Versione aggiornata il 15/04/2025

Le presenti condizioni d'uso della piattaforma denominata "Dokify" gestita da Almaglobal S.L.U. (le "Condizioni d'uso della piattaforma", la "Piattaforma" o "Dokify", e "AlmaGlobal", rispettivamente) e le condizioni generali di contrattazione dei servizi (le "Condizioni generali"), collettivamente denominate "Termini e condizioni". Essi costituiscono uno strumento giuridico vincolante tra la persona fisica o giuridica che contratta i servizi software-as-a-service (SaaS) collegati alla Piattaforma (di seguito, rispettivamente, il "Cliente" e i "Servizi").

Il presente documento stabilisce le Condizioni Generali dei servizi tra AlmaGlobal, con sede legale in Calle Proción 7, Edificio América II, Portal 4, Plantas H, I, J, Madrid, 28023, iscritta al Registro delle Imprese di Madrid al volume 29387, folio 99, pagina M-528963 e con Codice Fiscale B86311693, e il Cliente, secondo l'identificazione delle parti che appare nelle condizioni particolari del contratto (le "Condizioni particolari").

AlmaGlobal fa parte del gruppo di aziende Nalanda Global e, a sua volta, è associata a Once For All Ltd. Entrambe le entità sono collegate in base alla loro struttura aziendale e operativa.

I Termini e le Condizioni indicati nel presente documento, unitamente alle Condizioni Speciali, agli obblighi e alle responsabilità indicati nell'Informativa sulla privacy e a qualsiasi altro accordo raggiunto tra AlmaGlobal e il Cliente (il "Contratto"), disciplinano il rapporto contrattuale tra AlmaGlobal e il Cliente.

Inoltre, le Condizioni d'uso della Piattaforma si applicano direttamente a qualsiasi persona che navighi sugli URL messi a disposizione da AlmaGlobal o che acceda alla Piattaforma e che abbia accettato le Condizioni d'uso della Piattaforma come parte del rapporto contrattuale tra AlmaGlobal e il Cliente (l'"Utente").

In assenza di altri termini o condizioni specifici, i presenti Termini e Condizioni si applicano anche agli strumenti tecnologici e alle applicazioni messe a disposizione del Cliente e/o degli Utenti da AlmaGlobal per la fornitura di servizi complementari al servizio principale offerto attraverso la Piattaforma.

Fatti salvi i termini specificati di seguito, il rapporto tra AlmaGlobal e il Cliente sarà regolato dal rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati, fornitura di servizi della società dell'informazione, subappalto, prevenzione dei rischi professionali e prevenzione del riciclaggio di denaro, tra cui, a titolo esemplificativo, quanto segue:

• Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
• Legge organica 3/2018 (LOPDGDD).
• Legge 34/2002 (LSSICE).
• Legge 10/2010 sulla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo.
• Legge 32/2006, che regolamenta il subappalto nel settore delle costruzioni.
• Legge 31/1995, sulla prevenzione dei rischi professionali.
• Decreto reale 171/2004, sul coordinamento delle attività commerciali.

I termini in maiuscolo hanno il significato indicato nella clausola 21 "Definizioni".

1. Oggetto e ambito di applicazione dei Termini e Condizioni

1. Le condizioni applicabili a tutti i Clienti e/o Utenti registrati sulla piattaforma Dokify sono stabilite in relazione ai diversi piani contrattuali disponibili(vedi piani).
2. Le presenti condizioni non si applicano direttamente agli Utenti registrati secondo modalità soggette a condizioni specifiche concordate; possono applicarsi in via sussidiaria se non sono in contrasto con esse.
3. Poiché Dokify è offerto come SaaS, include servizi associati indispensabili per il suo corretto funzionamento, che sono espressamente inclusi nel presente documento.
4. Sono esclusi i servizi di parametrizzazione, personalizzazione e/o integrazione con terzi, soggetti a Condizioni Speciali.
5. AlmaGlobal autorizza l'uso e fornisce l'accesso al Cliente (e agli Utenti) alla Piattaforma mediante una licenza non trasferibile, non sublicenziabile e non esclusiva al solo scopo di usufruire dei Servizi.
6. La licenza è limitata nel tempo alla durata del Periodo di Abbonamento in corso, secondo quanto previsto dalle Condizioni Speciali e/o dall'Ordine di Acquisto.
7. L'Ordine di Acquisto può stabilire un Perimetro di Utilizzo, modificabile solo mediante un nuovo Ordine di Acquisto scritto.
8. La licenza è subordinata all'adempimento di tutti gli obblighi del Cliente, in particolare al pagamento dei prezzi dell'Ordine di Acquisto.

