Informativa sulla privacy

Nell’ambito del rapporto di prestazione di servizi, Almaglobal S.L.U tratterà i dati personali che le vengono forniti in conformità con quanto previsto dalla Legge Organica 3/2018, del 5 dicembre, sulla protezione dei dati personali e la garanzia dei diritti digitali, nonché dal Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, che abroga la direttiva 95/46/CE (di seguito«RGPD») e della Legge 34/2002, dell’11 luglio, sui servizi della società dell’informazione e sul commercio elettronico (di seguito«LSSI»).

La presente informativa sulla privacy si applica al trattamento dei dati personali degli utenti che navigano sul sito web https://www.dokify.net/(il“Sito Web”) e degli utenti della piattaforma denominata “Dokify”, gestita da Almaglobal S.L.U. (la“Piattaforma”).

1. Responsabile del trattamento dei dati

2. Finalità e base del trattamento

Tutti i dati forniti dai nostri clienti, dipendenti, candidati, utenti del sito web e utenti della piattaforma saranno trattati in conformità con quanto previsto dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

Prima di fornire qualsiasi dato personale, l'interessato deve aver letto attentamente e compreso la presente Informativa sulla privacy. Accettando la presente Informativa sulla privacy, l'interessato garantisce che i dati personali forniti ad AlmaGlobal sono esatti, veritieri e aggiornati.

I dati personali raccolti saranno trattati per le seguenti finalità e sulla base dei seguenti fondamenti giuridici:

I dati personali elencati saranno inseriti nel registro delle attività di trattamento dei dati personali, creato e gestito sotto la responsabilità di AlmaGlobal. La nostra politica prevede di non elaborare profili relativi agli utenti dei nostri servizi.

3. Trasferimenti e comunicazioni di dati personali

I Suoi dati potrebbero essere comunicati alle società del gruppo Almaglobal. A tal proposito, AlmaGlobal fa parte del gruppo di società Nalanda Global ed è, a sua volta, associata a Once For All Ltd.

Fatto salvo quanto sopra, non cediamo i dati personali dell’utente a nessuno, ad eccezione di quegli enti pubblici o privati ai quali siamo tenuti a fornire tali dati ai fini dell’adempimento di una norma di legge. Ad esempio, la legge fiscale ci obbliga a fornire all’Agenzia delle Entrate determinate informazioni relative a operazioni economiche che superino un determinato importo.

D'altra parte, potranno avere accesso ai dati personali i responsabili del trattamento di AlmaGlobal, ovvero i fornitori di servizi incaricati da AlmaGlobal che, per lo svolgimento delle loro funzioni, debbano accedervi.

Nel caso in cui, al di fuori dei casi sopra menzionati, dovessimo divulgare i vostri dati personali ad altre entità, vi chiederemo il consenso preventivo attraverso opzioni chiare che vi permetteranno di decidere in merito.

4. Trasferimenti internazionali di dati

Nell’ambito delle attività di trattamento sopra indicate, i dati personali possono essere trasferiti in altri paesi, anche al di fuori dello Spazio economico europeo (SEE) (ovvero gli Stati membri dell’Unione europea insieme a Norvegia, Islanda e Liechtenstein), che potrebbero avere standard di protezione dei dati diversi da quelli del proprio paese di residenza.

Si prega di tenere presente che i dati trattati in un paese straniero possono essere soggetti a leggi straniere ed essere accessibili a governi stranieri, tribunali, forze dell'ordine e autorità di regolamentazione.

Nel caso di un trasferimento verso un paese al di fuori del SEE, tale trasferimento è protetto da uno dei seguenti strumenti: (i) clausole contrattuali tipo o (ii) una decisione di adeguatezza.

5. Conservazione

I dati personali saranno conservati esclusivamente per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti o, se del caso, fino a quando l’interessato non eserciti il proprio diritto di opposizione al trattamento. Trascorso tale termine, i dati saranno bloccati per l’utilizzo, rimanendo disponibili esclusivamente per la gestione di reclami di natura giudiziaria, amministrativa o fiscale, per il periodo stabilito dalla normativa applicabile in ciascun caso.

Successivamente, il cliente potrà richiedere la cancellazione completa dei propri dati. In tal caso, i dati non saranno più accessibili. Per presentare tale richiesta, dovrà contattare il nostro Responsabile della protezione dei dati all’indirizzo e-mail dpo.nalanda@onceforall.com.

Per maggiore chiarezza, in ottemperanza al principio di limitazione del periodo di conservazione, ci riserviamo il diritto di conservare i dati e la documentazione per tutta la durata del rapporto contrattuale o per il periodo necessario alle finalità specifiche per cui sono stati raccolti e, successivamente, al fine di adempiere agli obblighi legali e alle responsabilità derivanti da tali trattamenti, in conformità alla normativa applicabile. Ciò include la prevenzione di eventuali ispezioni, pertanto concordiamo la conservazione dei dati per un periodo di prudenza successivo.

I termini di conservazione specifici saranno i seguenti:

• I dati dei clienti e degli utenti saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale e per un periodo di sei (6) anni dalla sua cessazione, a prescindere dalla causa (ai sensi dell’articolo 30.1 del Codice di Commercio). I dati rilevanti ai fini della prevenzione del riciclaggio di denaro saranno conservati per un periodo di dieci (10) anni (cfr. articolo 25 della Legge 10/2010, del 28 aprile, sulla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo).
• I dati dei potenziali clienti saranno conservati per un periodo di due (2) anni.
• Per quanto riguarda i dati dei candidati, questi saranno conservati in conformità con l’Informativa sulla privacy relativa alla selezione del personale e al marchio del datore di lavoro di Nalanda.
• I dati degli utenti che hanno prestato il proprio consenso alle comunicazioni commerciali saranno conservati fino a quando l'utente non revocherà il consenso prestato.

