CAE en logística y transporte: normativa para transportistas y desplazamientos

La logística y el transporte son dos sectores estratégicos de la economía. La globalización, el comercio electrónico y las cadenas de suministro internacionales han multiplicado la presencia de transportistas y empresas externas en los centros de trabajo. Esta realidad, aunque necesaria para la competitividad, incrementa los riesgos laborales y obliga a establecer mecanismos de coordinación entre las diferentes partes.

En este marco, la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) adquiere una relevancia especial. Su correcta aplicación en logística y transporte no solo evita accidentes y sanciones, sino que también contribuye a mejorar la eficiencia de los procesos.

¿Qué es la CAE (Coordinación de Actividades Empresariales)?

La CAE es un conjunto de obligaciones legales que tienen las empresas cuando concurren en un mismo centro de trabajo. Su finalidad es garantizar que todas ellas colaboren en materia de prevención de riesgos laborales.

Esto se traduce en la obligación de intercambiar información, evaluar riesgos, verificar la capacitación de los trabajadores y establecer medidas comunes de seguridad. Un transportista que entra en un almacén, por ejemplo, debe conocer los riesgos propios de esa instalación, mientras que la empresa titular debe asegurarse de que dicho transportista está formado y autorizado para realizar su labor.

En logística, donde a diario acceden a las instalaciones proveedores, subcontratistas, conductores, mantenedores o personal eventual, la CAE se convierte en una herramienta esencial para reducir incidentes en entornos con gran movimiento de mercancías y maquinaria.

Normativa de la Coordinación de Actividades Empresariales en logística

La base jurídica se encuentra en el Real Decreto 171/2004, que desarrolla el artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Este real decreto establece obligaciones claras tanto para el empresario titular del centro como para los contratistas y subcontratistas que operan en él.

El titular del centro debe informar de los riesgos de sus instalaciones y garantizar que los accesos se realizan de forma segura. Por su parte, las empresas concurrentes están obligadas a acreditar la formación en prevención de sus trabajadores y a facilitar la documentación que demuestre el cumplimiento de la normativa.

El RD 171/2004 también obliga a establecer medios de coordinación, que pueden ir desde reuniones conjuntas hasta la implantación de plataformas digitales que faciliten el intercambio de documentos. El incumplimiento de estas obligaciones puede derivar en sanciones económicas o incluso en responsabilidades penales si se produce un accidente grave.

¿Cómo realizar la CAE en el sector logístico?

La implementación de la CAE en logística y transporte exige un método claro, ya que el volumen de empresas y trabajadores que participan en la cadena de suministro es elevado. Los pasos esenciales son los siguientes:

• Identificación de empresas concurrentes: determinar quién es el empresario titular, qué contratistas acceden al centro y qué transportistas o subcontratistas intervienen.
• Intercambio de información preventiva: compartir evaluaciones de riesgos, planes de emergencia y medidas de seguridad específicas del centro.
• Recogida de documentación de los trabajadores: acreditar la formación en PRL, certificados médicos de aptitud y contratos laborales.
• Control de accesos: permitir la entrada únicamente a quienes hayan presentado y validado toda la documentación exigida.
• Establecimiento de medios de coordinación: desde charlas de seguridad y manuales de acogida para transportistas hasta plataformas digitales de gestión documental.
• Revisión y actualización periódica: comprobar que la documentación sigue vigente y que los procedimientos se cumplen de manera real en la operativa diaria.

‍

Cada vez más operadores logísticos optan por soluciones tecnológicas que permiten validar documentos en tiempo real, evitando retrasos en la carga y descarga de mercancías.

Dificultades del sector del transporte

Aunque la normativa es clara, su aplicación práctica en el transporte no está exenta de problemas. Una de las principales dificultades es la alta rotación de conductores, ya que un mismo centro puede recibir cada día a profesionales de diferentes empresas. Esto complica el control documental y obliga a actualizar la información constantemente.

Otra cuestión relevante es la temporalidad y subcontratación. Muchas veces el transportista no trabaja directamente para el operador principal, sino a través de intermediarios, lo que dificulta la trazabilidad y la verificación de la documentación.

La naturaleza itinerante del trabajo también es un reto: los conductores no permanecen en un centro fijo y necesitan herramientas de coordinación accesibles desde cualquier lugar. A todo ello se suma la presión por los tiempos de entrega, que en ocasiones genera conflictos entre la rapidez operativa y el cumplimiento estricto de la normativa preventiva.

Finalmente, el desigual nivel de digitalización entre empresas hace que no todas puedan adaptarse con la misma facilidad a sistemas avanzados de coordinación.

Novedades con los trabajadores desplazados (Real Decreto 3/2022)

El transporte internacional añade un nivel adicional de complejidad con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 3/2022, que transpone al ordenamiento español la Directiva (UE) 2020/1057, parte del denominado Paquete de Movilidad I.

Este texto regula las condiciones de los conductores desplazados en operaciones internacionales, con el objetivo de garantizar que disfruten de las mismas condiciones laborales y salariales que los trabajadores locales en el país donde prestan servicio.

Entre sus principales implicaciones destacan: la obligación de comunicar los desplazamientos a través de la plataforma IMI, la necesidad de que los conductores lleven a bordo la documentación que acredita su situación laboral y la responsabilidad de las empresas transportistas de cumplir y demostrar estas obligaciones ante las autoridades competentes.

Estas novedades suponen una mayor carga administrativa, pero también un paso importante para evitar el dumping social y reforzar la igualdad de condiciones en el transporte por carretera en Europa.