2. Come registrarsi sulla Piattaforma?

2.1 Convalida sulla piattaforma e procedura di registrazione

1. Convalida da parte del Capofila: la registrazione dell'Utente deve essere convalidata da un'organizzazione precedentemente convalidata. Processo: (i) il Capofila invia l'invito; (ii) l'Utente accetta e riceve il link via e-mail; (iii) completa la registrazione e accede alla Piattaforma.
2. Registrazione dell'azienda: indicazione dei dati (ragione sociale, indirizzo e-mail del responsabile) e delle motivazioni della registrazione; accettazione espressa dei presenti Termini e Condizioni e dell'Informativa sulla Privacy.
3. Accesso e selezione del piano: scelta del piano su https://app.dokify.net/app/license, soggetta a condizioni specifiche ed eventuale negoziazione.
4. Aziende in subappalto: i subappaltatori completeranno il loro profilo (dati, numero di lavoratori, ecc.). Riceveranno le credenziali, ma non potranno condividere la documentazione fino al completamento della registrazione.

2.2 Procedura di reclutamento

1. Selezione della modalità: opzione "Pacchetto contrattuale", con dettaglio di prezzo e IVA. Processo completamente elettronico dall'area privata.
2. Accettazione dei termini e delle condizioni: selezionando la casella per accettare i termini e le condizioni e l'informativa sulla privacy.
3. Pagamento: tramite gateway protetto da SSL (https://), gestito da un istituto finanziario di fiducia. Tariffe in base a fattori (dipendenti, modalità di prevenzione, ecc.).
4. Conferma: e-mail di conferma automatica dopo il pagamento. Se non viene ricevuta, controllare lo spam/antispam e, in caso contrario, informare AlmaGlobal.

2.3 Attivazione della piattaforma

Al termine della registrazione e del pagamento, AlmaGlobal attiverà la Piattaforma e assegnerà ruoli e credenziali (nome utente e password) per un accesso sicuro.

3. Descrizione dei servizi Dokify

3.1 Attivazione e funzionalità

Include l'attivazione dell'account, la registrazione dell'utente e l'assegnazione dei ruoli di accesso, in base alle condizioni e alle limitazioni dei presenti Termini e condizioni.

3.2 Hosting della piattaforma

1. Infrastruttura: ospitata su Google Cloud Platform (UE), con standard di sicurezza, riservatezza e integrità. Condizioni: cloud.google.com/terms.
2. Memoria predefinita: 256 MB per account utente; espandibile tramite il servizio aggiuntivo dokifyBox(vedere opzioni).

3.3 Backup

Backup giornalieri. Una copia all'anno gratuita su richiesta; ulteriori copie sono soggette a una tariffa stabilita da AlmaGlobal.

3.4 Manutenzione

Manutenzione dell'infrastruttura e del software per garantire il corretto funzionamento. Preferibilmente nelle prime ore del mattino e con un preavviso di almeno 15 giorni, salvo casi di forza maggiore. Non genera un indennizzo per l'indisponibilità derivante dalla manutenzione.

3.5 Aggiornamento e nuove versioni

AlmaGlobal può sviluppare e pubblicare nuove versioni con miglioramenti/funzionalità. L'Utente non ha il diritto di richiederne l'implementazione, salvo nei casi previsti dalla legge. Integrato dalla clausola 18.

3.6 Disponibilità di informazioni al termine del contratto

In caso di risoluzione, AlmaGlobal metterà a disposizione dell'Utente le informazioni/documentazione in formato interoperabile (CSV o XML) entro un massimo di 30 giorni lavorativi. Non garantisce la compatibilità con sistemi di terzi.

3.7 Assistenza agli utenti e supporto tecnico

Assistenza dal lunedì al venerdì, dalle 08:00 alle 16:00 (spagnolo e inglese). Tel: (+34) 918 388 049 - Email: soporte@dokify.net.

