibles d'affecter son application, en le signalant en temps utile le cas échéant.

9. Données provenant de tiers

Si un client ou un utilisateur fournit à Almaglobal des données à caractère personnel concernant des tiers, le client et/ou l'utilisateur déclare expressément que ces données à caractère personnel sont saisies avec le consentement explicite de leur titulaire et après l'avoir préalablement informé du traitement de ses données à caractère personnel.

10. Autres traitements de données à caractère personnel

Cookies et autres technologies similaires :

Vous pouvez consulter notre politique en matière de cookies en cliquant sur le lien suivant : https://www.dokify.net/legales/legales-cookies

11. Modifications apportées à la présente politique et ordre de priorité

Nous révisons régulièrement la présente Politique afin de nous assurer qu'elle est à jour et exacte. Nous vous recommandons de consulter régulièrement cette page afin de prendre connaissance de toute mise à jour ou modification apportée à notre Politique.

Dans le cas des Clients ayant conclu avec Nalanda un contrat de sous-traitance ou un accord de sous-traitance, ledit accord prévaudra sur la présente Politique en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel effectué par Almaglobal pour le compte du Client, dans la mesure où il existerait une divergence, une contradiction ou une incompatibilité entre les deux.

AlmaGlobal S.L.U ©, Dernière mise à jour : juin 2026

12. Historique des modifications – Politique de confidentialité