La importancia de la CAE en logística y transporte

La logística y el transporte se caracterizan por la concurrencia de múltiples empresas en un mismo espacio físico: operadores, proveedores, subcontratas y transportistas. Esta realidad convierte la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) en un elemento clave para garantizar la seguridad y la eficiencia de las operaciones.

La CAE no solo sirve para cumplir con la normativa de prevención de riesgos laborales, también permite reducir accidentes, mejorar la trazabilidad de la documentación y asegurar la confianza entre empresas colaboradoras. En un sector donde los plazos son ajustados y la presión por la rapidez es elevada, disponer de un sistema sólido de coordinación significa minimizar paradas, retrasos y sanciones.

En definitiva, la importancia de la CAE en logística radica en que actúa como un puente entre la seguridad y la productividad, protegiendo tanto a los trabajadores como a las propias empresas frente a posibles responsabilidades.

Adopción de medidas para la prevención de riesgos laborales

La prevención de riesgos laborales es el núcleo de la CAE. Cuando varias empresas coinciden en un centro de trabajo, los riesgos se multiplican y es fundamental que existan medidas comunes que reduzcan la posibilidad de incidentes.

Algunas de las principales acciones que deben adoptarse en logística y transporte son:

• Evaluación de riesgos compartida: el empresario titular del centro debe identificar los peligros existentes y transmitirlos a las empresas concurrentes.
• Protocolos de seguridad específicos: instrucciones claras para maniobras de carga y descarga, circulación en muelles, uso de carretillas elevadoras o manipulación de mercancías peligrosas.
• Formación preventiva de los trabajadores: garantizar que transportistas y operarios han recibido la formación necesaria antes de acceder a la instalación.
• Planes de emergencia coordinados: establecer procedimientos de actuación en caso de incendio, accidente o derrame de sustancias peligrosas, asegurando que todas las empresas los conozcan.
• Control de accesos: permitir la entrada únicamente a personal autorizado y con documentación verificada.
• Supervisión periódica: revisar el cumplimiento de estas medidas mediante inspecciones internas y auditorías de prevención.

‍

Estas acciones permiten reducir el riesgo de accidentes y garantizan que la CAE no se quede en un mero trámite documental, sino que se traduzca en prácticas reales de seguridad.

Intercambio de documentación eficaz

Uno de los pilares de la CAE es el intercambio de documentación entre empresas. Los operadores logísticos deben solicitar y verificar documentos como evaluaciones de riesgos, certificados de formación en prevención, reconocimientos médicos, seguros de responsabilidad civil o licencias de actividad.

En el sector del transporte, la dificultad radica en el gran número de profesionales que acceden a un mismo centro cada día. Un muelle de carga puede recibir decenas de camiones de diferentes empresas y países, lo que obliga a gestionar un volumen muy elevado de documentación.

Para que este intercambio sea eficaz, es necesario contar con procedimientos claros: definir qué documentos se exigen, en qué formato, con qué periodicidad deben actualizarse y quién se encarga de validarlos. Además, resulta fundamental garantizar la trazabilidad: cada acceso de un transportista al centro debe poder acreditarse con documentación vigente.

Cumplimiento con las obligaciones legales

El RD de Coordinación de Actividades Empresariales, que desarrolla el artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, es la norma de referencia en materia de coordinación de actividades empresariales. Este real decreto establece la obligación de intercambiar información preventiva, designar medios de coordinación y acreditar la formación de los trabajadores que concurren en un centro de trabajo.

El incumplimiento de estas obligaciones puede derivar en sanciones económicas importantes por parte de la Inspección de Trabajo y, en casos graves, en responsabilidades penales. En el transporte, donde los riesgos laborales incluyen atropellos, caídas en altura, atrapamientos o vuelcos de carga, las consecuencias de un accidente pueden ser especialmente graves.

Por este motivo, la CAE no debe entenderse únicamente como un requisito formal, sino como una garantía de seguridad y cumplimiento normativo. Las empresas que aplican correctamente estas obligaciones no solo evitan sanciones, sino que también protegen su reputación y refuerzan la confianza de sus clientes.

La gestión documental CAE de autónomos y PYMEs del transporte

Uno de los mayores retos en logística es la integración de los autónomos y pequeñas empresas de transporte en los sistemas de CAE. A menudo, estos profesionales carecen de departamentos específicos de prevención y encuentran dificultades para reunir y presentar toda la documentación exigida.

La consecuencia es que muchas veces se retrasan las operaciones de carga y descarga porque un transportista no ha podido acreditar su formación o porque la documentación de su vehículo no estaba actualizada. Esto afecta a toda la cadena logística, generando pérdidas de tiempo y costes adicionales.

Por eso, resulta esencial que las plataformas de gestión documental CAE sean accesibles también para autónomos y pymes, simplificando el proceso y ofreciendo asistencia en la recopilación de documentos.

Digitalizar la CAE para facilitar y agilizar trámites

La digitalización es imprescindible para superar los problemas de coordinación en logística y transporte. La gestión documental manual, basada en correos electrónicos, llamadas o archivos en papel, resulta lenta e ineficaz en un sector tan dinámico.

En Dokify, hemos desarrollado una plataforma CAE diseñada para centralizar, validar y actualizar la información de forma rápida y segura. Nuestro sistema permite:

• Subir documentación de empresas y trabajadores desde cualquier dispositivo.
• Validar automáticamente los documentos y detectar caducidades.
• Controlar el acceso a centros de trabajo en función de la documentación vigente.
• Facilitar la comunicación entre empresas titulares, contratistas y transportistas.
• Ahorrar tiempo y reducir errores en la gestión administrativa.

‍

Dokify no solo agiliza los trámites, también ofrece una trazabilidad completa que permite a las empresas centrarse en la eficiencia logística y la satisfacción del cliente.

‍