3.8 Servizi complementari

Contratti indipendenti. In caso di ricorso a terzi, l'Utente dovrà essere informato con almeno 30 giorni di anticipo.

4. Durata e risoluzione del Contratto

4.1 Durata

4.1.1 Periodo di sottoscrizione

Se non diversamente concordato nell'Ordine di Acquisto, i presenti Termini e Condizioni si applicano a partire dall'inizio del Periodo di Sottoscrizione e per tutto il tempo in cui un Periodo di Sottoscrizione è in corso.

4.1.2 Estensioni

Rinnovo automatico per periodi successivi della stessa durata, salvo comunicazione scritta di mancato rinnovo 60 giorni prima della scadenza.

4.2 Risoluzione

1. Cause:
   • Mancato rinnovo del Periodo di Sottoscrizione.
   • Inosservanza degli obblighi a seguito di una richiesta non sanata entro 1 mese; se irrimediabile, risoluzione immediata. La violazione dei diritti di proprietà intellettuale/industriale di AlmaGlobal (clausola 6/7, a seconda dei casi), tra le altre, è considerata irrimediabile.
   • Interruzione dell'attività, liquidazione o modifica sostanziale.
   • Pegni, pignoramenti o altre misure che evidenzino difficoltà finanziarie.
   • Operazioni societarie che pongono il Cliente sotto il controllo di un concorrente effettivo o potenziale di AlmaGlobal.
2. Per i motivi (a), (c), (d) ed (e), è richiesta una comunicazione scritta che indichi la data di entrata in vigore.
3. Il Cliente può recedere unilateralmente in qualsiasi momento con un preavviso di 60 giorni; ciò non esime dal pagamento di tutti gli importi dovuti fino alla fine del Periodo in corso e non dà diritto a un rimborso.
4. In caso di risoluzione, il Cliente e gli Utenti perderanno automaticamente l'accesso alla Piattaforma.

5. Prezzi e pagamenti

1. Prezzi e condizioni di fatturazione/pagamento: secondo l'Ordine di Acquisto.
2. Nell'estensione automatica, l'aggiornamento in base all'IPC (Indice Nazionale Generale), senza che il prezzo risulti inferiore a quello dell'anno precedente.
3. I prezzi si intendono al netto di tasse, imposte e altri oneri, se non espressamente indicati; ciascuna parte si farà carico dei propri oneri in conformità alla legge.
4. Ritardo nei pagamenti: interessi legali di mora + 3 punti.
5. AlmaGlobal può sospendere o interrompere i Servizi in caso di mancato pagamento.
6. Servizi aggiuntivi: fatturazione indipendente; revisione trimestrale e fatturazione di quantità aggiuntive; possibilità di consolidamento in un'unica fattura, se applicabile.

6. Proprietà intellettuale e industriale

1. AlmaGlobal detiene tutti i diritti di proprietà intellettuale e industriale sulla Piattaforma e sugli elementi ad essa correlati (codice, interfaccia, database, manuali; marchi, loghi, nomi commerciali e segni distintivi).
2. Proprietà del know-how e dei risultati delle opere derivanti dal rapporto con il Cliente (sviluppi di implementazione o integrazioni).
3. L'abbonamento concede un diritto d'uso limitato al Perimetro di utilizzo tramite licenza (nessuna vendita). È vietato vendere, affittare, distribuire, cedere o trasferire a terzi.
4. licenza non esclusiva ed esente da royalty del Cliente ad AlmaGlobal per marchi/segni per la fornitura di Servizi e per citare il Cliente come riferimento (presentazioni, web, reti, ecc.). Il Cliente può opporsi mediante comunicazione scritta all'indirizzo indicato nell'Ordine di acquisto.

7. Obblighi del Cliente

1. Utilizzare la Piattaforma e le credenziali in modo riservato e in conformità alle istruzioni per l'uso e la sicurezza, e farle rispettare ai propri Utenti.
2. Segnalare l'accesso non autorizzato.
3. Promuovere il buon uso in conformità con la legge, la buona fede e le Condizioni d'uso della Piattaforma.
4. Assicurare la compatibilità della Piattaforma con i vostri sistemi, reti e collegamenti.
5. Non superare il numero massimo di Utenti indicato nell'Ordine di Acquisto.
6. Assicurare l'accuratezza, la completezza e la legalità dei dati/materiali forniti e ottenere i consensi/autorizzazioni necessari.
7. Fornire ad AlmaGlobal le informazioni necessarie per l'esecuzione del Contratto.