Si informano tutti i Clienti e gli Utenti che Almaglobal dispone di una politica di conservazione dei dati, accessibile al pubblico tramite il proprio Trust Center sul sito web aziendale. In caso di discrepanza, contraddizione o mancato aggiornamento tra la presente Informativa sulla privacy e la politica di conservazione dei dati pubblicata nel Trust Center, prevarrà, per quanto riguarda i termini di conservazione applicabili in Spagna, la versione più recente di tale politica di conservazione dei dati disponibile nel Trust Center.

6. La sicurezza

Al fine di garantire la sicurezza dei dati gestiti, sono state implementate misure per assicurare la riservatezza, l'integrità e la disponibilità degli stessi. Sono stati adottati specifici livelli di sicurezza per la protezione dei dati personali e sono stati implementati mezzi tecnici e organizzativi per prevenire la perdita, l'uso improprio, l'alterazione, l'accesso non autorizzato e il furto dei dati personali forniti attraverso la Piattaforma Web.

AlmaGlobal è in possesso della certificazione ISO/IEC 27001:2022, che attesta la conformità ai requisiti relativi ai sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni (SGSI), nonché della certificazione di conformità allo Schema Nazionale di Sicurezza (ENS) e al profilo di conformità specifico NIS2.

Per ulteriori informazioni sulle politiche di sicurezza del gruppo Nalanda, è possibile consultare la nostra Politica e le nostre Linee guida sulla sicurezza delle informazioni, disponibili al seguente link: Politica e Linee guida sulla sicurezza delle informazioni.

7. I vostri diritti

Vi informiamo che potete esercitare i seguenti diritti:

A - Diritto di accesso ai propri dati personali, per sapere quali dati sono oggetto di trattamento e quali operazioni di trattamento vengono effettuate su di essi.

B - Diritto di rettifica di qualsiasi dato personale inesatto.

C - Diritto alla cancellazione dei propri dati personali, qualora, tra le altre ragioni, tali dati non siano più necessari per le finalità per le quali sono stati raccolti, oppure qualora sussista un obbligo di legge che ne consenta la cancellazione. Qualora i dati non possano essere cancellati per motivi di legge, essi saranno bloccati e conservati per il tempo necessario ad adempiere agli obblighi di legge applicabili.

D - Diritto alla limitazione del trattamento dei propri dati personali qualora l'esattezza, la liceità o la necessità del trattamento dei dati risultino dubbie; in tal caso, potremo conservarli ai fini dell'esercizio o della difesa di diritti.

E - Diritto di opposizione al trattamento dei propri dati personali; in tal caso, cesseremo di trattarli, salvo che non sia necessario continuare a farlo per l’adempimento dei nostri obblighi contrattuali o legali, per motivi legittimi e imperativi o per l’esercizio o la difesa di eventuali reclami.

F - Diritto alla portabilità dei propri dati, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, nonché alla loro trasmissione da parte di AlmaGlobal a un altro titolare del trattamento.

G - Diritto di revocare il consenso prestato ad AlmaGlobal

Le ricordiamo inoltre che ha il diritto di revocare qualsiasi consenso prestato in merito al trattamento dei suoi dati, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca.

AlmaGlobal La informa che potrà esercitare i diritti relativi ai propri dati personali inviando una comunicazione scritta a NALANDA GLOBAL, S.A. (all’indirizzo postale Calle Proción, 7 – Edificio América II, Portico 4, 2° I, 28023 o all’indirizzo e-mail dpo.nalanda@onceforall.com), fornendo prova della propria identità.

AlmaGlobal Le fornirà le informazioni richieste entro un termine massimo di 1 mese dal ricevimento della richiesta. La informiamo che tale termine potrebbe essere prorogato di altri 2 mesi, in base alla complessità e al numero delle richieste.

Infine, La informiamo che potrà presentare un reclamo all’Autorità di controllo competente in materia di protezione dei dati, che in Spagna è l’Agenzia spagnola per la protezione dei dati (www.aepd.es). Tuttavia, in via preliminare, potrà rivolgersi al Responsabile della protezione dei dati, il quale risolverà il reclamo entro un termine massimo di due mesi.

8. Aggiornamenti

AlmaGlobal si riserva il diritto di modificare la presente informativa per adeguarla alle novità legislative o giurisprudenziali che possano influire sul suo rispetto, dandone tempestiva comunicazione ove necessario.

9. Dati di terzi

Qualora un cliente o un utente fornisca ad Almaglobal dati personali di terzi, il cliente e/o l’utente dichiara espressamente che tali dati personali sono stati inseriti con l’esplicito consenso del titolare degli stessi e previa informazione in merito al trattamento dei suoi dati personali.

10. Altri trattamenti dei dati personali

Cookie e simili:

È possibile consultare la nostra Informativa sui cookie al seguente link: https://www.dokify.net/legales/legales-cookies

11. Modifiche alla presente Informativa e prevalenza

Rivediamo periodicamente la presente Informativa per assicurarci che sia aggiornata e accurata. Ti consigliamo di consultare periodicamente questa pagina per verificare eventuali aggiornamenti o modifiche alla nostra Informativa.

Nel caso dei Clienti che abbiano stipulato con Nalanda un accordo di subappalto o un accordo di incarico al trattamento, tale accordo prevarrà sulla presente Informativa per quanto riguarda il trattamento dei dati personali effettuato da Almaglobal per conto del Cliente, nella misura in cui sussistano divergenze, contraddizioni o incompatibilità tra i due.

AlmaGlobal S.L.U ©, Ultimo aggiornamento: giugno 2026

12. Cronologia delle modifiche – Informativa sulla privacy