8. Obblighi di AlmaGlobal

1. Disponibilità delle risorse umane e tecnologiche necessarie.
2. Notificare al Cliente i cambiamenti normativi/tecnologici al di fuori del controllo di AlmaGlobal che possono influire sulle prestazioni.
3. disporre dei permessi, delle licenze e delle autorizzazioni necessarie (anche per il software).

9. Usi non consentiti della Piattaforma

Uso esclusivo per il proprio scopo: gestione dei documenti aziendali.

1. Non fornire l'accesso a terzi, salvo quanto previsto dal Contratto.
2. Non trasmettere/installare virus o altri elementi dannosi.
3. Non tentare di accedere a sezioni, sistemi o reti riservate.
4. Non violate le misure di sicurezza o di autenticazione.
5. Non modificare, replicare, decodificare o decompilare, salvo nei casi consentiti dalla legge.
6. Non interferire con le prestazioni e non esagerare con la saturazione.
7. Non estraete informazioni per sviluppare prodotti/servizi concorrenti.
8. Non violate le normative vigenti.

10. Limitazione dell'accesso alla Piattaforma

AlmaGlobal può sospendere temporaneamente o permanentemente l'accesso, senza alcuna responsabilità, quando:

• Si tratta di una manutenzione programmata o di emergenza (con notifica preventiva in caso di manutenzione programmata).
• Esiste il ragionevole sospetto di una violazione del Contratto, di una violazione della legge o di un rischio per la sicurezza.
• Richiesto da un'autorità competente.
• Il Cliente non rispetta i propri impegni, in particolare gli impegni di pagamento (ai sensi della clausola 5/6, a seconda dei casi).

Ciò non pregiudica gli altri diritti di AlmaGlobal, compresa la risoluzione del Contratto (cfr. Clausola 4.2).

11. Audit

1. AlmaGlobal può effettuare controlli in qualsiasi momento (a proprie spese, con ragionevole preavviso e senza interferenze sostanziali) per verificare: (i) che solo gli Utenti autorizzati accedano ai Servizi e (ii) che l'uso sia conforme al Contratto.
2. Se viene rilevato un accesso non autorizzato o una violazione, AlmaGlobal può disabilitare le password/meccanismi di accesso fino al ricevimento del prezzo appropriato e del supplemento per la revisione.

12. La riservatezza

1. Le informazioni riservate possono essere condivise durante il mandato.
2. Salvo espressa autorizzazione, la parte ricevente si impegna a: (i) mantenerle segrete; (ii) non riprodurle; (iii) custodirle diligentemente (almeno con lo stesso standard applicato alle proprie informazioni); (iv) condividerle solo con i dipendenti/collaboratori che hanno bisogno di conoscerle; (v) utilizzarle solo per l'esecuzione del Contratto; e (vi) restituirle o distruggerle quando richiesto (a meno che non sia legalmente obbligato a conservarle).
3. Le parti impongono tali obblighi ai propri Utenti, dipendenti e collaboratori.
4. Le condizioni economiche dell'Ordine di acquisto sono Informazioni riservate.
5. La riservatezza non si applica quando la divulgazione è richiesta dalla legge o da un ordine giudiziario/amministrativo, con notifica alla controparte ove legalmente possibile.
6. AlmaGlobal può divulgare le Informazioni riservate a subappaltatori, assicuratori, consulenti e affiliati, se necessario ai fini del Contratto.
7. Gli obblighi di riservatezza si applicano durante la durata e dopo la risoluzione del Contratto.

13. Protezione dei dati personali

13.1 Obbligo reciproco di informazione

Il trattamento dei dati personali da parte di AlmaGlobal derivante dalla fornitura dei Servizi è disciplinato dalla presente clausola, dalla Privacy Policy e, ove applicabile, dal contratto di trattamento allegato.

13.1.1 Scopo

Trattamento necessario per la conclusione, l'esecuzione, lo sviluppo, il mantenimento e il controllo del Contratto; l'adempimento di obblighi di legge (gestione amministrativa, fiscale e contabile); finalità amministrative infragruppo.

13.1.2 In piedi

Esecuzione del Contratto, adempimento di obblighi legali e interesse legittimo.

13.1.3 Periodo di conservazione

Durante l'esecuzione e successivamente per 6 anni dalla cessazione (o più a lungo, se applicabile). Dopodiché, distruzione sicura se non si verificano incidenti.

13.1.4 Destinatari

Società del Gruppo (interesse legittimo, finalità amministrative); autorità competenti (obbligo di legge); e responsabili del trattamento (agenzie, consulenti, servizi informatici, società dell'informazione) in base a un contratto.

13.1.5 Trasferimenti internazionali

Possibili trasferimenti al di fuori del SEE, protetti da: (i) clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea; o (ii) decisioni di adeguatezza.

13.1.6 Diritti

Accesso, rettifica, soppressione, opposizione, limitazione, portabilità; tramite l'indirizzo registrato o l'e-mail indicato al punto 13.1.7. Reclamo presso l'AEPD(www.aepd.es).

13.1.7 Responsabile e contatto

La parte responsabile è ogni azienda che firma il Contratto. DPD di AlmaGlobal: dpo.nalanda@onceforall.com.

14. Dichiarazioni e responsabilità del Cliente

1. La Piattaforma non è progettata o adattata alle esigenze individuali del Cliente; il Cliente deve verificarne l'idoneità prima di stipulare il contratto.
2. Il Cliente è responsabile delle informazioni pubblicate da lui o dai suoi Utenti e garantisce che non violino le norme o i diritti di terzi e che non contengano elementi dannosi.
3. Indennità: Il Cliente terrà AlmaGlobal indenne da danni/reclami/costi derivanti (i) dall'uso della Piattaforma da parte del Cliente/Utente (compreso l'uso improprio: perdita di password, hacking), o (ii) dalla violazione di obblighi legali/contrattuali da parte del Cliente/Utente.
4. Limite di responsabilità del cliente: non sarà responsabile per danni conseguenti, perdita di profitto, perdita di dati/informazioni, perdita di profitti o danni speciali causati a terzi.

15. Dichiarazioni e responsabilità di AlmaGlobal

1. AlmaGlobal garantisce di possedere i diritti IP/Industriali necessari per concedere le licenze.
2. La Piattaforma è fornita "così com'è" e "come disponibile", senza garanzie espresse o implicite. AlmaGlobal non sarà responsabile, tra l'altro, per:
   • Inadeguatezza della piattaforma.
   • Mancanza di accessibilità, disponibilità, usabilità o prestazioni.
   • Errori o mancanza di accuratezza/qualità dei dati.
   • Intrusioni o virus di terzi nell'account del Cliente o nei suoi sistemi.
   • Incompatibilità con i dispositivi o le reti del Cliente.
3. Se la Piattaforma o il suo utilizzo violano o possono violare diritti o regolamenti, AlmaGlobal può: (i) modificarla a proprie spese; (ii) acquisire le licenze necessarie; o (iii) risolvere il Contratto. In caso di pregiudizio, restituzione proporzionale. Il Cliente cancellerà le copie se richiesto.
4. Esclusioni: AlmaGlobal non sarà responsabile di danni conseguenti, sanzioni, perdita di profitti, perdita di dati/informazioni, perdita di profitti o danni speciali.
5. Limite aggregato: fino all'importo effettivamente pagato dal Cliente per la Piattaforma nei 6 mesi precedenti l'evento causale.
6. La limitazione non si applica in caso di dolo. Qualora la legge non ammetta esenzioni/limitazioni, essa si applica nella misura massima consentita.

16. Cessione e subappalto

1. I diritti/doveri non possono essere ceduti senza la preventiva autorizzazione scritta della controparte. Non è necessaria l'autorizzazione (ma l'informazione) se la cessione avviene a un'entità dello stesso gruppo o a un terzo che acquisisce tutte o una parte sostanziale delle azioni/attività/attività.
2. AlmaGlobal può subappaltare la fornitura di tutti o parte dei servizi.

17. Notifiche

1. Le comunicazioni relative al Contratto dovranno essere effettuate per iscritto (posta, burofax o e-mail) agli indirizzi indicati nell'Ordine di acquisto. Si considerano ricevute le lettere con ricevuta di ritorno e i telegrammi/burofax/email con prova di ricezione.
2. Le parti comunicheranno tempestivamente qualsiasi modifica dei loro indirizzi di contatto.

18. Modifiche alla piattaforma

1. AlmaGlobal può, in qualsiasi momento e senza preavviso, apportare miglioramenti, sostituzioni o modifiche alle funzionalità o ai contenuti (a causa di maggiori capacità, conformità normativa o compatibilità con nuovi standard).
2. Non vi sarà non conformità quando modifiche al di fuori del controllo di AlmaGlobal ne influenzino il funzionamento, anche disabilitandone parzialmente o totalmente l'uso.
3. Per le modifiche non motivate da norme, AlmaGlobal informerà il Cliente e gli concederà un mese di tempo per esprimere la propria intenzione di recedere; in caso contrario, ciò sarà inteso come tacita accettazione.

19. Varie

1. Indipendenza: le parti agiscono da sole come imprenditori indipendenti; non si crea alcun rapporto di lavoro, nessuna joint venture, franchising, agenzia, ecc.
2. Interezza: il presente Contratto costituisce l'intero accordo e sostituisce gli accordi/negoziati precedenti, tranne nel caso di un contratto separato.
3. Conservazione: l'invalidità di una stipula non pregiudica la validità delle altre.
4. Rinuncia: il mancato esercizio dei diritti non implica una rinuncia, salvo diversa indicazione scritta.
5. Lingua prevalente: spagnolo. In caso di conflitto con altre versioni fornite a titolo di cortesia, prevale la versione spagnola.
6. Aggiornamenti: AlmaGlobal può aggiornare periodicamente il presente Contratto; fornirà una notifica degli aggiornamenti. È responsabilità del Cliente prenderne visione. L'uso continuato dopo la notifica implica l'accettazione. In caso di mancata accettazione, il Cliente non può continuare a utilizzare la Piattaforma.

Giurisdizione e legge applicabile

1. Legge applicabile: diritto comune spagnolo.
2. Giurisdizione: i tribunali di Villa de Madrid (Spagna), con espressa rinuncia a qualsiasi altra giurisdizione.

21. Definizioni

1. Tutte le definizioni contenute nel presente documento sono valide e applicabili nel Contratto.
2. Il singolare include il plurale e viceversa quando il contesto lo richiede.
3. Termini in maiuscolo:
   • Contratto: le presenti Condizioni Generali, le Condizioni Aggiuntive, l'Offerta e l'Ordine di Acquisto in base ai quali AlmaGlobal fornisce i servizi SaaS.
   • AlmaGlobal: Almaglobal S.L.U., Calle Proción 7, Edificio América II, Portal 4, Plantas H, I, J, Madrid, 28023, RM Madrid tomo 29387, folio 99, hoja M-528963, NIF B86311693.
   • Piattaforma: infrastruttura tecnologica sviluppata da AlmaGlobal per la fornitura di servizi SaaS.
   • Cliente: società o entità che contrae un abbonamento alla Piattaforma e che è elencata nell'Ordine di acquisto.
   • Ordine di acquisto: documento che formalizza il contratto (dati del cliente, prezzo dell'abbonamento, ecc.).
   • Perimetro di utilizzo: ambito di applicazione della licenza (ad es. società del gruppo coperte). Se limitato, deve essere espressamente indicato nell'Ordine di acquisto.
   • Periodo di sottoscrizione: durata della licenza d'uso contrattuale.
   • Servizi: servizi di gestione documentale forniti in modalità SaaS.
   • Informazioni riservate: informazioni di qualsiasi natura divulgate tra le parti in relazione al Contratto, indipendentemente dal loro formato.
   • Utenti: persone fisiche (dipendenti, rappresentanti, dirigenti, amministratori, azionisti, consulenti o agenti) che accedono alla Piattaforma per conto del Cliente.
   • Filiale: un' entità che, direttamente o indirettamente, controlla, è controllata da o è sottoposta a controllo comune con una delle Parti (controllo: potere di dirigere la gestione e le politiche mediante partecipazione, contratto o altro).